Карточка складского учета материалов

Карточка складского учета материалов - один из ключевых документов в организации складского учета на предприятии. В этой статье мы подробно разберем, как правильно заполнять карточку учета, на что обращать внимание и как избежать типичных ошибок.

Назначение и суть карточки складского учета материалов

Карточка складского учета материалов предназначена для отражения информации о наличии и движении материальных ценностей на складе предприятия. В отличие от товарно-транспортной накладной или приходного ордера, карточка ведется непосредственно на складе и заполняется после каждой операции по поступлению или отпуску товарно-материальных запасов.

Основное назначение карточки складского учета:

• фиксация данных о наличии материалов на складе;
• учет движения материалов (поступление и расход);
• контроль остатков ТМЦ на складе;
• анализ оборачиваемости запасов.

Карточка складского учета является основным первичным документом, подтверждающим наличие материальных ценностей на складе предприятия. По данным карточек ведется бухгалтерский учет товарно-материальных запасов.

Карточка складского учета заполняется непосредственно на складе материально-ответственным лицом (кладовщиком, завскладом) на основании первичных документов о движении материалов.

Унифицированная форма М-17

Для учета материалов на складе часто используется унифицированная форма М-17 «Карточка складского учета материалов», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 No 71а.

Форма М-17 имеет удобную структуру и содержит все необходимые реквизиты для учета движения материалов на складе:

• наименование материала;
• единица измерения;
• цена;
• количество поступления;
• количество расхода;
• остаток на конец периода.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению карточки складского учета по форме М-17.

Шаг 1. Заполнение реквизитов в шапке документа

В верхней части карточки указываются:

• номер карточки;
• дата составления;
• наименование организации и ее структурного подразделения (склада).

Шаг 2. Указание характеристик материала

Далее заполняются позиции, конкретизирующие учитываемый материал:

• наименование, сорт, марка, размер;
• номенклатурный номер;
• единица измерения;
• цена, стоимость единицы;
• данные о поставщике.

Шаг 3. Заполнение таблицы учета движения материалов

В таблице фиксируются данные о поступлении, расходе и остатках материала за каждый день:

• дата операции;
• номер и дата документа о поступлении/расходе;
• количество поступившего или списанного материала;
• остаток материала на конец дня.

Таким образом, карточка М-17 позволяет вести постоянный количественно-суммовой учет движения каждого материала на складе.

Для наглядности приведем пример заполнения карточки складского учета материалов (форма М-17) для партии бумаги:

Далее в карточку вносятся данные о поступлении партии бумаги на склад и ее расходовании по датам.

Собственные формы карточек складского учета

Наряду с унифицированной М-17 организация может разработать и применять собственную форму карточки складского учета материалов.

При разработке индивидуального бланка карточки складского учета нужно предусмотреть следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации;
• наименование материала;
• единица измерения;
• цена;
• данные о поступлении и расходе материалов;
• остаток на конец периода;
• подпись ответственного лица.

Кроме того, в карточку можно добавить дополнительные реквизиты, необходимые для учета специфических особенностей деятельности конкретной организации.

Пример собственной формы карточки складского учета

Рассмотрим пример возможного бланка карточки складского учета, разработанного для оптовой компании:

В данной форме реализованы все обязательные реквизиты. Также присутствуют дополнительные графы "Срок годности" и "Отметка о списании", необходимые для учета продуктов питания с ограниченным сроком хранения.

Правила хранения и учета карточек складского учета

Заполненные карточки складского учета материалов должны храниться в картотеке в течение установленного срока.

Согласно правилам организации государственного архивного дела, карточки складского учета относятся к документам с периодом хранения не менее 5 лет.

По истечении установленного срока хранения карточки могут быть уничтожены на основании акта о выделении документов к уничтожению.

Особенности электронного документооборота

При использовании электронного документооборота карточки складского учета материалов могут создаваться, подписываться и храниться в электронном виде с применением электронной подписи.

При этом должны соблюдаться правила хранения электронных документов согласно ФЗ "Об электронной подписи" и принятой в организации системе электронного документооборота.

Взаимосвязь карточки складского учета с другими документами

Карточка складского учета материалов тесно связана со смежными документами по движению ТМЦ:

• товарно-транспортная накладная;
• приходный ордер;
• накладная на отпуск материалов;
• акт о списании материальных запасов.

Данные этих документов используются для заполнения карточки складского учета. И наоборот, по карточкам ведется контроль достоверности первичных документов по ТМЦ.

Таким образом, карточка складского учета является связующим документом в системе учета материальных ценностей на предприятии.

Типичные ошибки при работе с карточками складского учета

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при работе с карточками складского учета материалов:

Неверное определение материально-ответственных лиц

Карточку должно заполнять лицо, непосредственно работающее с материальными ценностями на складе и несущее за них материальную ответственность.

Несвоевременное заполнение карточек

Карточки должны заполняться в день совершения операции с материалами, иначе возникают ошибки в учете.

Некорректное заполнение реквизитов

Нужно точно указывать наименование, количество, цену материалов на основе подтверждающих документов.

Несоответствие данных фактическому наличию материалов

Данные карточек должны регулярно сверяться с результатами инвентаризации.

Неправильное исправление ошибок в карточках

Исправления нужно вносить аккуратно, с указанием даты и подписи ответственного лица.

Оптимизация работы с карточками складского учета

Чтобы оптимизировать работу с карточками складского учета, рекомендуется:

Внедрить электронный документооборот

Это ускорит обработку данных и устранит ошибки при ручном заполнении.

Наладить систему контроля

Необходим регулярный контроль карточек ответственными специалистами.

Систематизировать хранение карточек

Карточки должны храниться упорядоченно в соответствии с принятой системой кодирования.

Частые вопросы по работе с карточками складского учета

Как отразить инвентаризацию в карточках?

По итогам инвентаризации в карточки вносятся данные фактического наличия остатков материалов.

Можно ли исправлять ошибки в карточках?

Да, но исправления нужно аккуратно вносить и заверять подписью ответственного лица.

Что делать, если карточка утеряна?

Необходимо восстановить данные по учетным регистрам и первичным документам и завести новую карточку.

Особенности работы с карточками складского учета в разных отраслях

Процедуры работы с карточками складского учета могут иметь отраслевую специфику.

Карточки складского учета на промышленных предприятиях

На промышленных предприятиях в карточках отражается движение сырья, комплектующих, готовой продукции. Важен учет партий и серийных номеров.

Особенности карточек в розничной торговле

В рознице важно отражать ротацию товаров с учетом сроков годности и сезонности спроса.

Работа с карточками на складах медицинских учреждений

Необходим жесткий контроль сроков годности и условий хранения лекарственных средств.

Карточки в логистике продуктов питания

Критически важен учет сроков годности и температурных режимов хранения скоропортящихся продуктов.

Особенности карточек строительных материалов

Требуется детальная идентификация характеристик стройматериалов (марка цемента, класс арматуры и т.д.).

Тенденции развития учета материалов на складе

Современные тенденции развития складского учета материалов:

• Переход на автоматизированные системы учета
• Применение штрихкодов и RFID-меток для идентификации
• Использование мобильных устройств для учета в режиме реального времени
• Внедрение систем Warehouse Management System (WMS)
• Интеграция учета материалов с ERP-системами предприятий

Перспективы дальнейшего развития учета связаны с расширением автоматизации и использованием новых технологий - искусственного интеллекта, блокчейна, Интернета вещей.