Книга приказов: образец, назначение, содержание

Приказы являются важнейшим инструментом управления персоналом в любой организации. От правильного ведения книги приказов зависит законность действий работодателя в отношении сотрудников.

Книга приказов по личному составу - назначение и содержание

Книга приказов по личному составу предназначена для регистрации всех кадровых приказов, касающихся отдельных сотрудников организации. В нее вносятся следующие виды приказов:

о приеме на работу;
об увольнении;
о переводах на другую должность или в другое подразделение;
об изменении условий трудового договора;
о предоставлении отпусков;
о поощрениях и взысканиях.

Срок хранения книги приказов по личному составу составляет 50 лет. По истечении этого срока книга подлежит сдаче в архив.

Ниже приведен образец книги приказов по личному составу:

Номер приказа	Дата	ФИО работника	Краткое содержание
145	01.06.2022	Иванов Иван Иванович	Принять на должность менеджера отдела продаж

Требования к оформлению книги приказов

Книга приказов по личному составу должна иметь твердый переплет и пронумерованные страницы. Рекомендуемый формат – A4.

На титульном листе обязательно должны быть указаны:

полное наименование организации;
отчетный период, на который оформляется книга;
общее количество листов;
подпись ответственного лица.

При заполнении книги приказов нужно соблюдать следующие правила:

Записи делать разборчиво, без помарок и исправлений;
Не оставлять незаполненных строк между приказами;
Каждому приказу присваивается отдельный порядковый номер в пределах календарного года;
Приказы располагать в хронологическом порядке.

Регистрация приказов в книге: порядок действий

После подписания приказа работодателем, он подлежит регистрации в книге приказов по личному составу. Действия по регистрации выглядят следующим образом:

Приказу присваивается следующий порядковый номер в пределах календарного года;
В соответствующие графы книги заносятся: номер, дата, фамилия сотрудника, краткое содержание приказа;
Приказ подшивается в отдельную папку в хронологическом порядке.

Если была допущена ошибка при заполнении книги приказов, то правильная запись делается на следующей строке, а ошибочная аккуратно зачеркивается.

Книга приказов по основной деятельности организации

Помимо книги приказов по личному составу, организация обязана вести книгу приказов по основной деятельности . В нее вносятся приказы, регулирующие производственные, финансовые, организационные и другие процессы на предприятии. К таким приказам относятся:

о запуске новых продуктов;
об утверждении положений, регламентов, инструкций;
о командировках;
о расходовании денежных средств;
о назначении на должность руководителей организации.

При регистрации приказов в книге по основной деятельности действуют те же правила, что и для книги по личному составу.

Электронная книга приказов: допустимо ли это?

В последнее время все больше компаний переходят на электронный документооборот и отказываются от бумажных носителей. Возникает резонный вопрос: можно ли вести электронную книгу приказов вместо бумажной?

Согласно законодательству, электронная книга приказов имеет юридическую силу при соблюдении ряда условий:

наличие электронной подписи уполномоченного лица на каждом зарегистрированном приказе;
обеспечение защиты от несанкционированного доступа и внесения изменений в электронные документы;
ведение электронного журнала учета и регистрации приказов.

К преимуществам электронной книги приказов можно отнести:

Высокая скорость поиска нужных приказов;
Экономия места для архивного хранения;
Удобный коллективный многоуровневый доступ к приказам.

Однако существуют и некоторые риски:

Сбои в работе программного обеспечения;
Утеря данных при поломке техники;
Уязвимость перед взломом и утечкой данных.

Образцы заполнения книги приказов

Для наглядного представления о структуре и порядке заполнения книги приказов рассмотрим конкретные примеры.

Во-первых, образец заполнения титульного листа книги приказов может выглядеть так:

"Книга приказов по личному составу ООО "Светлый" за 2023 год. Всего в книге пронумеровано и прошнуровано 200 листов. Подпись директора Иванова И.И."

А вот образец регистрации конкретного приказа о приеме на работу в книге приказов :

No 25

14.02.2023

Петров Петр Петрович

Приказ о приеме на должность бухгалтера

Типичными ошибками при заполнении книги приказов являются:

Пропуск порядковых номеров приказов;
Отсутствие даты или подписей;
Небрежное, нечитаемое заполнение;
Исправления и помарки.

Контроль за ведением книги приказов

Образец книги приказов должен соответствовать установленным требованиям, а сам процесс заполнения и хранения подлежит регулярным проверкам. Контроль может осуществляться:

Руководством организации в рамках внутреннего аудита;
Проверяющими органами, такими как налоговая, пожарная инспекция и другие.

За нарушение порядка ведения и хранения книги приказов организация и ответственные лица могут быть привлечены к административной ответственности.

Советы по ведению книги приказов

Чтобы избежать ошибок при заполнении книги приказов и вести ее максимально эффективно, дадим несколько полезных советов.

Выделяйте в штате сотрудника, ответственного за ведение книги приказов и регистрацию новых документов;
Заведите журнал учета движения книги приказов и фиксируйте все случаи ее выдачи;
Используйте специальные бланки приказов с предзаполненными реквизитами;
При заполнении книги сразу же делайте копии зарегистрированных приказов;
Периодически архивируйте и сшивайте оригиналы приказов для безопасности.

Архивное хранение книг приказов

Книга приказов должна храниться в организации в течение установленных для нее сроков, а затем передаваться в архив. Общие правила архивного хранения включают:

Раздельное хранение книг приказов по личному составу и основной деятельности;
Соблюдение температурного, светового, влажностного режимов;
Исключение доступа посторонних лиц;
Строгое выполнение норм охраны и защиты архивных документов.

При наступлении срока передачи в государственные архивы книга приказов комплектуется сопроводительными документами о приеме-передаче, актом о выделении документов к уничтожению и другими бумагами.

Автоматизация работы с книгой приказов

Для оптимизации работы с книгой приказов можно использовать специализированные программные решения, позволяющие автоматизировать процесс:

Разработки и согласования приказов;
Регистрации в электронном журнале и присвоения номеров;
Поиска и сортировки зарегистрированных документов;
Обеспечения многоуровневого доступа к книге приказов.

Также может быть настроена интеграция электронной книги приказов с системами электронного документооборота и базами данных 1С.

Ведение книги приказов в 2023 году

Несмотря на распространение электронного делопроизводства, вести книгу приказов в бумажном виде по-прежнему необходимо. Это обязательное требование контролирующих органов.

Образец книги приказов должен соответствовать действующим нормам. А процесс заполнения и хранения требует особого внимания для исключения ошибок.

Только при соблюдении всех правил организация сможет подтвердить законность своих действий в отношении персонала за любой проверяемый период.

Правила регистрации приказов в электронной книге

При использовании электронной книги приказов процесс регистрации документов имеет свои особенности:

Приказ создается и подписывается электронной подписью в системе электронного документооборота;
Система автоматически присваивает номер приказа и заносит его в базу данных;
Уполномоченный сотрудник проверяет корректность информации о приказе;
Сведения о приказе становятся доступны в электронной книге учета.