Выплата материальной помощи до 4000 рублей - отличный способ поддержать сотрудника без дополнительных налогов. Но многие работодатели путаются в оформлении такой выплаты. Узнайте в нашей статье, как правильно рассчитать НДФЛ, заполнить отчетность и извлечь максимум выгод из материальной помощи до 4000 рублей. Погрузитесь в тему вместе с нами!
1. Что такое материальная помощь и когда ее можно выплатить
Материальная помощь - это единовременная выплата денежных средств сотруднику от работодателя. Она может предоставляться в связи со сложной жизненной ситуацией работника или определенными обстоятельствами.
Например, материальную помощь можно выдать:
- при рождении ребенка;
- в связи со смертью близких родственников;
- при утрате имущества из-за стихийного бедствия;
- на лечение тяжелого заболевания;
- сотруднику, уходящему на пенсию по выслуге лет или инвалидности.
Чтобы получить материальную помощь, работник должен написать заявление на имя руководителя. К нему нужно приложить документы, подтверждающие основание для выплаты. Например, копию свидетельства о рождении ребенка.
Руководитель издает приказ о выплате материальной помощи конкретному сотруднику в определенной сумме. После этого бухгалтерия может произвести выплату.
2. НДФЛ с материальной помощи до 4000 рублей
В большинстве случаев материальная помощь до 4000 рублей не облагается НДФЛ. Это прямо предусмотрено в статье 217 Налогового кодекса РФ.
Однако есть несколько исключений, когда матпомощь не облагается НДФЛ вне зависимости от суммы:
- Помощь семье умершего сотрудника;
- Помощь пострадавшим от стихийных бедствий;
- Помощь пострадавшим от терактов.
Также существует необлагаемый лимит в 50 000 рублей на матпомощь при рождении ребенка.
Если сумма материальной помощи превышает 4000 рублей (кроме особых случаев), то НДФЛ начисляется только на превышающую часть.
Например, если выдали помощь 5000 рублей, то НДФЛ будет удержан только с 1000 рублей.
| Сумма матпомощи | НДФЛ |
| 3000 руб. | 0 руб. |
| 5000 руб. | 1000 руб. (с суммы превышения 4000 руб.) |
3. Какой код дохода проставить в справке 2-НДФЛ
Чтобы правильно отразить материальную помощь в отчетности по НДФЛ, нужно использовать коды доходов, утвержденные ФНС. Они приведены в приказе No ММВ-7-11/387@.
Для материальной помощи до 4000 рублей предусмотрен код 2710.
Одновременно применяется код вычета 503 на всю сумму материальной помощи, не превышающую 4000 рублей.
Например, в справке 2-НДФЛ за I квартал выплата 3000 рублей материальной помощи будет отражена так:
- Код дохода 2710 - 3000 рублей;
- Код вычета 503 - 3000 рублей.
Это позволяет исключить материальную помощь до 4000 рублей из базы по НДФЛ.
Таким образом, код дохода материальной помощи до 4000 рублей - 2710, а код вычета - 503. Эти данные нужно корректно указывать в справке 2-НДФЛ.
4. Отражение материальной помощи в отчете 6-НДФЛ
Работодатели обязаны сдавать отчетность по форме 6-НДФЛ о доходах сотрудников и удержанном с них НДФЛ. В этом отчете также отражается информация о выплаченной материальной помощи.
6-НДФЛ сдается не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. Если отчетность подается с опозданием, начисляются штрафы: 5% от суммы НДФЛ за каждый месяц просрочки.
Чтобы корректно заполнить 6-НДФЛ с материальной помощью, нужно:
- Указать общую сумму дохода (материальной помощи) в соответствующей графе;
- Указать сумму вычета, не облагаемую НДФЛ;
- Рассчитать итоговую сумму дохода, облагаемую НДФЛ;
- Рассчитать и указать сумму НДФЛ, удержанную с материальной помощи.
Также важно соблюдать контрольные соотношения показателей 6-НДФЛ. Например, итоговая сумма дохода по всем сотрудникам должна совпадать с данными бухучета по счету 70.
5. Материальная помощь в расчете по страховым взносам
Материальная помощь в сумме до 4000 рублей не подлежит обложению страховыми взносами. Это подтверждается письмом Минфина России.
Поэтому при заполнении расчета по страховым взносам по форме РСВ-1 материальную помощь до 4000 рублей отражать не нужно. Также ее не включают в базу для начисления взносов в ФСС в форме 4-ФСС.
Если сумма матпомощи превышает 4000 рублей, то страховые взносы рассчитываются только с превышающей части.
Например, если материальная помощь составила 5000 рублей, то взносы начисляются только со 1000 рублей (с суммы свыше 4000 рублей).
6. НДФЛ при выплате материальной помощи свыше 4000 рублей
Если размер материальной помощи работнику превышает 4000 рублей за налоговый период, то с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ.
Порядок расчета:
- Определить общую сумму материальной помощи за налоговый период;
- Вычесть необлагаемую сумму 4000 рублей;
- С полученной разницы рассчитать НДФЛ по ставке 13%.
Например, сотруднику выплатили матпомощь в размере 6000 рублей.
Расчет НДФЛ:
- Всего матпомощь - 6000 руб.
- Необлагаемо - 4000 руб.
- Облагаемая сумма - 6000 - 4000 = 2000 руб.
- НДФЛ - 2000 * 13% = 260 руб.
Таким образом, с материальной помощи свыше 4000 рублей НДФЛ рассчитывается и удерживается в общеустановленном порядке исходя из суммы превышения.
7. Оформление материальной помощи свыше 4000 рублей
При оформлении материальной помощи свыше 4000 рублей также действует общий порядок:
- Заявление сотрудника;
- Приказ о выплате матпомощи;
- Начисление выплаты;
- Удержание НДФЛ;
- Отражение в отчетности по НДФЛ.
Особенность заключается в правильном расчете и удержании НДФЛ только с суммы матпомощи свыше 4000 рублей.
В справке 2-НДФЛ указывается:
- Код дохода 2710 и вся сумма матпомощи;
- Код вычета 503 и сумма 4000 рублей;
- Рассчитанная сумма НДФЛ.
А в отчете 6-НДФЛ отражается НДФЛ, исчисленный с суммы материальной помощи свыше 4000 рублей.
8. Нюансы выплаты материальной помощи
Рассмотрим некоторые нюансы, связанные с выплатой материальной помощи сотрудникам:
- Матпомощь может быть выплачена как текущим, так и бывшим сотрудникам.
- Если матпомощь выдается бывшему сотруднику, то НДФЛ с нее не удерживается.
- Матпомощь не выдается подотчет на приобретение каких-либо товаров или услуг.
- Для получения матпомощи не обязательно писать заявление, достаточно устного обращения.
- Матпомощь можно выплатить как наличными деньгами, так и перечислить на карту.
Таким образом, процедура выплаты материальной помощи достаточно гибкая. Главное соблюдать лимит в 4000 рублей для освобождения от налогов.
9. Материальная помощь при увольнении работника
При увольнении сотрудника ему также может быть выплачена материальная помощь. Особенности в этом случае:
- Матпомощь при увольнении не относится к доходам от трудовой деятельности.
- Поэтому с нее не нужно удерживать НДФЛ даже если сумма больше 4000 рублей.
- Матпомощь выплачивается на основании приказа об увольнении.
- Отражается в бухучете по счету 91.1 как прочие расходы.
- Не включается в расчет среднего заработка увольняемого сотрудника.
Таким образом, материальную помощь при увольнении можно выплатить в любом размере без удержания НДФЛ. Главное правильно оформить.
10. Материальная помощь в натуральной форме
Иногда вместо денег работодатель оказывает материальную помощь в натуральной форме - продуктами, одеждой, лекарствами и т.п.
В этом случае действуют следующие правила:
- Стоимость такой помощи оценивается исходя из цен в данной местности.
- Установлен лимит в 4000 рублей за налоговый период.
- Если стоимость превышает 4000 рублей, то с суммы превышения начисляется НДФЛ.
- Матпомощь в натуральной форме также отражается в отчетности по НДФЛ.
Таким образом, правила предоставления матпомощи в натуральной форме в целом соответствуют обычной материальной помощи.
11. Выдача материальной помощи подотчет
Нередко возникает вопрос: можно ли выдать материальную помощь подотчет, например, на покупку лекарств?
Согласно позиции контролирующих органов, матпомощь может предоставляться только в денежной форме напрямую работнику. Выдача материальной помощи подотчет запрещена.
Если средства все-таки выдаются подотчет, то это рассматривается как обычные подотчетные суммы, а не материальная помощь. Следовательно, в случае неотчетности они облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Таким образом, чтобы не попасть под начисление налогов, материальную помощь можно предоставлять только в денежной форме напрямую сотруднику без отчетности.
