Многие бухгалтеры сталкиваются с трудностями при отражении в учете удержанного НДФЛ. Эта тема актуальна, так как ошибки в данном вопросе чреваты штрафами и другими неприятными последствиями. В этой статье мы разберем все нюансы и правила отражения удержанного НДФЛ в бухгалтерском и налоговом учете.
1. Общие принципы удержания НДФЛ из заработной платы
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) является одним из основных налогов в России. Он уплачивается с доходов граждан, полученных как в денежной, так и в натуральной форме.
Основным источником выплаты НДФЛ для большинства граждан является заработная плата. Работодатели выступают налоговыми агентами и обязаны ежемесячно удерживать НДФЛ из заработной платы своих сотрудников.
Основные нормативные акты, регулирующие порядок удержания НДФЛ:
- Налоговый кодекс РФ глава 23 «Налог на доходы физических лиц»;
- Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ;
- Приказ ФНС России от 13.01.2020 N СА-7-11/8@.
Ставка НДФЛ составляет 13% и установлена статьей 224 НК РФ. Она применяется по умолчанию, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом.
Налоговый агент (работодатель) обязан удерживать НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика (работника) при их фактической выплате.
Особенности удержания НДФЛ:
- Из заработной платы - ежемесячно не позднее дня выплаты зарплаты за истекший месяц
- Из премий - при выплате премии
- Из вознаграждений по договорам ГПХ - в течение 1 дня после выплаты
Если работодатель не удержал НДФЛ в установленные сроки, он несет ответственность в виде штрафа 20% от суммы, подлежащей удержанию (ст. 123 НК РФ).
2. Порядок отражения удержанного НДФЛ в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете для отражения расчетов по НДФЛ используется счет 68 "Расчеты по налогам и сборам". К нему открывается субсчет "НДФЛ".
Основные проводки:
- При начислении заработной платы:
Дебет 20 Кредит 70- на всю сумму зарплаты - При удержании НДФЛ:
Дебет 70 Кредит 68-НДФЛ- на сумму удержанного налога - При перечислении НДФЛ:
Дебет 68-НДФЛ Кредит 51
Особенности НДФЛ при выплате отпускных, пособий, вознаграждений:
- По отпускным - удерживается в день выплаты
- По пособиям - также в день выплаты
- По вознаграждениям по ГПД - на следующий день после выплаты
Первичный документ по НДФЛ - расчетная ведомость по заработной плате.
3. Удержание НДФЛ в налоговом учете
В налоговом учете данные об удержанном НДФЛ отражаются:
- В расчете 6-НДФЛ, который представляется в налоговую инспекцию ежеквартально;
- В декларации по налогу на прибыль (отражается сумма фактически перечисленного в бюджет НДФЛ).
Работник имеет право на получение стандартных налоговых вычетов, которые уменьшают базу для исчисления НДФЛ.
Индивидуальные предприниматели уплачивают НДФЛ в фиксированном размере (независимо от фактического дохода). В 2023 году эта сумма составляет 32 448 рублей.
Важно правильно отразить все данные по НДФЛ при составлении отчетности, чтобы избежать претензий и штрафов со стороны налоговых органов.
4. Практические примеры отражения удержанного НДФЛ
Рассмотрим несколько практических примеров отражения операций по удержанию НДФЛ в бухгалтерском и налоговом учете.
Пример 1. Удержание НДФЛ из заработной платы
Сотруднику начислена заработная плата за январь 2023 года в размере 35 000 рублей. Сумма удержанного НДФЛ составила 35 000 * 13% = 4 550 рублей.
Бухгалтерские проводки:
- Начислена зарплата: Дебет 20 Кредит 70 - 35 000 руб.
- Удержан НДФЛ: Дебет 70 Кредит 68-НДФЛ - 4 550 руб.
- Выплачена зарплата за вычетом НДФЛ: Дебет 70 Кредит 51 - 30 450 руб.
- Перечислен НДФЛ в бюджет: Дебет 68-НДФЛ Кредит 51 - 4 550 руб.
В расчете 6-НДФЛ будет отражена сумма удержанного НДФЛ 4 550 рублей.
Пример 2. Удержание НДФЛ из отпускных
Сотруднику начислены отпускные в размере 15 000 рублей. Сумма НДФЛ составила 15 000 * 13% = 1 950 рублей.
В день выплаты отпускных сделаны проводки:
- Начислены отпускные: Дебет 20 Кредит 70 - 15 000 руб.
- Удержан НДФЛ: Дебет 70 Кредит 68-НДФЛ - 1 950 руб.
- Выплачены отпускные за минусом НДФЛ: Дебет 70 Кредит 51 - 13 050 руб.
В расчете 6-НДФЛ будет отражен удержанный НДФЛ в сумме 1 950 рублей.
5. Особенности удержания НДФЛ в госучреждениях
Для бюджетных и казенных учреждений установлен ряд особенностей по удержанию НДФЛ:
- Удержанный НДФЛ учитывается обособленно по кодам финансового обеспечения (КФО);
- Запрещено уплачивать НДФЛ из средств субсидии на выполнение госзадания;
- Возврат излишне уплаченного НДФЛ осуществляется на основании заявления работника.
6. Рекомендации по оптимизации удержания НДФЛ
Для уменьшения суммы НДФЛ к выплате можно воспользоваться следующими способами:
- Применить все доступные вычеты по НДФЛ;
- Оптимизировать базу для исчисления НДФЛ;
- Автоматизировать расчет НДФЛ в программе 1С или иных системах.
Также важно грамотно оформлять первичные документы по удержанию НДФЛ и взаимодействовать с налоговыми органами в рамках действующего законодательства.
7. Перерасчет НДФЛ: порядок отражения в учете
В случае обнаружения ошибки в удержанном НДФЛ необходимо произвести перерасчет. Рассмотрим порядок отражения перерасчета в бухучете.
Если излишне удержанный НДФЛ возвращается работнику, то делаются проводки:
- Дебет 68-НДФЛ Кредит 70 — возврат НДФЛ работнику;
- Дебет 70 Кредит 51 — выплата НДФЛ работнику.
Если излишек зачитывается в счет будущих платежей по НДФЛ:
- Дебет 68-НДФЛ Кредит 70 — уменьшение удержанного НДФЛ;
- Дебет 70 Кредит 68-НДФЛ — удержание НДФЛ в следующих периодах.