Планирование ваших следующих шагов является важным аспектом для достижения продуктивности, но это будет полезно только тогда, когда планы хорошо продуманы. Для достижения успеха вам нужно понять, почему предыдущие попытки выполнить аналогичные задачи не привели к желаемому результату.
Проведение анализа результатов своих действий — это один из способов оценить свою работу, но чтобы по-настоящему понять, что пошло не так, и подготовиться к будущим попыткам, вам нужно копнуть глубже. Попробуйте технику «Пять почему», чтобы разобраться в сути вещей.
Что это за техника «Пять почему»
Техника «Пять почему» — это еще один метод повышения производительности, основанный на знаменитой японской производственной системе, такой как технологии 5S и 3M. Его суть в том, что, как только вы определите проблему, вы спросите «Почему?» пять раз, что в конечном итоге выявит истинную первопричину проблемы — и на чем вам нужно сосредоточиться, чтобы исправить. Каждый последующий вопрос задается к ответу на предыдущий.
Далее — о том, как пользоваться техникой «Пять почему» для решения проблем.
Привлекайте единомышленников
Некоторые варианты этой техники требуют, чтобы вы собрали команду для мозгового штурма, прежде чем начать, но если вы оцениваете проблему как личную, вы можете легко адаптировать метод «Пять почему» и для самостоятельного использования.
Вашей «командой» могут быть, например, люди, публикующие информацию о проблеме на форумах, или групповой чат с вашими друзьями. Если проблема бытовая, пообщайтесь со своей семьей.
Это не обязательно должно быть сверхформальным, но если проблема связана с работой и у вас действительно есть коллеги, привлеките их к обсуждению.
Четко определите проблему
Консультируетесь вы с командой или нет, настоящая работа начинается с определения проблемы. Четко сформулируйте ее и запишите. Допустим, проблема в том, что вы не убрали столовую к ужину, поэтому домашним пришлось ютиться на тесной кухне, и некоторые из многочисленных членов семьи ели стоя. Упростите это до формулировки: «Я не убрал столовую».
Задайте пять вопросов «почему?»
Затем спросите себя: «Почему?» Запишите ответ, например: «Мне нужно было ответить на телефонный звонок с работы».
Далее опять просите: «Почему?» Запишите ответ и спросите снова. Затем задавайте вопросы снова, снова и снова, пока не зададите вопрос пять раз.
Ваша логика может выглядеть так: «Я не навел порядок в столовой. > Мне пришлось ответить на телефонный звонок с работы. > Я не закончил отчеты, которые хотел получить мой босс. > У меня не было необходимых данных от отдела продаж. > Отдел продаж не знал о моем сроке».
Когда вы закончите разбираться в проблеме, вы сможете увидеть, как ответ на последнее «Почему?» вызвал эффект домино, который привел к первоначальной проблеме. Устранение более мелких проблем в конечном итоге поможет предотвратить более крупные.
Сделайте выводы
Проанализировав ситуацию, вы можете прийти к выводу, что вам следует сообщить о сроках и потребностях другим подразделениям компании на ранних этапах работы над проектом. При планировании задач для проекта в следующий раз обязательно включите пункт о том, чтобы связаться с отделом продаж и обсудить крайний срок предоставления данных.
Здесь следует иметь в виду, что коренная причина создавшейся проблемы после того, как вы задали пять вопросов, не всегда бывает очевидной.
Например, возможно, в ваши обязанности не входит сообщать о сроках в отдел продаж. Возможно, человек, который должен был это сделать, что-то напутал, или люди в этой команде не проверили свою электронную почту. В этом случае решением может быть пересмотр ваших протоколов на работе.
Применение техники «Пять почему» — это способ изменить ваше отношение к проблемам и определить их первопричины. Когда вы начнете спрашивать «почему» и работать в обратном направлении, вы сможете быстро и эффективно менять свои планы на будущее.
