2023 год принес новшества в регулирование приказов о подотчетных лицах. Этот документ, утверждаемый руководителем компании, определяет список сотрудников, которым могут выдаваться средства под отчет. Знание актуальных правил поможет грамотно составить приказ и избежать ошибок. Давайте разберемся, какие изменения произошли и что нужно учитывать бухгалтерам в 2023 году.
Новые требования к оформлению приказа о подотчетных лицах в 2023 году
Приказ о подотчетных лицах является локальным нормативным актом компании, который издается ее руководителем. Этот документ устанавливает список сотрудников, имеющих право на получение денежных средств под отчет для осуществления расходов в интересах организации.
Структура и обязательные реквизиты приказа о подотчетных лицах:
- Наименование документа
- Дата
- Номер
- Место издания
- Заголовок, раскрывающий краткое содержание
- Текст приказа
- Подпись руководителя
В тексте приказа указывается перечень подотчетных лиц с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Также должны быть определены цели, на которые могут расходоваться полученные средства.
С 19 августа 2017 года вступили в силу изменения в порядке выдачи подотчетных сумм сотрудникам. Теперь для получения денег под отчет работнику достаточно распорядительного документа руководителя, например, приказа. Не нужно предоставлять отдельное заявление в бухгалтерию.
Подотчетными лицами могут быть любые работники организации, которым по роду деятельности необходимо производить расходы на нужды компании. Это могут быть как штатные сотрудники, так и лица, работающие по гражданско-правовому договору.
Ранее подотчетное лицо не могло получить новый аванс, если не предоставило отчет по ранее выданным суммам. Но теперь эти требования сняты. Приказ может не содержать данного ограничения.
В приказе о подотчетных лицах рекомендуется устанавливать предельные суммы выдаваемых под отчет средств. А также максимальные сроки, на которые деньги могут быть получены подотчетными лицами. Это нужно для усиления контроля за расходованием полученных сумм.
Приказ о подотчетных лицах образец 2023 года:
ПРИКАЗ от 28.01.2023 No 56
о подотчетных лицахВ целях упорядочения расчетов с подотчетными лицами ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить перечень лиц, имеющих право получать под отчет денежные средства:
- Иванов И.И. – коммерческий директор
- Петрова М.С. – бухгалтер
2. Установить лимит выдачи подотчетных сумм в размере 50 000 рублей.
3. Установить максимальный срок выдачи подотчетных сумм - 5 рабочих дней.
4. Контроль возложить на главного бухгалтера Сидорову Л.П.
Генеральный директор Иванов И.И.
Также в приказе может быть предусмотрена возможность выдачи подотчетных сумм при помощи банковских карт. Это ускоряет получение средств подотчетным лицом и упрощает последующий учет таких операций.
Порядок приема и обработки авансовых отчетов в 2023 году
После израсходования полученных под отчет сумм на цели, указанные в приказе, сотрудник обязан представить в бухгалтерию организации авансовый отчет. Он подтверждает, на что были потрачены деньги, и содержит оправдательные документы.
Сроки представления авансового отчета устанавливаются в приказе о подотчетных лицах. Рекомендуемый срок - 3 рабочих дня после израсходования полученных под отчет средств. Для командировочных расходов срок отчета - 3 рабочих дня после возвращения из командировки.
Порядок обработки авансового отчета следующий:
- Проверка отчета главным бухгалтером - 1 рабочий день
- Утверждение отчета руководителем - 1 рабочий день
- Окончательный расчет по отчету бухгалтером - 3 рабочих дня
При выдаче подотчетных сумм через банковские карты движение средств также должно подтверждаться оправдательными документами. Рекомендуется вести журнал учета карт по подотчетным суммам.
Подотчетное лицо несет ответственность за нецелевое использование полученных средств. При обнаружении таких фактов сотрудник обязан возместить сумму нецелевых расходов.
Бухгалтерский и налоговый учет операций с подотчетными суммами
В бухгалтерском учете выдача подотчетных сумм отражается следующими проводками:
- Выдача подотчетных сумм из кассы: Дебет 71 Кредит 50
- Выдача подотчетных сумм на банковскую карту: Дебет 71 Кредит 51
Возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм в кассу отражается проводкой:
- Дебет 50 Кредит 71
Если подотчет выдается в иностранной валюте, то его учет ведется на отдельном субсчете в соответствующей валюте.
При наличии подотчетных операций через банковские карты их порядок должен найти отражение в учетной политике организации для целей налогообложения.
С подотчетными суммами связаны следующие налоговые риски:
- Нецелевое использование полученных средств
- Завышение расходов по авансовым отчетам
- Непредставление оправдательных документов к отчету
Для минимизации налоговых рисков необходимо организовать надлежащий контроль операций с подотчетными лицами.
Рекомендации по оптимизации работы с подотчетными суммами
Для грамотной организации работы с подотчетными суммами можно дать следующие рекомендации:
- Четко определять в приказе цели использования подотчетных сумм;
- Устанавливать разумные лимиты и сроки выдачи подотчетных сумм;
- Требовать подтверждение всех расходов первичными документами;
- Организовывать своевременную сдачу отчетов по подотчетным суммам;
- Проводить выборочные проверки целевого использования подотчетных сумм.
Автоматизация учета подотчетных сумм в программах бухгалтерского учета позволит ускорить обработку отчетов и снизить трудозатраты. Регулярный аудит подотчетных операций также повысит финансовую дисциплину в компании.
Грамотная организация работы с подотчетными суммами, четкий документооборот и контроль помогут избежать многих ошибок и нарушений. Это обеспечит соответствие учета требованиям законодательства и снизит налоговые риски компании.