С 1 января 2021 года в России введена новая форма справки о доходах физических лиц взамен прежней 2-НДФЛ. Это вызвало массу вопросов у бухгалтеров о порядке заполнения и заверения обновленного документа. Один из главных вопросов - нужна ли печать организации на новой справке о доходах? В этой статье мы не только дадим четкий ответ на этот вопрос, но и подробно разберем новую форму справки, расскажем о правилах ее заполнения и заверения, приведем практические примеры и советы по избежанию ошибок. Эта информация поможет бухгалтерам правильно оформлять справки о доходах сотрудников.
Новая форма справки о доходах вместо 2-НДФЛ
С 2021 года вместо прежней справки 2-НДФЛ введена новая форма справки о доходах физических лиц. Это произошло в соответствии с Приказами ФНС:
- No ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020
- No ЕД-7-11/845@ от 28.09.2021
Теперь сведения о доходах физических лиц отражаются в специальном приложении No 1 к годовой отчетности по форме 6-НДФЛ. Это приложение называется "Справка о доходах физического лица".
Несмотря на новое название, по сути это та же самая справка 2-НДФЛ, только включенная в состав расчета 6-НДФЛ. Поэтому на практике этот документ по-прежнему часто называют 2-НДФЛ.
Обязательно ли ставить печать на новой справке о доходах?
Один из главных вопросов при переходе на новую форму - нужно ли ставить печать организации на справке о доходах физического лица? Ответ - нет, печать на справке не является обязательной.
В новой форме специального места для оттиска печати не предусмотрено. Порядок заполнения справки, утвержденный в Приказах ФНС No ЕД-7-11/753@ и No ЕД-7-11/845@, тоже не содержит такого требования.
Наличие печати на справке о доходах не является обязательным.
Для заверения справки достаточно подписи руководителя организации или уполномоченного лица. Печать можно поставить по желанию, но обязательного требования к этому нет.
Правила заполнения справки о доходах
Нужна ли печать на справке 2 НДФЛ? При заполнении новой формы справки о доходах следует руководствоваться следующими основными правилами:
- Заполняются все поля справки без пропусков.
- Указываются реквизиты организации-налогового агента.
- Указываются персональные данные получателя дохода.
- Доходы заполняются по месяцам и кодам доходов.
- Отражаются примененные налоговые вычеты.
- Рассчитываются общие суммы дохода и налога.
После заполнения справка подписывается руководителем или уполномоченным лицом. Печать не обязательна.
Оформление справки 2 НДФЛ по новым правилам
Рассмотрим на примере, как правильно оформить справку о доходах физического лица по новым правилам.
- В разделе 1 указываются реквизиты организации:
- Наименование ИНН КПП Контактный телефон
- В разделе 2 указываются данные получателя дохода:
- ФИО Дата рождения ИНН Документ, удостоверяющий личность
- В разделе 3 указываются доходы по месяцам и кодам дохода
- В разделе 4 указываются примененные налоговые вычеты
- В разделе 5 рассчитываются суммы дохода и налога
- Справка подписывается руководителем или уполномоченным лицом
Печать на справке не обязательна. Главное правильно заполнить все разделы и заверить документ подписью.
Особенности использования справок без печати
Многие организации отказались от использования печатей на официальных документах, в том числе на справках о доходах сотрудников. Это законно, но есть некоторые особенности при работе со справками без печати:
- Нужно изначально прописать в уставе организации отказ от использования печати.
- При выдаче справок без печати разъяснять это сотрудникам.
- Банки и другие организации могут усомниться в подлинности таких справок и запросить подтверждение.
- Рекомендуется хранить копии выданных справок для оперативного подтверждения их подлинности.
Таким образом, отказ от печати возможен, но требует дополнительных усилий по разъяснению этого другим организациям.
Как проверить подлинность справки о доходах
Чтобы убедиться в подлинности предоставленной сотрудником справки о доходах, рекомендуется:
- Позвонить в организацию, выдавшую справку, по контактному телефону, указанному в справке.
- Уточнить, действительно ли эта организация выдавала такую справку конкретному сотруднику.
- Сверить реквизиты организации в справке с открытыми источниками.
- Сравнить подпись в справке с имеющимися образцами подписей руководителя этой организации.
Такая тщательная проверка поможет выявить поддельные справки и избежать связанных с этим проблем.
Рекомендации по заполнению справок о доходах
Чтобы избежать ошибок при заполнении справок о доходах сотрудников, рекомендуется придерживаться следующих советов:
- Внимательно изучить утвержденную форму справки и порядок ее заполнения.
- Проверять правильность указываемых персональных данных сотрудников.
- Сверять суммы доходов с первичными документами по начислению заработной платы.
- Проверять коды доходов и налоговых вычетов по справочникам.
- Контролировать соответствие данных в разных разделах справки.
Такой тщательный подход поможет исключить ошибки и неточности при заполнении.
Образец бланка справки о доходах
Для наглядности приведем образец заполненного "бланка" справки о доходах физического лица:
Как видно из образца, справка содержит основные реквизиты организации, данные сотрудника, информацию о полученных им доходах и удержанном налоге. Бланк заверяется только подписью ответственного лица.
Особенности обработки справок в банках
Банки могут запрашивать справки о доходах при оформлении кредитов. Есть некоторые особенности сдачи и обработки таких справок:
- Могут потребовать предоставить справку в оригинале.
- Обязательна заверка подписью уполномоченного лица.
- Могут дополнительно запросить подтверждение сведений по телефону.
- Тщательно проверяют справку на подлинность.
Поэтому при подготовке справок для сдачи в банк нужно обеспечить их безупречное оформление и достоверность данных.
Административная ответственность за нарушения
Налоговый кодекс РФ предусматривает административную ответственность за нарушение порядка представления сведений о доходах физических лиц:
- Статья 15.6 КоАП РФ.
- Штраф для должностных лиц - от 300 до 500 рублей.
- Штраф для организаций - от 3000 до 5000 рублей.
Поэтому организации следует уделять повышенное внимание правильному оформлению справок о доходах сотрудников, чтобы избежать проблем с контролирующими органами.
Выводы
Таким образом, при заполнении справок о доходах сотрудников по новым правилам нет обязательного требования проставлять печать организации. Но внимательность и аккуратность при заполнении таких справок крайне важны, чтобы избежать ошибок и проблем в дальнейшем.