Правильное оформление документов - залог успешного ведения бизнеса. Одним из важнейших документов является акт установки оборудования. От того, насколько правильно он будет оформлен, зависит дальнейшая судьба приобретенного оборудования. В нашей статье мы подробно разберем, как правильно составить акт установки оборудования с нуля.
Что такое акт установки оборудования и зачем он нужен
Акт установки оборудования - это официальный документ, который подтверждает факт монтажа и готовность к эксплуатации различного рода оборудования. Он составляется после завершения соответствующих работ.
Акт может оформляться при установке следующих видов оборудования:
- Промышленное оборудование (станки, прессы, конвейеры)
- Офисная техника и мебель
- Торговое оборудование (витрины, прилавки)
- Медицинское оборудование
- Системы вентиляции и кондиционирования
- Системы видеонаблюдения
Основные цели составления акта установки оборудования:
- Подтвердить выполнение обязательств по договору между заказчиком и подрядчиком
- Удостоверить качество проведенных монтажных работ
- Послужить основанием для оплаты работ подрядчика
- Послужить основанием для принятия оборудования на баланс организации-заказчика
Для подрядчика акт установки оборудования подтверждает фактическое выполнение работ и является основанием для получения оплаты от заказчика. А для заказчика акт служит доказательством расходов на установку оборудования.
Приемка оборудования по акту проводится комиссией, в состав которой входят представители заказчика и подрядчика. Это позволяет объективно оценить результат.
Как правило, акт установки оборудования составляет представитель заказчика, так как это в его интересах.
Какие сведения нужно указывать в акте установки оборудования
Любой акт как официальный документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Дата составления
- Номер акта
- Место составления
- Подписи ответственных лиц
Что касается конкретно акта установки оборудования, то в нем должна быть следующая информация:
- Наименование, марка, модель установленного оборудования
- Сведения о проведении монтажных работ (сроки, объем)
- Ссылка на договор и соответствие работ его условиям
- Соответствие выполненных работ проектной документации
- Заключение комиссии о готовности оборудования к эксплуатации
При необходимости в акт можно включить дополнительную информацию:
- Результаты испытаний и тестирования
- Сведения об обучении персонала работе на оборудовании
- Рекомендации по эксплуатации
- Сроки гарантии
Образец акта установки оборудования
Чтобы правильно составить акт установки оборудования, полезно воспользоваться образцом уже заполненного документа.
Рассмотрим пошаговый пример составления акта:
- Указываем название документа, например "Акт установки оборудования"
- Пишем дату проведения установки оборудования
- Присваиваем акту номер в соответствии с порядком документооборота организации
- Указываем юридический адрес организации, где производилась установка
- Перечисляем состав комиссии (ФИО, должности, организации)
- Описываем, какое именно оборудование устанавливалось (наименование, модель, серийный номер)
- Указываем даты начала и окончания монтажных работ
- Делаем вывод о соответствии/несоответствии выполненных работ условиям договора и проектной документации
- Подписываем акт всеми членами комиссии
Ниже приведен упрощенный пример акта на установку одного станка:
Акт установки оборудования No 145 от 23.05.2022
Комиссия в составе:
Иванов И.И. - главный инженер ООО "Ромашка"
Петров П.П. - менеджер ООО "Станкострой"
установила, что ООО "Станкострой" в период с 20.05.2022 по 23.05.2022 выполнило работы по установке токарно-винторезного станка модели 1К62 в цехе No 3 ООО "Ромашка" по адресу: г. Москва, ул. Летняя, д.5.
Установленное оборудование соответствует условиям договора подряда No 123 от 01.05.2022 и требованиям проектной документации. Монтаж выполнен в полном объеме и в установленные сроки.
Решение комиссии: Считать оборудование готовым к эксплуатации.
Подписи:
Иванов И.И. Петров П.П.
Кроме станков, акты установки могут составляться и на другое оборудование:
- Образец акта установки кондиционера
- Образец акта установки системы видеонаблюдения
- Образец акта установки торгового оборудования
Особенности оформления акта установки оборудования
Хотя у акта установки оборудования нет утвержденной формы, существует ряд требований к его оформлению:
- Официальный стиль языка
- Указание всех необходимых реквизитов
- Подписи всех упомянутых в акте лиц
Для оформления акта лучше использовать фирменный бланк организации. При отсутствии бланка можно взять чистый лист А4. Текст акта пишется от руки или машинописным способом. Важно соблюдать читаемость.
Акт установки оборудования составляют минимум в 2-х экземплярах - по одному для заказчика и подрядчика. Если в подписанном акте обнаружена ошибка, ее можно аккуратно исправить и заверить подписями.
Процедура регистрации и утверждения акта установки оборудования
Прежде чем начать составлять акт установки оборудования, организация должна утвердить его форму:
- Утвердить приказом руководителя
- Включить в учетную политику организации
Готовому акту присваивается номер в соответствии с порядком документооборота. Акт регистрируется в журнале исходящей документации.
Заверенный акт передается контрагенту. Оригиналы актов хранятся в течение определенного срока (обычно не менее 5 лет).
Типичные ошибки при составлении акта установки оборудования
Чтобы избежать проблем при работе с актом установки оборудования, следует помнить о некоторых распространенных ошибках:
- Не соответствует утвержденной форме организации
- Отсутствуют обязательные реквизиты
- Некорректное название документа
- Несовпадение дат установки и оформления акта
- Неточности в данных подрядчика/заказчика
- Неправильное указание наименования и маркировки оборудования
- Подписи в акте не заверены надлежащим образом
Для исключения ошибок рекомендуется тщательно проверять акт перед подписанием и регистрацией.
Рассмотрим более подробно, какие сведения лучше указывать в отдельных разделах акта установки оборудования.
Титульный лист
На титульном листе акта обязательно должно быть указано:
- Полное наименование документа
- Дата составления
- Место составления (юридический адрес)
Желательно разместить на титульном листе логотип и реквизиты организации-составителя.
Состав комиссии
В этом разделе перечисляются члены комиссии с указанием:
- ФИО полностью
- Должность
- Наименование организации
Описание установленного оборудования
Здесь необходимо максимально подробно указать:
- Наименование оборудования
- Марку/модель
- Заводской/серийный номер
- Технические характеристики (при необходимости)
Описание выполненных работ
В этом разделе отражаются:
- Сроки выполнения работ
- Объем и состав выполненных работ
- Соответствие работ проектной документации
- Ссылка на договор подряда
Заключение комиссии
Здесь дается оценка качества выполненных работ и готовности оборудования к эксплуатации.
Образец акта установки запасных частей
Помимо основного оборудования, акты могут составляться и при установке отдельных запасных частей, например:
- Установка нового компрессора в холодильник
- Замена масляного фильтра в автомобиле
- Установка новых роликов в конвейер
Рассмотрим образец акта установки запасных частей на примере замены стекла в смартфоне:
Акт установки запасных частей No 35 от 15.03.2022
Комиссия в составе:
Иванов И.И. - директор магазина "Ремонт телефонов"
Петров П.П. - клиент магазина
Установила, что 15 марта 2022 года в магазине "Ремонт телефонов" по адресу: г. Омск, ул. Ленина, д. 25 была произведена замена разбитого экрана на новый в смартфоне Samsung Galaxy S10 клиента Петрова П.П.
Был установлен новый оригинальный экран производства компании Samsung.
Работы выполнены качественно, в полном соответствии с техническими требованиями и сроками, согласованными с клиентом. Претензий к качеству установки не имеется.
Решение комиссии: смартфон признать готовым к эксплуатации.
Подписи:
Иванов И.И. Петров П.П.
Образец акта установки счетчика воды
Акт может потребоваться и при установке приборов учета, например счетчиков воды, газа, электроэнергии. Рассмотрим образец для счетчика воды:
Акт установки счетчика воды No 25 от 05.12.2022
Комиссия в составе:
Сидоров С.С. - инженер ООО "Водомер"
Орлов О.О. - владелец квартиры No 14 по ул. Солнечная, д.5
Установила, что 05 декабря 2022 года по адресу: г. Томск, ул. Солнечная, д.5, кв.14 специалистом компании "Водомер" был установлен индивидуальный квартирный счетчик холодной воды марки СХВ-15.
Счетчик установлен в соответствии с инструкцией производителя и техническими требованиями, предъявляемыми к монтажу счетчиков воды.
После установки счетчик опломбирован, находится в исправном рабочем состоянии.
Решение комиссии: счетчик воды установлен верно, готов к эксплуатации.
Подписи:
Сидоров С.С. Орлов О.О.
Хранение и списание актов установки оборудования
Оригиналы актов установки оборудования подлежат хранению в течение определенного срока, установленного в организации (как правило, не менее 5 лет).
По истечении срока хранения акты могут быть уничтожены на основании акта о выделении к уничтожению документов.