Статья посвящена актуальной теме - порядку сдачи отчета о среднесписочной численности работников. Этот показатель важен для расчета страховых взносов и получения налоговых льгот. Ошибки в расчете среднесписочной численности чреваты штрафами. Далее вы узнаете, как правильно рассчитать среднесписочную численность, заполнить отчеты и сдать их в срок без ошибок.
Что такое среднесписочная численность работников
Среднесписочная численность работников - это среднее количество работников организации, которые работали в течение отчетного периода (месяц, квартал, год). Этот показатель отличается от средней и списочной численности.
Среднесписочная численность используется для:
- расчета страховых взносов в ПФР, ФОМС, ФСС;
- получения налоговых льгот по НДС;
- отчетности в ПФР, ФНС, Росстат;
- определения возможности применения специальных налоговых режимов.
Занижение среднесписочной численности в отчетности чревато штрафами контролирующих органов.
Правила расчета среднесписочной численности
В расчет среднесписочной численности включают:
- штатных работников;
- совместителей;
- лиц, заключивших договор ГПХ;
- находящихся в отпусках и на больничных.
Не учитывают:
- внешних совместителей;
- уволенных;
- находящихся в декретном отпуске.
Формула расчета среднесписочной численности за месяц:
ССЧмес = (СЧ1 + СЧ2 + ... + СЧ30(31)) / КД
где СЧ - списочная численность за каждый день месяца, КД - количество календарных дней в месяце.
Например, за январь (31 день) среднесписочная численность составит:
ССЧянв = (78 + 79 + ... + 82) / 31 = 2543 / 31 = 82
За квартал среднесписочная численность равна сумме ССЧ за 3 месяца, деленной на 3. За год делится на 12.
Как заполнить отчет о среднесписочной численности
С 2021 года отчет о среднесписочной численности как отдельный документ не сдается.
Данные указываются в РСВ и ЕСФ-1. В РСВ заполняется раздел 2, в ЕСФ-1 - раздел 5.2.
При заполнении следует:
- указывать данные за каждый месяц отчетного периода;
- округлять до целого числа;
- не путать со средней численностью.
Ошибки приведут к штрафам и придиркам проверяющих.
Сроки сдачи отчета о среднесписочной численности
Сроки сдачи отчетности, содержащей данные о среднесписочной численности:
- РСВ сдается ежеквартально не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
- ЕСФ-1 сдается раз в полгода не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.
За нарушение сроков предусмотрены штрафы.
Образец заполнения отчета о среднесписочной численности
Рассмотрим образец правильного заполнения отчетности со среднесписочной численностью.
В РСВ указываем данные в разделе 2 за каждый месяц отчетного периода:
| Январь | 82 |
| Февраль | 79 |
В ЕСФ-1 заполняем раздел 5.2 аналогично - среднесписочная численность за каждый месяц полугодия.
Рекомендации по заполнению отчета
Чтобы избежать ошибок при заполнении отчетности, рекомендуется:
- Проверять расчеты среднесписочной численности
- Не путать со средней численностью
- Сверять данные из кадрового учета
Тщательная проверка позволит сдать отчетность в срок и без замечаний.
Автоматизация расчета среднесписочной численности
Для автоматизации расчета среднесписочной численности можно использовать специальные программы.
Это позволит:
- Сократить время на расчеты
- Избежать ошибок
- Быстро получать актуальные данные
Бланк отчета о среднесписочной численности
Ранее отчет о среднесписочной численности сдавался по унифицированному бланку. С 2021 года бланк отчета отменен.
Однако для внутренних расчетов организация может по-прежнему использовать прежний бланк отчета о среднесписочной численности.
Кому и когда сдавать отчет о среднесписочной численности
Несмотря на отмену отдельного отчета о среднесписочной численности, данные о ней по-прежнему требуются госорганам.
В настоящее время эти данные содержатся в РСВ и ЕСФ-1 и сдаются в установленные для этих форм сроки.
Форма отчета о среднесписочной численности
До 2021 года отчет о среднесписочной численности сдавался по форме СЗВ-СТАЖ.
Сейчас актуальными формами для отражения среднесписочной численности являются РСВ и ЕСФ-1.
Актуальность данных о среднесписочной численности
Несмотря на изменение порядка отражения среднесписочной численности в отчетности, эти данные не потеряли актуальности.
Они по-прежнему важны для расчета взносов, статистики, получения льгот и прочего.
Ответственность за ошибки в отчете о среднесписочной численности
Хотя отчет о среднесписочной численности больше не сдается, ответственность за ошибки в данных о среднесписочной численности в РСВ и ЕСФ-1 сохраняется.
За недостоверное отражение среднесписочной численности организация может быть подвергнута штрафным санкциям налоговой службы.
Контроль данных о среднесписочной численности
Данные о среднесписочной численности в РСВ и ЕСФ-1 регулярно проверяются налоговыми органами.
При проведении контрольных мероприятий налоговики уделяют пристальное внимание правильности расчета этого показателя.
Среднесписочная численность при аудите
Проверка правильности расчета и отражения среднесписочной численности входит в обязательную программу аудиторских проверок.
Аудиторское заключение не может быть выдано при наличии существенных нарушений в части данных о среднесписочной численности.
Обжалование решений по среднесписочной численности
Если организация не согласна с выводами проверяющих о занижении среднесписочной численности, она может обжаловать эти решения.
Для этого необходимо представить обоснованные доказательства правильности своих расчетов.
Анализ динамики среднесписочной численности
Для целей управленческого учета полезно анализировать динамику среднесписочной численности.
Это позволит оценить тенденции в части персонала, скорректировать кадровую политику.
Прогнозирование среднесписочной численности
На основе анализа динамики среднесписочной численности за предыдущие периоды можно спрогнозировать этот показатель.
Прогноз необходим для планирования расходов на персонал, будущих страховых взносов.
Влияние среднесписочной численности на налогообложение
Данные о среднесписочной численности влияют на применение льгот по налогам, выбор системы налогообложения.
Например, для перехода на УСН должно быть менее 100 человек среднесписочной численности.
HR-аналитика с использованием среднесписочной численности
Среднесписочную численность можно анализировать в динамике по подразделениям, категориям персонала.
Это дает информацию для принятия кадровых решений в разрезе HR-аналитики.
Автоматизация учета среднесписочной численности
Для автоматического учета среднесписочной численности следует использовать специальное ПО.
Это избавит от ручных расчетов и позволит формировать отчеты в один клик.
Среднесписочная численность в бизнес-планировании
При разработке бизнес-планов необходимо учитывать данные о среднесписочной численности.
Это важно для планирования расходов на персонал, расчета налоговых отчислений.
Взаимосвязь среднесписочной численности и производительности труда
Анализируя среднесписочную численность работников и объемы производства, можно оценить производительность труда.
Это позволит выявить резервы повышения эффективности использования персонала.
HR-бюджетирование с учетом среднесписочной численности
При планировании HR-бюджета учитывают прогнозную среднесписочную численность.
Это необходимо для расчета плановых затрат на персонал (заработная плата, налоги, премии).
Кадровый аудит и среднесписочная численность
Кадровый аудит включает анализ динамики среднесписочной численности.
Это позволяет оценить обоснованность штатной численности, эффективность кадровой политики.
Среднесписочная численность в системе KPI
Данные о среднесписочной численности могут быть использованы в качестве KPI.
Например, KPI по снижению среднесписочной численности при росте производительности труда.
Бенчмаркинг среднесписочной численности
Полезно сравнивать среднесписочную численность своей компании с аналогичными организациями отрасли.
Это позволит понять, насколько оптимальна численность персонала, выявить лучшие HR-практики.
Нормирование труда с учетом среднесписочной численности
При нормировании труда учитывают среднесписочную численность по категориям работников.
Это необходимо для обоснования норм и расчета трудоемкости работ.
Мотивация персонала через показатели среднесписочной численности
Среднесписочную численность можно использовать при разработке систем мотивации.
Например, премировать сотрудников за снижение среднесписочной численности при росте производительности труда.
Управленческая отчетность по среднесписочной численности
Для внутренних целей полезно формировать управленческую отчетность о среднесписочной численности.
Это позволит оперативно анализировать данные и принимать обоснованные решения.
Риски, связанные с некорректным расчетом среднесписочной численности
Некорректный расчет среднесписочной численности чреват финансовыми рисками, связанными с налоговой оптимизацией и отчетностью.
Поэтому важен постоянный контроль и аудит данного показателя.
Среднесписочная численность и кадровое делопроизводство
Данные о среднесписочной численности должны быть документально подтверждены материалами кадрового делопроизводства.
Это могут быть табели учета рабочего времени, приказы, личные дела, трудовые книжки.
Регламентация расчета среднесписочной численности
Порядок расчета среднесписочной численности регламентирован в нормативных актах Росстата и ФНС России.
Важно знать эти методики и четко им следовать, чтобы исключить ошибки.
Налоговые риски при занижении среднесписочной численности
Занижение среднесписочной численности влечет риски доначисления страховых взносов, лишения налоговых льгот.
Поэтому данные должны быть обоснованы документально.
Внутренний аудит среднесписочной численности
Целесообразно организовать внутренний аудит процедур расчета среднесписочной численности.
Это позволит своевременно выявлять и устранять ошибки.
Среднесписочная численность как индикатор эффективности HR
Динамика среднесписочной численности может служить индикатором эффективности HR-процессов в компании.
Ее рост при прочих равных условиях свидетельствует о недостатках кадровой работы.
Среднесписочная численность при аттестации персонала
При проведении аттестации персонала анализируют динамику среднесписочной численности по подразделениям и категориям.
Это помогает оценить обоснованность штатного расписания и потребность в кадрах.
Выявление резервов снижения среднесписочной численности
На основе анализа среднесписочной численности можно выявить резервы оптимизации численности персонала.
Например, за счет автоматизации ручного труда, совмещения профессий.
HR-аналитика движения персонала и среднесписочная численность
HR-аналитика должна учитывать данные о движении персонала наряду со среднесписочной численностью.
Это позволит комплексно оценивать ситуацию и принимать взвешенные кадровые решения.
Планирование среднесписочной численности на основе бюджетирования
Бюджетирование дает информацию для планирования среднесписочной численности исходя из производственных планов и бюджета на персонал.
Это обеспечивает взаимоувязку показателей и реалистичность планов.
Резервирование средств на оплату труда с учетом среднесписочной численности
С учетом плановой среднесписочной численности осуществляется резервирование средств на оплату труда в организации.
Это необходимо для обеспечения финансовой устойчивости компании.