Положение об отделе кадров - важный документ, регламентирующий деятельность данного подразделения. Ознакомьтесь с его структурой, содержанием и особенностями разработки в нашей статье.
Назначение положения об отделе кадров
Положение об отделе кадров предприятия - это организационный документ, в котором устанавливается статус отдела кадров как структурного подразделения, его цели и задачи, функции, права и обязанности сотрудников.
Основные цели положения:
- Регламентировать организацию работы отдела кадров
- Определить место отдела в структуре предприятия
- Закрепить права и обязанности сотрудников отдела
Данный документ позволяет четко регулировать и координировать деятельность отдела кадров, избегать дублирования функций с другими подразделениями.
Структура положения об отделе кадров
Положение об отделе кадров, как правило, состоит из следующих разделов:
- Общие положения
- Структура и штатная численность отдела
- Основные задачи отдела
- Функции отдела
- Права и обязанности сотрудников
- Ответственность сотрудников
- Взаимодействие с другими подразделениями
Рассмотрим содержание каждого раздела подробнее.
1. Общие положения
Здесь указываются:
- Полное и сокращенное наименование отдела
- Порядок создания отдела (на основании какого документа)
- Подчиненность отдела
- Структура управления отделом
2. Структура и штатная численность отдела
В этом разделе перечисляются должности, входящие в отдел, а также их количество согласно штатному расписанию. Например:
- Начальник отдела - 1 шт. ед.
- Ведущий специалист по кадрам - 2 шт. ед.
- Специалист по кадрам - 3 шт. ед.
Также здесь можно указать порядок назначения сотрудников отдела.
3. Основные задачи отдела
В этом разделе перечисляются задачи, для решения которых создан отдел кадров. Например:
- Подбор персонала
- Документальное оформление трудовых отношений
- Организация адаптации и обучения персонала
Задачи должны четко соответствовать профилю деятельности отдела кадров.
Функции отдела кадров
Здесь подробно перечисляются основные функции, которые выполняет отдел кадров. К ним относятся:
- Ведение кадрового делопроизводства и учета кадров
- Подбор и отбор кандидатов на вакантные должности
- Оформление приема, перевода и увольнения работников
- Организация адаптации и стажировки новых сотрудников
Полный перечень функций зависит от специфики и размера предприятия.
Например, на небольшом предприятии в положении могут быть прописаны следующие функции отдела кадров:
- ведение личных дел сотрудников;
- оформление приказов по личному составу;
- ведение табельного учета;
- подготовка отчетности по персоналу.
Права и обязанности сотрудников отдела кадров
В положении об отделе кадров обязательно прописываются права и обязанности его сотрудников. Это необходимо для четкого понимания полномочий работников отдела.
К типовым правам сотрудников отдела кадров относятся:
- запрашивать информацию от других подразделений, необходимую для осуществления функций отдела;
- проверять соблюдение трудового законодательства в организации;
- вносить предложения по совершенствованию работы с персоналом.
К стандартным обязанностям работников отдела кадров относят:
- соблюдение трудового законодательства и нормативных актов организации;
- неразглашение персональных данных и конфиденциальной информации;
- качественное и своевременное выполнение должностных обязанностей.
Ответственность сотрудников отдела кадров
В положении также устанавливается ответственность работников отдела кадров за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей.
Как правило, это дисциплинарная и материальная ответственность согласно Трудовому кодексу РФ и другим нормативным актам. Например, за разглашение персональных данных сотрудников.
Ответственность может быть возложена как на весь отдел кадров в целом, так и на конкретных специалистов персонально.
Взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями
Эффективность работы отдела кадров во многом зависит от взаимодействия с другими структурными подразделениями организации.
Основными направлениями такого взаимодействия являются:
- обмен информацией о сотрудниках (предоставление характеристик, данных об образовании и опыте работы);
- согласование кандидатур при подборе персонала;
- участие руководителей подразделений в аттестации сотрудников;
- предоставление данных о потребности в кадрах и имеющихся вакансиях.
Такое взаимодействие помогает отделу кадров эффективно выполнять возложенные на него задачи и функции.
Разработка показателей работы отдела кадров
Для оценки деятельности отдела кадров в положении целесообразно прописать показатели, по которым будет определяться результативность и эффективность его работы.
Могут быть использованы следующие показатели:
- текучесть кадров;
- средний срок закрытия вакансии;
- доля сотрудников, прошедших обучение;
- количество жалоб и претензий по работе отдела;
- процент укомплектованности штата и др.
Анализ динамики таких показателей позволит объективно оценивать деятельность отдела кадров.
Оформление и утверждение положения об отделе кадров
После разработки положения об отделе кадров его необходимо утвердить в установленном порядке. Это придает документу официальный статус.
Рекомендуется оформлять положение на фирменном бланке предприятия. В конце документа указывают дату составления и должности лиц, подписывающих его. Как правило, это руководитель организации и начальник отдела кадров.
Утверждение положения об отделе кадров производится приказом или распоряжением руководителя. Образец приказа об утверждении положения отдела кадров может выглядеть следующим образом:
"В целях регламентации деятельности отдела кадров приказываю:
- Утвердить прилагаемое Положение об отделе кадров.
- Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера.
Генеральный директор Иванов И.И."
Внесение изменений в положение об отделе кадров
Положение об отделе кадров может пересматриваться в связи с изменением стратегии компании, структуры, штата отдела, вышестоящих нормативных актов и по другим причинам.
Положение об отделе кадров образец 2016 года может устареть и не соответствовать текущим требованиям и нормам.
Порядок внесения изменений аналогичен процедуре первоначального утверждения. Как правило, разрабатывается новая редакция положения, которая заменяет предыдущую.
Примерная структура положения о правовом и кадровом отделе
В крупных компаниях зачастую создается единый правовой и кадровый отдел. В этом случае разрабатывается положение с учетом расширенного функционала такого подразделения.
Пример структуры положения о правовом и кадровом отделе:
- Общие положения
- Основные задачи
- Функции
- Права и обязанности сотрудников
- Организация работы отдела
- Взаимодействие с другими подразделениями
Как видно, структура в целом повторяет типовое положение об отделе кадров, но может включать дополнительные разделы и более развернутые функции.
Особенности положения об организационно-кадровом отделе
Если отдел совмещает организационные и кадровые функции, в его положении это находит отражение.
Помимо стандартных разделов по работе с персоналом, в положении об организационно-кадровом отделе могут быть дополнительно прописаны такие функции как:
- организация документооборота;
- ведение делопроизводства;
- подготовка и проведение совещаний и т.д.
Такое совмещение функций характерно для небольших предприятий с немногочисленным административным персоналом.
Регламентация работы сотрудников отдела кадров
Деятельность сотрудников отдела кадров должна быть четко регламентирована во избежание нарушений и злоупотреблений. Для этого в положении целесообразно прописать:
- должностные инструкции работников отдела;
- регламенты выполнения основных функций и процедур;
- систему контроля и отчетности в отделе.
Должностные инструкции сотрудников отдела кадров
В должностных инструкциях прописываются конкретные обязанности, права и ответственность каждого работника отдела в индивидуальном порядке.
Это позволяет четко распределить полномочия внутри отдела и исключить дублирование функций.
Регламенты процедур и процессов
Для упорядочивания работы имеет смысл разработать регламенты по ключевым процессам в отделе кадров. К ним можно отнести:
- порядок оформления приема-увольнения сотрудников;
- регламент проведения аттестации персонала;
- порядок расчета премий и надбавок;
- процедура планирования обучения персонала и т.д.
Такие регламенты устанавливают единые правила работы для всех сотрудников отдела.
Система контроля и отчетности
Эффективный контроль за исполнением возложенных на отдел функций можно организовать посредством:
Формирование отчетности
В целях контроля целесообразно установить перечень отчетов, которые должен регулярно предоставлять отдел кадров. К ним могут относиться:
- Ежемесячный отчет о движении персонала
- Ежеквартальный отчет об исполнении бюджета на обучение и развитие персонала
- Годовой отчет о результатах аттестации сотрудников
Формы и сроки предоставления отчетности целесообразно закрепить в положении об отделе кадров или в отдельных нормативных актах.
Контроль со стороны вышестоящего руководства
Полномочия по контролю за деятельностью отдела кадров могут быть возложены на одного из заместителей руководителя или на курирующего данное направление члена правления.
Это позволит своевременно выявлять узкие места в работе отдела и принимать меры по повышению эффективности его функционирования.
Аудит отдела кадров
Для комплексной оценки деятельности отдела рекомендуется периодически проводить аудит его работы с привлечением сторонних консультантов.
По результатам аудита вырабатываются рекомендации по оптимизации процессов и повышению качества работы с персоналом.