Справка о стаже работы - важный документ, необходимый для подтверждения трудового стажа. Как правильно оформить такую справку в организации? В статье мы разберем образцы, рекомендации по заполнению и получению справок о стаже работы в компании.
1. Понятие справки о стаже работы
Справка о стаже работы - это официальный документ, который подтверждает трудовой стаж сотрудника в организации. Такая справка необходима для получения различных выплат и льгот, которые зависят от общего трудового стажа или страхового стажа.
Различают следующие виды справок о стаже:
- Справка о трудовом стаже - подтверждает общий трудовой стаж работника;
- Справка о страховом стаже - подтверждает периоды работы, включаемые в страховой стаж;
- Справка о непрерывном стаже - подтверждает непрерывный стаж без перерывов.
Справка о стаже работы необходима в таких ситуациях:
- При устройстве на работу для подтверждения общего стажа;
- Для оформления пенсии - чтобы подтвердить страховой стаж;
- Для получения статуса "Ветеран труда" - требуется подтвердить общий стаж не менее 25 лет;
- При получении ипотеки банки могут запросить справку о стаже.
От наличия справки о стаже работы зависят такие выплаты и льготы как:
- Назначение пенсии, в том числе досрочной;
- Размер пенсии - чем выше стаж, тем больше пенсия;
- Ежегодная материальная помощь пенсионерам к праздникам.
2. Как получить справку о стаже работы в организации
Чтобы получить справку о стаже работы в организации, где вы работаете или работали ранее, нужно обратиться в отдел кадров этой организации.
Для этого необходимо написать письменное заявление на имя руководителя организации или начальника отдела кадров. В заявлении указываются:
- ФИО работника;
- Должность, в которой он работал;
- Период работы в данной организации;
- Причина, по которой необходима справка о стаже.
Например:
Генеральному директору
ООО "Ромашка" Иванову И.И. от ведущего специалиста Петрова П.П.Прошу выдать мне справку о стаже работы в ООО "Ромашка" с должности менеджера по продажам за период с 05.03.2015 по 01.09.2022 для предоставления в Пенсионный фонд РФ с целью оформления пенсии.
01.10.2022 г. Петров П.П.
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать такую справку в течение трех рабочих дней после обращения сотрудника. Справка выдается сотруднику бесплатно.
3. Куда еще можно обратиться за справкой о стаже
Если работодатель по каким-то причинам не может предоставить справку о стаже, то за ней можно обратиться в Пенсионный фонд РФ. Это можно сделать через личный кабинет на сайте ПФР, через портал Госуслуг или в территориальное отделение ПФР.
Также справку о стаже можно запросить в государственном архиве по месту работы, если документы о трудовой деятельности за определенный период там хранятся. Это актуально, если организация, в которой работал человек, уже прекратила свою деятельность.
Справка о стаже работы в архиве предоставляется на основании письменного запроса. Срок подготовки справки в архиве составляет около 30 дней.
Например, запрос в архив может выглядеть так:
Директору государственного архива Ивановской области Сидорову Н.Н.
от Иванова Петра Ивановича, проживающего по адресу: г. Обнинск, ул. Лесная, д.5, кв.12
Прошу выдать архивную справку о подтверждении трудового стажа работы в ООО "Строймонтаж" за период с 1996 по 2002 год в должности прораба. Данная справка необходима для оформления пенсии.
10.11.2022 г. Иванов
4. Какие сведения включаются в справку о стаже работы
Справка о стаже работы должна содержать следующие обязательные сведения:
- ФИО, дата рождения работника;
- Наименование организации-работодателя;
- Занимаемая должность;
- Период работы - с какого числа по какое;
- Номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении.
Также в справку могут включаться дополнительные данные:
- Сведения об изменениях должности;
- Сведения о переводах в другие подразделения;
- Основания для выдачи справки о стаже.
Справка о стаже обязательно подписывается руководителем организации или кадровиком и заверяется печатью.
Например:
| Справка |
| Выдана Иванову Ивану Ивановичу, 15.03.1965 г.р., паспорт серия 1234 номер 567890, выдан ОВД г.Москвы 01.06.2002 г., в том, что он действительно работал в ООО "Стройматериалы" в должности менеджера по продажам в период с 03.05.2010 (приказ о приеме на работу No 124 от 03.05.2010 г.) по 10.11.2022 (приказ об увольнении No 387 от 10.11.2022 г.). |
| Основание: заявление Иванова И.И. от 09.11.2022 г. |
| Генеральный директор ООО "Стройматериалы" Петров П.П. |
| М.П. |
5. Образец заполнения справки о стаже работы
Рассмотрим пример заполнения справки о стаже работы для предоставления в Пенсионный фонд РФ:
| СПРАВКА |
| Выдана Ивановой Марии Петровне, 05.07.1980 г.р., паспорт 4512 123456, выдан ОВД г.Омска 15.06.2000, в том, что она действительно работала в ООО "Строймонтаж" в должности инженера-проектировщика с 10.05.2005 (приказ о приеме на работу No 125 от 05.05.2005) по 31.12.2020 (приказ об увольнении No 587 от 31.12.2020). |
| Справка дана для предоставления в Пенсионный фонд РФ с целью подтверждения страхового стажа. |
| Генеральный директор ООО "Строймонтаж" Сидоров А.П. |
| М.П. |
Как видно из примера, сначала указываются паспортные данные работника, затем наименование организации и занимаемая должность. Далее вносятся даты приема на работу и увольнения с номерами соответствующих приказов. В конце указывается цель выдачи справки и реквизиты работодателя.
6. Оформление справки о стаже по форме СТД-Р
Справка о стаже может оформляться по форме СТД-Р - стандартная форма расчета стажа работы. В ней указываются периоды работы, виды стажа (общий, специальный, непрерывный), а также другие сведения о трудовой деятельности работника.
Форма СТД-Р представляет собой таблицу, которая заполняется следующим образом:
- В графе 1 указываются порядковые номера записей;
- В графе 2 проставляются даты приема и увольнения;
- В графе 3 указывается наименование организации и структурного подразделения;
- В графе 4 указывается занимаемая должность;
- В графах 5-7 отмечаются виды стажа за соответствующий период.
Например:
| 1 | 03.05.2010 - 05.06.2015 | ООО "Ромашка", отдел продаж | Менеджер по продажам | + | + | + |
| 2 | 10.06.2015 - 01.02.2018 | ООО "Ромашка", отдел логистики | Специалист по логистике | + | - | - |
7. Справка о стаже в форме СТД-ПФР
СТД-ПФР - это справка о страховом стаже, которая заполняется для предоставления в Пенсионный фонд РФ. Она содержит сведения о периодах работы, включаемых в страховой стаж за весь период трудовой деятельности.
В отличие от СТД-Р, в СТД-ПФР указывается страховой стаж за весь период работы, а не только в одной организации. Пример заполнения:
| 1 | 03.05.2010 - 05.06.2015 | ООО "Ромашка" | + |
| 2 | 10.06.2015 - 01.02.2018 | ООО "Незабудка" | + |
| 3 | 05.02.2018 - 15.12.2022 | ООО "Ландыш" | + |
Как видно, в СТД-ПФР указываются только даты работы, название организации и отметка о включении этого периода в страховой стаж.
8. Получение справки о стаже работы в электронном виде
В настоящее время существует возможность получить справку о стаже работы в электронном виде, без бумажного носителя.
Для этого можно направить работодателю заявление о выдаче справки в электронном формате через личный кабинет на сайте компании, по электронной почте или иным способом.
Готовая справка направляется в виде скан-копии или электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью работодателя.
Основные преимущества электронной справки о стаже:
- Быстрота получения без визита в офис;
- Удобство хранения и передачи в электронном виде;
- Возможность мгновенной пересылки в ПФР через личный кабинет.
Такая справка имеет юридическую силу наравне с бумажной при наличии корректной электронной подписи.
9. Справка о стаже для оформления пенсии в ПФР
При оформлении пенсии в ПФР гражданин должен предоставить справку, подтверждающую его страховой стаж.
Такая справка должна содержать сведения о всех периодах работы, которые включаются в страховой стаж. Это может быть справка по форме СТД-ПФР или СТД-Р.
При оформлении досрочной пенсии требования к подтверждению стажа повышенные. Необходимо подтвердить не только общий страховой стаж, но и специальный стаж на соответствующих видах работ.
Справку о стаже для пенсии можно подавать в ПФР одним из способов:
- Вместе с заявлением о назначении пенсии в бумажном виде;
- Через личный кабинет на сайте ПФР в электронном виде;
- По почте ценным письмом с описью документов.
10. Исправление ошибок в справке о стаже работы
Если в справке о стаже работы обнаружена ошибка, работник имеет право обратиться к работодателю с заявлением о ее исправлении.
Для этого работнику необходимо написать заявление на имя работодателя, указав в нем ошибочные данные и как они должны быть исправлены.
Наиболее распространенными ошибками в справках о стаже являются:
- Неправильно указаны даты приема на работу и увольнения;
- Неверно указана занимаемая должность;
- Отсутствует отметка о включении периода в страховой стаж.
Работодатель обязан исправить ошибку в справке о стаже работы в течение 5 рабочих дней после получения заявления и выдать работнику исправленную справку.
11. Срок хранения справки о стаже работы
Срок хранения справки о стаже работы не ограничен. Рекомендуется хранить ее на протяжении всей трудовой деятельности.
Это связано с тем, что справка может понадобиться в любой момент для подтверждения трудового или страхового стажа.
После выхода на пенсию рекомендуется передать справку о стаже в пенсионное дело, которое хранится в ПФР. Также можно хранить скан-копии справки о стаже в личном кабинете на сайте ПФР.
При утере справки о стаже следует незамедлительно восстановить этот документ, обратившись к последнему работодателю.
12. Оспаривание отказа в выдаче справки о стаже работы
Если работодатель отказывает в выдаче справки о стаже работы, такой отказ можно обжаловать в судебном порядке.
Основаниями для отказа могут быть утрата архивных данных о работнике, отсутствие трудового договора.
Для обжалования работник должен подготовить исковое заявление с требованием обязать работодателя выдать справку о стаже. К заявлению прикладываются копии документов, подтверждающих работу у данного работодателя.
Если будет установлено, что отказ в выдаче справки незаконен, суд примет решение об обязании работодателя предоставить работнику данный документ.
13. Ответственность за нарушение порядка выдачи справок о стаже
За нарушение порядка выдачи справок о стаже работы предусмотрена административная ответственность.
Работодатель может быть привлечен к ответственности в виде штрафа за следующие нарушения:
- Нарушение сроков выдачи справки о стаже работы - штраф до 5 тыс. рублей;
- Отказ от выдачи справки о стаже - штраф до 5 тыс. рублей;
- Выдача заведомо недостоверной справки о стаже работы - штраф до 10 тыс. рублей.
Также работодатель обязан возместить материальный и моральный вред, если выдача недостоверной справки повлекла ущемление прав работника.
14. Нотариальное заверение справки о стаже работы
Хотя это не является обязательным, справку о стаже работы можно заверить у нотариуса. Это придаст ей большую юридическую силу и уменьшит вероятность возникновения споров относительно подлинности документа.
Процедура нотариального заверения справки о стаже стандартная, аналогичная любым другим документам. Потребуется предоставить оригинал справки и документ, удостоверяющий личность.
Стоимость нотариального заверения справки невысокая - около 200 рублей. Заверять можно как бумажный, так и электронный документ.
15. Апостиль на справке о стаже работы
Если справка о стаже работы предоставляется за рубежом, на ней должен быть проставлен апостиль - специальный штамп, который подтверждает подлинность российских официальных документов.
Чтобы поставить апостиль, необходимо:
- Получить справку о стаже установленным порядком;
- Нотариально заверить справку о стаже работы;
- Обратиться за проставлением апостиля в уполномоченный госорган.
Стоимость проставления апостиля составляет от 2000 до 2500 рублей. Процедура занимает 1-2 дня.
16. Справка о стаже при устройстве на работу
При устройстве на новую работу рекомендуется иметь при себе справку о стаже предыдущей работы. Это позволит подтвердить общий трудовой стаж.
Такая справка поможет при собеседовании обосновать уровень квалификации, претензии по оплате труда, количество дней отпуска.
Справку о стаже предыдущей работы рекомендуется приложить к резюме. Это произведет положительное впечатление на работодателя.
17. Выдача дубликата справки о стаже работы
При утере справки о стаже работы можно получить ее дубликат, обратившись с заявлением к работодателю, выдавшему справку.
В заявлении нужно указать причину утраты справки и просьбу выдать ее дубликат. На дубликате справки делается пометка "дубликат".
Дубликат справки о стаже работы должен быть выдан работодателем в те же сроки, что и оригинал - не более трех рабочих дней.
