Кассовый чек сегодня - это не просто бумажка, которую выдают в магазине при покупке. Это важный финансовый документ, к оформлению которого предъявляются строгие требования. Давайте разберемся, какие реквизиты должен содержать каждый кассовый чек, и почему так важно не нарушать правила его оформления.
Что такое кассовый чек и зачем он нужен
Кассовый чек – это документ, который выдается покупателю при расчете за товары или услуги. Он подтверждает факт покупки и ее стоимость. Формируется чек на кассовом аппарате или онлайн-кассе и может быть выдан как в бумажном, так и в электронном виде.
Главная цель чека – это контроль денежных потоков. Благодаря кассовым чекам государство может отслеживать выручку предприятий розничной торговли и сферы услуг. А для покупателей чек – подтверждение правильности расчетов, возможность возврата товара или получения налогового вычета.
Чек отличается от других документов, например, от накладной или акта выполненных работ тем, что это первичный учетный документ, который формируется непосредственно в момент расчета между продавцом и покупателем.
Какие данные обязательно должны быть в чеке
В соответствии со статьей 4.7 закона 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» кассовый чек должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа
- Порядковый номер чека за смену
- Дата, время и адрес осуществления расчета
- Наименование организации-продавца
- ИНН продавца
- Признак расчета (приход/возврат)
- Наименование товаров/услуг, их количество и цена
- Сумма расчета с НДС
- Способ оплаты (наличными/безналичными)
- Должность и ФИО кассира
- Регистрационный номер ККТ
- Заводской номер фискального накопителя
- Фискальный признак документа
- Адрес сайта ФНС для проверки чека
- Номер смены
- Фискальный признак сообщения
Рассмотрим подробнее некоторые ключевые реквизиты.
Порядковый номер чека - это уникальный номер, который присваивается каждому чеку при его печати. Нумерация начинается с 1 и идет по возрастанию в пределах календарных суток. Этот номер нужен для учета и контроля выданных чеков.
Дата и время - указываются по данным из фискального накопителя ККТ, чтобы было понятно, когда именно была совершена покупка.
Признак расчета - отражает тип операции: «приход» означает продажу, а «возврат прихода» - возврат средств покупателю.
Сумма расчета всегда указывается с НДС, кроме случаев освобождения от уплаты налога. Должна быть общая сумма и НДС по каждой ставке (0%, 10%, 20%).
Фискальный признак представляет собой код защиты, сформированный с помощью фискального накопителя. По нему можно проверить подлинность чека в базе данных ФНС.
Правильное заполнение всех обязательных реквизитов гарантирует достоверность чека как бухгалтерского документа и возможность контроля со стороны налоговых органов.
Дополнительные реквизиты чека для разных ситуаций
Помимо обязательных, в чеке могут указываться дополнительные реквизиты в определенных случаях:
- При расчетах через платежных агентов - размер вознаграждения агента, номера телефонов агента и поставщика услуги
- При расчетах через банковских платежных агентов - наименование операции агента, вознаграждение агента, реквизиты оператора по переводу денежных средств
- При выдаче выигрыша или приза - ИНН или паспортные данные получателя
- При расчетах между организациями - ИНН и наименование покупателя, сведения о товаре (страна происхождения, акциз, номер таможенной декларации)
Также по решению ФНС в чек могут быть включены дополнительные реквизиты, например, штриховые коды товаров. А продавец может указывать в чеке свои внутренние коды или номера для удобства учета.
Главное, чтобы при добавлении дополнительных реквизитов обязательные данные были заполнены корректно.
Как торговая точка может формировать чеки по правилам
Чтобы печатать чеки согласно 54-ФЗ, торговой точке нужно:
- Приобрести онлайн-кассу и установить ее согласно инструкции
- Зарегистрировать ККТ в ФНС
- Подключить учетную программу, в которой ведется список товаров и услуг
- Настроить обмен данными между кассой и учетной программой
- Обучить персонал правилам оформления чеков
При продаже на ККТ должна быть заведена текущая смена, иначе чеки печататься не будут. Процесс выглядит так:
- Кассир находит в учетной программе нужный товар и переносит его в чек
- Указывает количество, применяет скидки
- Выбирает тип оплаты (наличными, картой, предоплата и т.д.)
- Нажимает кнопку «Итого» и отправляет чек на печать
- Чек распечатывается на бумаге или отправляется покупателю в электронном виде (по SMS или email)
Таким образом формируется корректный кассовый чек со всеми нужными реквизитами, которые берутся из фискального накопителя ККТ и из учетной программы.
Требования к внешнему виду чеков
Кассовый чек должен быть отпечатан четко и ясно. Все реквизиты обязаны быть хорошо читаемыми.
Согласно законодательству, информация на чеке должна сохраняться не менее 6 месяцев с момента изготовления. Поэтому важно использовать чековую ленту хорошего качества, которая не выцветает.
Как покупатель может проверить чек на подлинность
Получив чек после покупки, покупатель может убедиться, что документ подлинный, а продавец действительно пробил покупку на кассе и перечислит налоги. Для этого на чеке есть QR-код, который ведет на сайт ФНС. Достаточно считать его мобильным телефоном, и система сама проверит чек по базе данных.
Также есть специальные сервисы проверки чеков, например, на сайте налоговой службы. Туда можно ввести фискальный признак, номер ФН и другие реквизиты вручную.
Это позволяет покупателю удостовериться, что чек не поддельный. А если обнаружатся расхождения с данными в системе ФНС - подать жалобу на недобросовестного продавца.
Что будет, если нарушить требования к реквизитам чека
Если проверяющие обнаружат, что в чеке отсутствуют обязательные реквизиты, некорректно указана информация или используется старая бумага, которая быстро выцветает, это будет рассматриваться как нарушение законодательства о применении ККТ.
Тогда для организации или ИП могут последовать административные наказания:
- Предупреждение
- Штраф от 1500 до 3000 рублей для должностных лиц
- Штраф от 10 000 до 30 000 рублей для организаций
Поэтому очень важно ответственно подходить к оформлению чеков и исправлять ошибки до проверок налоговиков.
Особенности печати чеков на разных устройствах
Чеки могут печататься на обычном принтере чеков, на POS-терминале или на специальном чековом принтере.
На POS-терминале чек выводится на дисплей и одновременно печатается. Это удобно в магазинах и кафе - покупатель видит перечень позиций и итоговую сумму на экране.
Чековый принтер предназначен именно для печати чеков и часто используется на заправках, в такси, на рынках. Отличается компактным размером и быстрой печатью.
В любом случае в чеке должны присутствовать все обязательные реквизиты, независимо от типа устройства.
Правила хранения и утилизации чеков
Выданные покупателям бумажные чеки не нужно специально хранить - это обязанность самих покупателей. А вот чеки, оставшиеся в кассе, требуют правильного хранения.
Сам кассовый аппарат или POS-терминал автоматически сохраняет электронные копии чеков. Но и бумажные чеки должны храниться в течение 5 лет с момента совершения операции. Лучше всего собирать их в папки в хронологическом порядке по датам.
По истечении срока хранения испорченные чеки и ленты можно утилизировать. Самый экологичный способ - сдать макулатуру в переработку.
Контрольная лента: аналог или дубликат чека?
Некоторые продавцы путают контрольную ленту с кассовым чеком. На самом деле это разные документы.
Контрольная лента печатается внутри кассового аппарата. Это своего рода архив, копия всех чеков за определенный период.
В отличие от самих чеков, выдаваемых покупателям, контрольная лента предназначена для хранения в налоговых органах и используется при проверках. По ней можно восстановить любые финансовые операции за месяц или квартал.
Как сформировать правильный бланк строгой отчетности
Помимо кассовых чеков, торговая точка может выдавать бланки строгой отчетности (БСО). Это тоже фискальные документы со своим набором обязательных реквизитов.
БСО применяются, например, для оформления доставки товаров, услуг общепита вне торгового зала, расчетов с использование автоматов.
При заполнении БСО важно правильно указывать реквизиты, аналогичные чеку: дата, время, номер документа, признак расчета, сумма и т.д. Это позволит избежать ошибок.
Примеры типичных образцов чеков
Чтобы лучше разобраться в правилах оформления чеков, полезно изучить реальные примеры из разных сфер бизнеса.
Образец чека из магазина одежды: перечислены названия товаров, указаны цены, ИНН продавца, проставлены подпись кассира и печать.
Чек из кафе содержит перечень блюд, отдельно выделен оборот по каждой ставке НДС, указан зал, официант, время.
В чеке на АЗС - вид топлива, количество литров, сумма, адрес заправки. А в чеке из такси - тариф, пройденные километры, маршрут поездки.
Изучение реальных примеров поможет лучше понять специфику чеков в каждой сфере бизнеса.
