Ответственное хранение - важный этап во взаимоотношениях между поставщиком и покупателем. Что это такое и как правильно организовать процесс? Давайте разберемся.
Основные термины и определения
Ответственное хранение - это обязанность покупателя обеспечить сохранность товара, от которого он отказался по законным основаниям, и уведомить об этом поставщика (ст. 514 ГК РФ).
Такое хранение отличается от обычного хранения по договору тем, что возникает не в силу соглашения сторон, а на основании закона или договора поставки.
Основания для ответственного хранения:
- поставка товара в ненадлежащем количестве;
- поставка товара, не соответствующего оговоренным характеристикам;
- поставка товара с недостатками, которые нельзя устранить без существенных затрат;
- поставка некомплектного товара;
- иные основания, предусмотренные договором.
Порядок принятия товара на ответственное хранение
Первый шаг при обнаружении несоответствий - уведомить поставщика о принятии товара на ответхранение. Это нужно сделать незамедлительно с момента выявления проблемы.
Затем покупатель решает, как будет обеспечивать сохранность товара: на собственном складе, на складе третьей стороны, в арендованном помещении. Важно соблюдать требования к условиям хранения конкретных товаров.
Например, для скоропортящихся продуктов нужен холодильник, а для опасных веществ - специально оборудованный склад.
Факт передачи товара на ответственное хранение оформляется актом приема-передачи, который подписывает представитель покупателя.
Договор ответственного хранения товара
Хотя отношения по ответхранению и регулируются нормами о хранении (глава 47 ГК РФ), стороны могут заключить отдельный договор.
В нем целесообразно прописать:
- ссылку на основной договор поставки;
- описание товара, принимаемого на хранение;
- ответственность сторон;
- порядок возмещения расходов на обеспечение сохранности товара.
Наличие такого договора упрощает взаимодействие сторон при возникновении споров.
Бухгалтерский и налоговый учет операций ответственного хранения
В бухучете принятый на ответхранение товар отражается на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».
При возврате товара поставщику его стоимость списывается с этого счета.
Расходы на обеспечение сохранности товара учитываются как прочие расходы организации.
Для целей налогообложения прибыли затраты на ответхранение и последующую реализацию или возврат товара поставщику могут быть учтены в составе внереализационных расходов (статья 265 НК РФ).
Сроки ответственного хранения товара
Существуют два вида сроков, которые надо соблюдать при ответственном хранении:
- срок для уведомления поставщика о принятии товара на ответхранение - незамедлительно;
- разумный срок хранения товара на складе покупателя.
Несвоевременное уведомление может расцениваться судом как принятие товара без возражений. А слишком длительное хранение дает поставщику право потребовать возврата.
Возврат товара поставщику
Чтобы вернуть товар, покупатель направляет поставщику соответствующее требование. Возврат оформляется накладной ТОРГ-12 или документом в свободной форме.
Поставщик обязан возместить покупателю расходы на обеспечение сохранности товара на основании подтверждающих документов.
Реализация товара, принятого на ответственное хранение
Если поставщик в разумный срок не забрал товар, покупатель может его реализовать. Вырученные от продажи средства передаются поставщику за вычетом расходов.
Реализация возможна, если товар невозможно вернуть в натуре или поставщик отказался его забирать.
Риски сторон при ответственном хранении товара
Для покупателя риски в том, что он может быть обязан оплатить товар, если принял его без возражений или не уведомил поставщика о претензиях.
Также покупатель несет ответственность за сохранность товара.
Риск поставщика - нести расходы на вывоз и хранение товара, если не забрал его вовремя.
Альтернативы ответственному хранению товара
Вместо ответхранения покупатель может потребовать замены товара, уценки или расторжения договора поставки. Но для этого нужны веские основания.
Преимущество ответственного хранения - возможность прийти к компромиссу и сохранить отношения с поставщиком.
Практические рекомендации по организации ответственного хранения товара
Чтобы минимизировать риски, при ответхранении товара нужно:
- Незамедлительно уведомлять поставщика о выявленных претензиях к товару;
- Тщательно документировать процесс передачи товара на ответственное хранение;
- Строго соблюдать условия хранения для обеспечения сохранности товара;
- Вести учет понесенных расходов на хранение товара;
- Контролировать сроки хранения, чтобы вернуть или реализовать товар вовремя.
Полезно заранее прописать процедуру ответственного хранения в договоре поставки.
Образцы товара на ответственном хранении
Иногда поставщик передает покупателю образцы товара для оценки. Если покупатель решает от них отказаться, образцы тоже передаются на ответственное хранение.
К таким образцам предъявляются те же требования по уведомлению поставщика и обеспечению сохранности.
Особенности ответственного хранения для интернет-магазинов
При продажах через интернет покупатель тоже может вернуть неподходящий товар. Но процедура отличается:
- Уведомление поставщика происходит при возврате посылки;
- Хранение обеспечивается на складах логистических компаний;
- Сроки хранения короче из-за особенностей доставки.
Автоматизация процессов ответственного хранения
Для оптимизации процедур можно внедрить специальное программное обеспечение:
- Системы управления складом;
- ERP-системы;
- Модули для интернет-магазинов.
Это позволит автоматизировать учет товаров, сроков, уведомлений и сократить риски ошибок.
Регулирование ответственного хранения в других странах
В зарубежных странах процедуры ответственного хранения тоже прописаны в законодательстве, но есть некоторые отличия.
Например, в США применяется термин "конструктивное владение", когда покупатель фактически не принимает товар, но юридически он считается принятым.
В странах ЕС действует Директива о правах потребителей, позволяющая возвращать интернет-покупки в течение 14 дней без объяснения причин.
Ответственное хранение в рамках госзакупок
Если ответственное хранение возникает по госконтракту, применяется Закон 44-ФЗ.
Особенность в том, что уведомление поставщика осуществляет контрактная служба заказчика.
Также обязательно привлечение эксперта для оценки качества товара.
Ответственное хранение при МКУПК
Ответхранение часто применяется при международных контрактах купли-продажи товаров.
Особенность в том, что претензии направляются по почте с уведомлением о вручении.
Также в контракт может быть включен применимый закон сторон.
Ответственное хранение и страхование грузов
Для минимизации рисков имущество на ответхранении может быть застраховано.
Могут применяться страхование грузов, складских помещений, ответственности перед контрагентами.
Это позволит возместить убытки в случае порчи или утраты товара.
Ответственное хранение при банкротстве
Особенности возникают, если товар принимается на ответхранение в рамках процедуры банкротства.
В этом случае конкурсный управляющий извещается о месте хранения товара должника.
Также сроки хранения сокращаются из-за ограниченного периода конкурсного производства.
Ответственное хранение при таможенном оформлении
Иногда ответхранение применяется, если импортный товар не прошел таможенное оформление.
В этом случае товар может храниться на складе временного хранения или таможенном складе.
Применяются особые правила учета и отчетности перед таможенными органами.
Ответственное хранение искусственных сооружений
К ответхранению могут приниматься уникальные искусственные объекты, например мосты или шлюзы.
Для них требуются специально обустроенные площадки и регулярный мониторинг состояния.
Расходы на хранение таких объектов значительно выше обычных.
Ответственное хранение при форс-мажоре
Если ответхранение вызвано обстоятельствами непреодолимой силы, например стихийным бедствием, появляются особые условия.
Стороны освобождаются от ответственности. Сроки хранения могут быть продлены.
Расходы на обеспечение сохранности товара часто ложатся на страховые компании.
