Письмо о готовности товара к отгрузке играет важную роль во взаимоотношениях между поставщиком и заказчиком. Давайте разберемся, как его правильно составить и для чего оно нужно.
Что такое письмо о готовности товара к отгрузке
Письмо о готовности товара к отгрузке - это документ, который информирует заказчика о том, что поставщик выполнил свои обязательства по изготовлению или закупке товара и готов его отгрузить.
Основные цели такого письма:
- Уведомить заказчика о готовности товара, чтобы он мог принять необходимые меры для получения товара
- Подтвердить факт выполнения обязательств поставщиком
- Избежать споров о сроках поставки в дальнейшем
Письмо отправляется в случаях:
- Когда в договоре не указан конкретный срок выборки товара заказчиком
- При поставке товара партиями, если сроки поставки каждой партии не оговорены в договоре
- По дополнительному соглашению сторон
Письмо должно содержать следующие основные данные:
- Реквизиты поставщика
- Реквизиты заказчика
- Номер и дата договора
- Наименование товара
- Указание на готовность товара к отгрузке
- Срок отгрузки
- Подпись и печать (при наличии)
Письмо может быть оформлено:
- В бумажном виде и отправлено почтой
- В электронном виде и направлено по e-mail
Письмо о готовности товара к отгрузке (образец):
ООО "Альфа"
ИНН 7707083893 125009, Москва, ул. Тверская, д. 7ООО "Бета" ИНН 1234567890 197341, Санкт-Петербург, ул. Садовая, д. 5
Уведомление о готовности товара к отгрузке по договору NoBeta-001 от 15.05.2023
Настоящим уведомляем Вас о готовности к отгрузке следующего товара:
- Наименование: Компьютеры, 50 шт.
- Дата отгрузки: 20.05.2023
Просим Вас принять необходимые меры для получения товара.
Генеральный директор ООО "Альфа" Петров И.И. М.П.
Письмо о готовности товара к отгрузке: образец на английском
Письмо должно быть подписано руководителем или уполномоченным лицом поставщика, а также может быть заверено печатью. Если письмо отправляется на бумаге, его рекомендуется зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.
Если заказчик не уведомлен о готовности товара к отгрузке, поставщик может:
- Отказать в отгрузке товара
- Потребовать от заказчика возмещения расходов на хранение товара
- Потребовать уплаты штрафов и пеней, если это предусмотрено договором
Порядок взаимодействия поставщика и заказчика
После получения письма о готовности товара к отгрузке заказчик обязан:
- Подтвердить получение письма
- Согласовать дату и время отгрузки
- Принять другие необходимые меры для получения товара
Если заказчик не отреагировал на письмо, поставщик может:
- Повторно направить письмо заказному письмом с уведомлением
- Потребовать от заказчика возмещения убытков за простой транспорта и хранение товара
- Отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке
Со стороны заказчика возможны следующие ответные действия:
- Подтверждение готовности принять товар в предложенный срок
- Просьба об отсрочке отгрузки товара
- Мотивированный отказ от приемки товара
Если заказчик проигнорировал письмо о готовности товара к отгрузке, это может привести к следующим последствиям:
- Невыполнение обязательств по договору поставки
- Расторжение договора в одностороннем порядке по инициативе поставщика
- Необходимость оплаты штрафов и пеней
- Возмещение убытков поставщика
- Судебное разбирательство
Чтобы избежать споров и недопонимания, рекомендуется:
- Четко прописывать обязанности сторон в договоре
- Вести деловую переписку официально и своевременно
- Подтверждать получение писем в письменном виде
- Не игнорировать обоснованные требования контрагента
При неправомерном игнорировании письма о готовности товара заказчиком, поставщик вправе предъявить к нему финансовые требования.
Письмо о готовности товара к отгрузке обязательно в случаях, прямо предусмотренных в договоре. Если такого условия нет, такое письмо носит уведомительный характер, но несет юридические последствия.
Составление письма о готовности к отгрузке
Для составления письма о готовности товара к отгрузке рекомендуется придерживаться следующего порядка:
- Указать реквизиты поставщика в верхней части письма
- Указать реквизиты заказчика
- Сослаться на номер и дату договора поставки
- Указать наименование и количество подготовленного к отгрузке товара
- Указать конкретную дату готовности товара к отгрузке
- Обозначить требование к заказчику принять необходимые меры
- Поставить подпись и печать организации
Письмо лучше составить заблаговременно, например за 10 дней до планируемой отгрузки. Формулировки должны быть максимально конкретными и лаконичными.
При поставке товара партиями письмо оформляется перед каждой отгрузкой.
При наличии типовой формы письма в договоре, следует придерживаться ее.
Особое внимание стоит уделить правильному указанию дат и реквизитов, поскольку они имеют существенное юридическое значение.
Некоторые типовые формулировки для письма о готовности товара к отгрузке:
- "Уведомляем о готовности к отгрузке в соответствии с условиями договора..."
- "Просим в срок до __________ принять меры, необходимые для получения товара"
- "Неполучение ответа в указанный срок будем расценивать как отказ от товара"
При составлении письма следует избегать:
- Некорректных формулировок, допускающих двойное толкование
- Отсутствия конкретных дат и реквизитов
- Ошибок и опечаток в реквизитах и наименованиях
- Неофициального стиля
Полезные советы при составлении письма о готовности товара к отгрузке:
- Согласовать заранее с заказчиком формат письма и способ отправки
- Отправлять с курьером или заказным письмом для подтверждения получения
- Убедиться в правильности и актуальности реквизитов заказчика
- Составить письмо заблаговременно, не менее чем за 2 недели до отгрузки
- Сохранять копию письма и документы об отправке и получении
Подготовка письма о готовности товара к отгрузке требует внимания и аккуратности. При соблюдении рекомендаций можно избежать разногласий с контрагентом и финансовых потерь.
