Порядок, по которому осуществляется согласование документов

Уважаемые читатели! Вопрос порядка согласования документов нередко вызывает недопонимание и разночтения. Как правильно пройти процедуру согласования, чтобы избежать ненужных проволочек и утвердить документ в срок? В этой статье мы подробно разберем все аспекты согласования документов - от нормативно-правовой базы до практических рекомендаций.

Узнаете о тонкостях оформления виз и грифов согласования, оптимальных сроках и последовательности согласующих подразделений. Получите четкий алгоритм действий на каждом этапе согласования. Внедрите эти знания в работу - и процесс согласования перестанет быть проблемой! Приступим.

Нормативно-правовая база согласования документов

Согласование документов регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"

Эти документы устанавливают общие требования к порядку разработки, согласования, подписания, утверждения, учета, исполнения и хранения организационно-распорядительных документов.

Цели и задачи процедуры согласования

Согласование документов проводится с целью:

обеспечения законности и обоснованности издаваемых документов;
соблюдения прав и интересов организации и ее работников;
исключения противоречий с ранее изданными документами;
оптимизации и повышения эффективности управленческих решений.

Основные задачи согласования:

анализ содержания проекта документа на предмет соответствия законодательству, ранее принятым решениям, интересам организации;
внесение необходимых изменений и дополнений в проект документа;
достижение согласия заинтересованных сторон по тексту документа.

Таким образом, согласование позволяет выявить и устранить недостатки проекта документа до его официального утверждения и введения в действие.

Виды согласования документов

Выделяют два основных вида согласования:

Внутреннее согласование - осуществляется внутри организации между ее структурными подразделениями и должностными лицами.
Внешнее согласование - проводится с внешними организациями и органами власти, имеющими отношение к содержанию документа.

Кроме того, согласование может быть обязательным и необязательным. Обязательное предусмотрено законодательством или локальными нормативными актами организации. Необязательное проводится по решению руководства или разработчика документа.

Оформление согласования и визирования документа

Для оформления согласования используются реквизиты:

виза согласования;
гриф согласования.

Виза включает в себя подпись, должность, расшифровку подписи и дату. Гриф указывается в верхнем правом углу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которое согласовывает документ, его подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: "Согласовано с замечаниями", указывая дату и подпись. Замечания излагаются на отдельном листе.

Если согласующее лицо не согласно с проектом документа, виза оформляется: "Согласованию не подлежит" или "Проект нуждается в доработке", с указанием даты, подписи, обоснования отказа в официальном письме.

Порядок согласования

Процедура согласования включает следующие этапы:

Определение перечня согласующих сторон.
Установление сроков согласования.
Направление проекта документа на согласование.
Анализ проекта документа на предмет замечаний.
Доработка проекта с учетом замечаний.
Повторное согласование (при необходимости).
Визирование согласованного проекта.

Согласование может осуществляться последовательно или параллельно. При последовательном согласовании проект поочередно направляется согласующим лицам. При параллельном одновременно рассылается всем участникам.

Срок согласования обычно составляет 3-5 рабочих дней. Для оперативных документов может быть установлен однодневный срок.

Несоблюдение согласующей стороной установленного срока не может считаться согласованием документа по умолчанию.

Ответственность при согласовании

Ответственность за качество подготовки проекта документа несет его разработчик.

Согласующие лица отвечают за:

соблюдение сроков согласования;
соответствие визируемого проекта законодательству и ранее принятым решениям в сфере их компетенции.

Контроль за прохождением процедуры согласования в целом возлагается на службу делопроизводства организации.

Управленческое решение

Согласование документов - важнейший этап на пути к принятию эффективного управленческого решения. Четкое следование регламенту и рекомендациям позволит оптимизировать этот процесс. Успехов вам в согласовании документов и принятии взвешенных решений!

Особенности согласования отдельных видов документов

Согласование некоторых видов документов имеет свои особенности.

Согласование приказов и распоряжений

Приказы и распоряжения в обязательном порядке согласовываются с юридической службой организации в целях проверки их законности и правомочности.

Согласование должностных инструкций

Проект должностной инструкции визируется непосредственным руководителем работника, начальником юридического отдела, службой делопроизводства.

Согласование гражданско-правовых договоров

Договоры подлежат обязательному визированию юридическим отделом и бухгалтерией организации. При значительном объеме финансовых обязательств требуется также согласование с экономической службой.

Согласование проектно-сметной документации

Проектно-сметная документация на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт объектов обязательно согласовывается с эксплуатирующей организацией, заказчиком, генеральным проектировщиком и генеральным подрядчиком.

Согласование документов по перепланировке помещений

Пакет документов на перепланировку помещения согласовывается с жилищно-эксплуатационной организацией, БТИ, отделом архитектуры и пожарным надзором.

Разрешение разногласий при согласовании

Если в процессе согласования возникают разногласия, их решение осуществляется путем:

Переговоров заинтересованных сторон.
Внесения изменений в проект документа.
Привлечения независимых экспертов.
Рассмотрения спорного вопроса на совещании у руководителя.
Утверждения документа с разногласиями.

В последнем случае в документ вносится запись: "Документ утвержден с разногласиями. Мнение (наименование несогласной стороны) прилагается".

Автоматизация процесса согласования документов

Для оптимизации работы рекомендуется использовать системы электронного документооборота, позволяющие:

Формировать маршруты согласования в электронном виде;
Контролировать прохождение этапов согласования;
Автоматически уведомлять ответственных лиц;
Вносить комментарии и правки в документы;
Сокращать сроки согласования документов.

Электронное визирование документа юридически эквивалентно собственноручной подписи при соблюдении технических требований к электронной подписи.

Оформление листа согласования

Для удобства проведения процедуры согласования документации применяется лист согласования. Он представляет собой отдельный документ, содержащий следующие реквизиты:

Наименование вида документа, для которого составлен лист согласования;
Наименование организации-разработчика документа;
Наименования согласующих организаций;
Должность, фамилия, подпись и дата подписания ответственных лиц;
Гриф согласования или запись о наличии замечаний.

Лист согласования позволяет систематизировать процесс согласования и обеспечить его прозрачность и прослеживаемость.

Срок хранения согласованных документов

Согласованные документы имеют определенные сроки хранения. Они зависят от вида документа:

Приказы и распоряжения - постоянно;
Должностные инструкции - 75 лет;
Гражданско-правовые договоры - 5 лет после истечения срока действия;
Проектно-сметная документация - постоянно;
Документы по перепланировке - 5 лет.

По истечении указанных сроков документы подлежат экспертизе ценности для определения необходимости их дальнейшего хранения, уничтожения или передачи на постоянное государственное хранение.