Смена руководителя - важное событие для любой компании. Как правильно оформить приказ о вступлении нового директора в должность? В этой статье мы подробно разберем все нюансы: от выбора кандидата до внесения данных в реестры. Узнаете, какие документы готовить, в какие инстанции обращаться и в какие сроки. Получите готовые образцы приказов и шаблоны заявлений. Внимательно изучив материал, вы без ошибок проведете процедуру смены руководства в своей компании.
Выбор кандидата и принятие решения о назначении
Согласно закону, выбрать нового руководителя компании могут только ее участники. Это делается путем голосования на общем собрании участников или единоличным решением единственного учредителя. Назначить директором можно как одного из самих участников, так и стороннее лицо. Главное, чтобы кандидатура устраивала большинство владельцев компании или единственного владельца.
Порядок отбора и выдвижения кандидата на должность директора может быть прописан в уставе организации. Если такой процедуры там нет, то все решается на усмотрение участников. Обычно рассматривают несколько кандидатур, анализируют их достоинства и недостатки, после чего принимается решение большинством голосов.
Само решение оформляется протоколом общего собрания участников. В нем указываются:
- дата и место проведения собрания;
- состав участников;
- повестка дня;
- ход обсуждения;
- формулировка решения о назначении конкретного лица на должность директора;
- итоги голосования;
- подписи участников.
Если новым директором назначают учредителя, достаточно его личного решения. А если он единственный участник, то вообще можно обойтись без отдельного протокола.
Пример протокола о назначении директора
Решили: назначить Иванова Ивана Ивановича на должность генерального директора ООО "Ромашка" сроком на 3 года. Итоги голосования: за - 2 голоса, против - 1 голос.
Подача сведений в реестры
Как только решение о новом директоре принято, об этом нужно уведомить налоговые органы. Для этого заполняют специальную форму Р14001 и подают ее в инспекцию ФНС по месту регистрации организации.
В форме указывают:
- реквизиты компании;
- паспортные данные нового руководителя;
- основание для назначения (номер и дата протокола);
- дата вступления в должность.
Такая форма подается в течение 3 дней после принятия решения о смене директора. На ее основании данные о новом руководителе вносятся в Единый госреестр юридических лиц.
Кроме налоговой, необходимо уведомить о смене руководства также Пенсионный фонд, Фонд социального страхования и другие госорганы. Это нужно для корректного начисления страховых взносов и оформления отчетности.
Оформление трудовых отношений
приказ на директора о вступлении в должность - это еще не все документы when приеме руководителя на работу. С ним также заключают трудовой договор от имени организации. Подписать его со стороны компании может председатель собрания учредителей, принявшего решение о назначении.
В трудовом договоре прописывают все существенные условия работы:
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- размер и порядок оплаты труда;
- режим рабочего времени и отпуска;
- условия увольнения.
На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу по форме Т-1. Это типовая форма, обязательная для заполнения. В ней указывают дату и должность, на которую принимают сотрудника.
Данные из приказа заносятся в трудовую книжку директора. Это должно быть сделано в течение недели после приема на работу. Трудовую оформляет специалист по кадрам организации.
Приказ о вступлении в должность
Помимо трудового договора, приказ о вступлении в должность ген директора - отдельный обязательный документ. В отличие от трудового, он оформляется в свободной форме на фирменном бланке компании.
Приказ может подписать председатель собрания учредителей или единственный участник, принявший решение о назначении. Но чаще его подписывает уже сам вновь назначенный директор.
Структура приказа:
- Наименование документа;
- Дата и место подписания;
- ФИО и должность лица, подписавшего приказ;
- Основание назначения (ссылка на протокол);
- Дата вступления в должность;
- Срок полномочий;
- Подпись.
Образец приказа о вступлении в должность директора
Приказ
10.03.2022 г. Москва На основании решения учредителей ООО "Ромашка" (протокол № 5 от 05.03.2022) приступаю к исполнению обязанностей Генерального директора ООО "Ромашка" с 10 марта 2022 г. сроком на 2 года. Генеральный директор И.И. Иванов.
При назначении директора нужно тщательно следить за оформлением этого приказа - избегать ошибок в датах, формулировках, ссылках на документы. Это важный кадровый документ, от которого многое зависит.
Возложение обязанностей главбуха
Если в штате организации нет главного бухгалтера, то обычно его обязанности возлагают на директора. Это можно сделать в том же приказе о вступлении в должность одним из пунктов.
Например:
Возложить на Иванова И.И. обязанности главного бухгалтера ООО "Ромашка" с 10 марта 2022 г.
Такая формулировка в приказе избавит от необходимости издавать отдельный документ. Совмещение должностей директора и главбуха допустимо, но сопряжено с дополнительными рисками при проверках.
Оформление прав директора
После того как оформлены все документы о назначении, новому директору необходимо получить полный доступ к управлению делами компании.
Во-первых, нужно изменить образец подписи на расчетном счете организации в банке. Для этого директор оформляет новую банковскую карточку, заверяет подпись у нотариуса и подает документ в банк.
Во-вторых, директору потребуется электронная подпись для подачи отчетности и взаимодействия с госорганами. Ее также необходимо будет получить и настроить.
В-третьих, учредитель должен выдать директору доверенность на представление интересов организации, указав все необходимые полномочия.
Ну и наконец, следует аннулировать старые доверенности, выданные предыдущему руководителю, чтобы избежать злоупотреблений с его стороны.
Взаимодействие с контрагентами
Смена руководства - серьезный повод для пересмотра отношений с контрагентами.
Во-первых, всех партнеров нужно уведомить о смене директора. Лучше сделать это официальным письмом от имени компании.
Во-вторых, важно представить нового директора ключевым клиентам и поставщикам, чтобы наладить с ними контакт.
В-третьих, некоторые контрагенты могут потребовать внести изменения в договоры, например, добавить новые реквизиты.
И наконец, есть риск, что недобросовестные партнеры захотят расторгнуть выгодные для вас договоры. Чтобы этого не допустить, нужно тщательно проработать эти вопросы.
Организационные изменения
С приходом нового директора неизбежно происходят организационные изменения в компании.
Во-первых, требуется ввести директора в курс всех дел, передать документацию и отчетность.
Во-вторых, возможна реорганизация структуры управления и бизнес-процессов под новую стратегию.
В-третьих, нужно настроить команду топ-менеджеров на сотрудничество с новым руководителем, перераспределив зоны ответственности.
В-четвертых, важно не допустить падения мотивации рядовых сотрудников в период адаптации. Для этого нужна хорошо продуманная HR-стратегия.
Подготовка отчетности
Одна из первоочередных задач нового директора - подготовка и сдача отчетности организации за отчетные периоды, когда он уже занимал эту должность.
Для этого потребуется:
- Получить от предыдущего руководства всю бухгалтерскую и налоговую документацию.
- Разобраться в финансовых потоках и операциях компании;
- Проверить правильность расчетов.
- Подготовить и подписать все отчетные формы.
- Подать документы в контролирующие органы.
От качества и своевременности отчетности за период своего руководства будет зависеть репутация нового директора.