Протоколы собраний играют важную роль в документировании важных вопросов и принятых решений. Хорошо составленный протокол позволяет избежать недоразумений и служит доказательством проведенной работы. Давайте разберемся, как правильно оформить протокол собрания.
1. Что такое протокол собрания и зачем он нужен
Протокол собрания - это официальный документ, в котором фиксируется информация о дате, месте, участниках собрания, повестке дня, основных вопросах, выступлениях и принятых решениях.
Основные цели протокола:
- Зафиксировать итоги обсуждения вопросов
- Задокументировать принятые решения
- Определить ответственных и сроки исполнения решений
Протокол пишется в ходе любого официального собрания - собрания акционеров, заседания совета директоров, собрания трудового коллектива. Это необходимо для учета работы организации.
2. Требования к оформлению протокола собрания
Существуют общие правила оформления протокола собрания:
- Текст печатается шрифтом Times New Roman, кегль 12-14
- Межстрочный интервал - 1,5
- Поля документа: левое - 3 см, правое - 1 см, верхнее и нижнее - 2 см
- Выравнивание текста по ширине
- Нумерация страниц в нижнем колонтитуле посередине
Структура протокола:
- Титульный лист
- Основная часть
- Подписи председателя и секретаря собрания
На титульном листе указывается полное наименование организации, вид протокола, дата и место проведения собрания. Текст протокола излагается от 3-го лица множественного числа.
3. Порядок ведения протокола собрания
Процесс подготовки протокола включает следующие этапы:
- Подготовка к ведению протокола - сбор информации, повестки дня, списка участников
- Непосредственное ведение записей во время собрания
- Обработка записей, составление чистового варианта протокола
- Согласование и утверждение протокола
- Рассылка протокола участникам собрания
Во время собрания протоколист фиксирует основные тезисы выступлений и формулировки принятых решений. После обработки записей составляется чистовой вариант.
4. Виды протоколов собраний
Различают следующие распространенные виды протоколов:
- Протокол общего собрания акционеров
- Протокол заседания совета директоров
- Протокол общего собрания трудового коллектива
- Протокол заседания комиссии
- Протокол собрания собственников помещений
Вид протокола зависит от типа проводимого собрания.
5. Особенности оформления отдельных видов протоколов
Каждый вид протокола имеет свою специфику:
- В протоколе собрания акционеров указывается количество голосующих акций и кворум
- Протокол заседания совета директоров содержит вопросы стратегического управления компанией
- Протокол общего собрания трудового коллектива касается текущих вопросов деятельности организации
- Протокол заседания комиссии отражает рассмотрение узконаправленных вопросов
- Протокол собрания собственников оформляет решения по использованию общего имущества
6. Обязательные реквизиты протокола собрания
Любой протокол должен содержать следующие реквизиты:
- Наименование документа
- Дата и регистрационный номер
- Место проведения
- Список присутствующих
- Повестка дня
- Содержание докладов и выступлений
- Принятые решения по каждому вопросу
Дополнительно могут указываться:
- Общее количество голосов участников
- Результаты голосования
- Особые мнения участников
Реквизиты располагаются в соответствии со структурой протокола.
7. Типичные ошибки при составлении протокола
Часто встречающиеся ошибки:
- Неправильное указание реквизитов организации
- Отсутствие регистрационного номера
- Неполные списки участников и приглашенных лиц
- Ошибки в повестке дня
- Неточная или неполная формулировка решений
Такие ошибки могут привести к отмене принятых решений, поэтому протокол нужно составлять максимально внимательно. Рекомендуется использовать типовые формы и шаблоны протоколов.
8. Примеры правильно оформленных протоколов
Рассмотрим примеры разных видов протоколов.
Протокол общего собрания акционеров
ПРОТОКОЛ No 1
общего собрания акционеров ОАО "Ромашка" г. Москва, ул. Луговая, д.5 25 января 2023 г.
Список акционеров...
Повестка дня:
- Утверждение годового отчета Общества
- Распределение прибыли и убытков Общества по результатам 2022 г.
По вопросу 1 принято решение: Утвердить годовой отчет Общества за 2022 год.
Голосовали: за - 120 голосов, против - 20 голосов, воздержались - 5 голосов.
По вопросу 2 принято решение: Утвердить распределение прибыли согласно рекомендациям Совета директоров.
Председатель собрания: [подпись] Иванов И.И. Секретарь собрания: [подпись] Петров П.П.
Протокол заседания совета директоров
ПРОТОКОЛ No 3 заседания Совета директоров ОАО "Строймастер" г. Санкт-Петербург, пр. Стачек, д. 47 20 ноября 2022 г.
Присутствовали: Иванов, Петров, Сидоров...
Повестка дня:
- Об утверждении бюджета Общества на 2023 г.
- О созыве внеочередного Общего собрания акционеров
По вопросу 1 Совет директоров решил: Утвердить бюджет ОАО "Строймастер" на 2023 год согласно представленному проекту.
Решение принято единогласно.
По вопросу 2 Совет директоров решил: Созвать внеочередное Общее собрание акционеров 15 декабря 2022 года...
Председатель Совета директоров: [подпись] Сидоров С.С. Секретарь: [подпись] Никитина А.П.
9. Шаблоны протоколов собраний
Использование типовых шаблонов позволяет сэкономить время и избежать ошибок при составлении протокола:
- Применяется отработанная структура документа
- Прописаны все необходимые реквизиты
- Достаточно заполнить шаблон конкретными данными
Шаблоны могут быть как универсальными, так и предназначенными для определенного вида протокола. Их текст легко адаптировать под конкретное собрание.
10. Протоколы собраний в электронном виде
В настоящее время протоколы можно оформлять и хранить не только на бумажных, но и на электронных носителях. Электронные протоколы обладают юридической силой наравне с бумажными.
Для ведения электронных протоколов удобно использовать:
- Текстовые редакторы (Microsoft Word, Google Документы)
- Специальные онлайн-сервисы для протоколирования собраний
- Программы для управления документооборотом организации
При выборе электронного формата следует учитывать возможность долговременного хранения документа, а также удобство работы с ним.
11. Ошибки при составлении протоколов и способы их предотвращения
Несмотря на кажущуюся простоту, оформление протокола требует внимательности и аккуратности. Рассмотрим типичные ошибки и как их избежать.
- Неточное указание реквизитов - перед составлением протокола следует проверить актуальные данные организации
- Неполные списки - заблаговременно собрать информацию об участниках мероприятия
- Ошибки в повестке дня - тщательно проверить окончательный вариант перед началом собрания
- Неверные формулировки решений - в ходе обсуждения уточнять и согласовывать формулировки
- Опечатки и ошибки форматирования - тщательно вычитывать окончательный вариант перед утверждением
Полезные рекомендации:
- Использовать проверенные шаблоны протоколов
- Проверять каждый раздел перед переходом к следующему
- Согласовывать протокол с председателем и секретарем собрания
- Применять средства автоматической проверки орфографии и форматирования
- Регулярно обновлять типовые шаблоны и формы
12. Правила хранения протоколов
После оформления и подписания протоколы должны храниться в соответствии со следующими правилами:
- Срок хранения протоколов общих собраний - постоянно
- Протоколы заседаний коллегиальных органов - не менее 5 лет
- Хранение на бумажном носителе или в электронном виде
- Условия, обеспечивающие долговременную сохранность документа
- Возможность оперативного доступа к протоколам
- Регулярное резервное копирование электронных версий
Ответственность за правильное хранение протоколов несет руководитель организации.
13. Выдача выписок из протоколов по запросу
Лица, участвовавшие в собрании, и иные заинтересованные лица имеют право обратиться с запросом о предоставлении выписки из протокола.
Выписка может содержать:
- Решение по одному или нескольким вопросам
- Часть протокола, касающуюся запрашиваемых сведений
- Полную копию протокола
Выписка заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации, ее необходимо предоставить в течение 5 рабочих дней с момента запроса.
14. Протоколы совещаний
Протоколы также могут составляться по итогам неформальных совещаний. Главное отличие – отсутствие строгих требований к реквизитам и оформлению.
Такие протоколы полезны для:
- Фиксации договоренностей рабочих встреч
- Планирования текущей деятельности
- Распределения задач между сотрудниками
Для совещаний допустимо использование упрощенной формы протокола.