Премирование сотрудников - важный инструмент мотивации персонала. Но для того, чтобы премия стала расходом, уменьшающим налог на прибыль, нужно правильно оформить документы. Одним из таких документов является служебная записка на премию. Давайте разберемся, как ее правильно составить.
1. Что такое служебная записка на премию
Служебная записка на премию - это документ, который готовится для того, чтобы представить работника к премированию. В служебной записке указывается, кого предлагается премировать, за какой период, в каком размере и по каким основаниям.
Служебная записка на премию сотрудника составляется его непосредственным руководителем. Например, начальником отдела в отношении своих подчиненных. Записка адресуется вышестоящему руководителю - директору или генеральному директору организации.
Цель служебной записки - обосновать необходимость и правомочность премирования конкретного работника. На основании служебной записки руководитель компании издает приказ о премировании.
2. Требования к содержанию служебной записки на премию
Чтобы служебная записка выполнила свое предназначение, в ней должна содержаться вся необходимая информация:
- ФИО, должность премируемого работника;
- Период, за который выплачивается премия (месяц, квартал, год);
- Основание для премирования - выполненные задачи, достигнутые цели, проявленные качества;
- Предлагаемый размер премии;
- Подпись и дата составления служебной записки.
Размер премии должен быть обоснован. Например, можно сослаться на положение об оплате труда, процент от оклада или конкретные показатели работы сотрудника.
3. Пример служебной записки на премию сотрудника
Рассмотрим пример оформления служебной записки на премирование работника.
Генеральному директору
ООО "Ромашка" Иванову И.И.Служебная записка
О премировании сотрудника отдела продаж Петровой М.В.
За период с 1 января по 31 марта 2023 года менеджер по продажам Петрова М.В. перевыполнила план по объему продаж на 127%. По итогам квартала ею заключено 15 новых договоров.
Учитывая высокие результаты работы Петровой М.В., прошу премировать ее в размере 15% от квартального оклада.
Начальник отдела продаж Сидоров А.П. 01.04.2023
Как видно из примера, служебная записка содержит все необходимые реквизиты: адресата, наименование документа, информацию о премируемом работнике, период, основание для премирования, предлагаемый размер премии, подпись и дату.
4. Порядок согласования и утверждения служебной записки на премию
После того, как служебная записка составлена, она должна быть согласована и утверждена.
Согласование может проводиться с руководителями заинтересованных подразделений - юридической службы, бухгалтерии, отдела кадров. Они проверяют служебную записку на соответствие требованиям законодательства и внутренних документов организации.
После согласования служебная записка поступает на утверждение руководителю организации. Он принимает окончательное решение о премировании сотрудника.
Если служебная записка утверждена, издается приказ о премировании конкретного работника. Приказ вместе со служебной запиской передается в бухгалтерию для начисления премии.
5. Служебная записка на лишение премии
Служебная записка может содержать не только предложение о премировании, но и о снижении размера премии или полном лишении ее.
Это возможно в случаях:
- Неисполнения или ненадлежащего исполнения работником трудовых обязанностей;
- Нарушения сроков выполнения заданий, планов;
- Нарушения трудовой дисциплины.
В служебной записке в таких случаях необходимо подробно обосновать причины снижения или лишения премии.
Начальнику отдела кадров ООО "Стройматериалы" Ивановой П.С.
Служебная записка
О снижении размера премии инженера Смирнова А.Е.
В связи с нарушением инженером Смирновым А.Е. сроков разработки проектной документации по объекту "Бизнес-центр", что привело к задержке начала строительных работ, предлагаю снизить размер премии за 2 квартал 2023 года на 30%.
Начальник отдела проектирования Петров И.С. 15.07.2023
Таким образом, служебная записка позволяет обосновать не только выплату, но и снижение размера премии работнику.
6. Хранение служебных записок на премию
Служебные записки на премию относятся к документам первичного бухгалтерского учета. Согласно законодательству, срок их хранения составляет 5 лет.
Ответственность за хранение служебных записок обычно возлагается на бухгалтерию организации. Записки могут храниться как на бумажных носителях, так и в электронном виде после сканирования.
7. Особенности служебных записок для бюджетных организаций
Для бюджетных организаций вместо премий предусмотрены стимулирующие выплаты. Они также оформляются служебными записками.
Особенности служебных записок на стимулирующие выплаты:
- Указываются установленные показатели эффективности работы;
- Размер выплат не может превышать определенный процент от оклада;
- Срок действия стимулирующих выплат ограничен (месяц, квартал).
8. Налоговые последствия для премий
Премии, оформленные служебными записками, имеют налоговые последствия:
- Для организации - включаются в расходы, уменьшая налог на прибыль;
- Для работника - облагаются НДФЛ по ставке 13%;
- С премий уплачиваются страховые взносы в размере 30%.
9. Автоматизация процесса подготовки служебных записок
Процесс подготовки и согласования служебных записок может быть автоматизирован с помощью систем электронного документооборота.
Это позволяет:
- Создавать записки по шаблону;
- Интегрировать с 1С, SAP и другими системами;
- Контролировать сроки согласования;
- Хранить в электронном архиве.
10. Как избежать ошибок при составлении служебных записок на премию
Чтобы избежать ошибок при составлении служебных записок на премию, рекомендуется:
- Проверить полноту реквизитов записки;
- Обосновать размер премии расчетами;
- Согласовать с заинтересованными подразделениями;
- Проверить соответствие положению об оплате труда;
- Перед подписью провести финальную проверку.
При соблюдении всех требований к содержанию и оформлению служебная записка будет корректно подготовлена.
11. Типичные ошибки при составлении служебных записок на премию
Несмотря на кажущуюся простоту, при составлении служебных записок на премию допускается ряд типичных ошибок:
- Не указан период, за который выплачивается премия;
- Не конкретизированы основания для премирования;
- Неправильно рассчитан или не обоснован размер премии;
- Отсутствует подпись руководителя и дата;
- Записка не согласована с заинтересованными подразделениями.
12. Как избежать ошибок в служебных записках на премию
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:
- Использовать утвержденные шаблоны служебных записок;
- Проверять заполнение всех реквизитов;
- Детально описывать основания для премии;
- Прилагать расчеты размера премии;
- Не забывать о согласовании со службами.
13. Контроль правильности служебных записок
Контроль содержания служебных записок целесообразно возложить на специалистов:
- Юрист проверяет на соответствие трудовому законодательству;
- Бухгалтер - на соответствие налоговому законодательству;
- Экономист - правильность расчетов;
- Специалист по кадрам - соблюдение корпоративных норм.
14. Профилактика ошибок в служебных записках
Для профилактики ошибок рекомендуется:
- Проводить обучение составлению служебных записок;
- Разработать шаблоны служебных записок под разные случаи;
- Организовать внутренний аудит служебных записок.
Системный подход позволит минимизировать риск ошибок в служебных записках на премирование.
15. Актуализация внутренних документов по премированию
Во избежание ошибок следует регулярно актуализировать внутренние документы:
- Положение о премировании;
- Регламент составления служебных записок;
- Формы и шаблоны служебных записок.
Это позволит учесть изменения в законодательстве и корпоративных нормах.
16. Внутренний контроль за процессом премирования
Для минимизации ошибок целесообразно организовать внутренний контроль за процессом премирования:
- Проверка своевременности составления служебных записок;
- Мониторинг исполнительской дисциплины по премиям;
- Анализ обоснованности премий;
- Контроль расходования средств на премирование.
17. Регламент взаимодействия подразделений при премировании
Эффективность процесса премирования повышается при наличии регламента взаимодействия подразделений:
- Подразделения формируют предложения по премированию;
- Служба персонала проверяет служебные записки;
- Юристы и бухгалтеры согласовывают;
- Руководство утверждает премии;
- Бухгалтерия начисляет.
18. Критерии оценки обоснованности премий
Критериями оценки премий могут быть:
- Соответствие утвержденным показателям премирования;
- Достижение целевых ориентиров деятельности;
- Соблюдение установленных норм и лимитов.
19. Мотивационная роль премий
Премии должны выполнять мотивационную функцию. Для этого важно:
- Связывать премии с результатами труда;
- Обеспечивать прозрачность условий премирования;
- Соблюдать справедливость при распределении премий.
20. Нематериальная мотивация персонала
Для повышения мотивации персонала целесообразно применять не только материальное стимулирование, но и нематериальные способы:
- Похвала и признание заслуг;
- Предоставление карьерных возможностей;
- Организация корпоративных мероприятий;
- Гибкий график и удаленная работа.
