Служебный документ - это официальный документ. Виды, особенности, требования

Служебные документы играют важную роль в деятельности любой организации. Они регламентируют многие рабочие процессы, закрепляют распоряжения руководства, фиксируют различные факты и события. Без грамотного документооборота трудно представить эффективную работу предприятия или учреждения. Давайте разберемся, что представляют собой служебные документы, каковы основные требования к их оформлению, какие существуют виды.

Понятие и назначение служебного документа

Служебным документом называют официальный документ, который используется в текущей деятельности организации для решения определенных задач.

К таким задачам, в частности, относятся:

документальное оформление управленческих решений;
регламентация организационных, технологических, финансовых и иных процессов;
фиксация фактов, событий, явлений;
обеспечение взаимодействия между структурными подразделениями;
подтверждение полномочий и прав;
и т.д.

То есть служебный документ выполняет важные функции в жизни организации и обладает юридической силой.

Требования к оформлению служебных документов

К служебным документам предъявляется ряд общих требований:

соответствие государственным стандартам в сфере делопроизводства;
соблюдение установленных правил оформления реквизитов;
наличие обязательных реквизитов в зависимости от вида документа;
грамотное составление текста, соответствие нормам русского языка;
лаконичность, четкость формулировок;
логичность и последовательность изложения;
наличие печати, подписей, виз;
соответствие количества экземпляров документа установленным правилам.

Рассмотрим некоторые требования более подробно.

Составление текста служебного документа

Текст любого официального документа должен:

быть максимально конкретным и лаконичным;
не содержать различных толкований и допущений;
излагаться в форме, исключающей возможность неоднозначного толкования.

По содержанию в тексте выделяют следующие основные элементы:

констатация факта (описывается факт или событие);
указание на обстоятельства, предшествовавшие данному факту;
ссылка на документы, должностных лиц или органы, послужившие основанием для составления данного документа;
волеизъявление (решение, требование, предложение, просьба и т.п.);
указания по исполнению.

Виды служебных документов

Среди всего многообразия служебных бумаг можно выделить несколько основных групп:

Организационно-распорядительные документы;
Информационно-справочные документы;
Документы по личному составу.

Рассмотрим подробнее каждую группу.

1. Организационно-распорядительные документы

К данной группе относятся документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления.

Основными видами организационно-распорядительных документов являются:

приказы и распоряжения;
решения собраний, совещаний, конференций;
протоколы;
акты;
правила;
инструкции;
положения и др.

Эти документы издаются от имени руководителя организации или коллегиального органа управления для решения оперативных задач в работе.

Распорядительными документами оформляются такие управленческие решения, как:

создание, реорганизация или ликвидация организаций и их структурных подразделений;
назначение на должность и освобождение от должности работников;
утверждение инструкций, правил, положений;
командирование сотрудников;
предоставление отпуска;
поощрение или наложение взысканий;
и др.

Приказы и распоряжения	основной вид распорядительных документов, издается руководителем организации для решения оперативных и стратегических задач
Протокол	фиксирует ход обсуждения вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях
Положение	документ, устанавливающий правовой статус организации или ее подразделения, права, обязанности, порядок образования, реорганизации, ликвидации, основные правила организации деятельности

То есть данная группа документов играет важнейшую роль в регламентации деятельности организации, отражает процесс принятия и реализации управленческих решений.

2. Информационно-справочные документы

К информационно-справочным относятся документы, содержащие информацию о состоянии дел на определенную дату, а также сведения аналитического, статистического, отчетного характера.

К основным информационно-справочным документам относятся:

справки;
докладные и объяснительные записки;
отчеты;
обзоры;
сводки;
специальные донесения;
телеграммы и др.

Эти документы служебного пользования информируют руководство о текущем состоянии дел, результатах работы организации или ее подразделений за определенный период.

Особенности информационно-справочных документов

Информационно-справочные документы обладают следующими характерными особенностями:

фиксация и передача информации в целях информирования;
отражение уже известных фактов, событий;
отсутствие распорядительных указаний;
строгие требования к достоверности информации;
возможность многократного тиражирования.

Стиль изложения также имеет официально-деловой характер, как и у других служебных документов, но может включать элементы научно-популярного стиля.

3. Документы по личному составу

Документы по личному составу включают кадровые и распорядительные документы.

Кадровые документы содержат информацию о трудовой деятельности и личных качествах сотрудников. К ним относятся:

резюме;
анкеты;
характеристики;
рекомендации;
заявления и др.

Распорядительными документами оформляют следующие кадровые решения:

прием на работу;
перевод;
предоставление отпусков;
поощрение работников;

То есть через кадровые документы реализуется кадровая политика организации.

Договорно-правовые документы

Служебный документ это также документ, фиксирующий соглашения между организациями и гражданами. К таким относятся различные виды договоров и соглашений.

Например:

договор поставки;
договор о сотрудничестве;
коллективный договор;
трудовой договор с сотрудником;
договор аренды помещения;
лицензионное соглашение на ПО;
договор на рекламные услуги;
иная договорно-правовая документация.

Особенности договорно-правовых документов

Основными особенностями это являются:

юридическая сила, возникновение прав и обязательств сторон;
четкая регламентация прав и ответственности сторон;
наличие реквизитов и подписей сторон;
определение срока действия;
возможность досрочного расторжения.

Подготовка договорно-правовых документов

Подготовка договорно-правовой документации включает следующие этапы:

Разработка проекта с учетом предмета и целей соглашения;
Согласование с юристом организации;
Обсуждение и согласование с контрагентом;
Подписание договора;
Регистрация и учет в системе делопроизводства.

Финансово-бухгалтерские документы

Финансово-бухгалтерские документы предназначены для оформления финансово-хозяйственных операций и ведения бухгалтерского учета в организации.

К финансовым документам относятся:

платежные поручения;
приходные ордера;
авансовые отчеты;
счета-фактуры;
накладные;
акты о приемке товаров и услуг;

Они оформляются по унифицированным формам, утвержденным законодательством.

Особенности финансовых документов

Основными особенностями финансовых документов являются:

строгая регламентация реквизитного состава;
оформление не менее чем в двух экземплярах;
наличие подписей и печатей;
хранение в течение сроков, установленных в нормативных актах.

Электронный документооборот

В настоящее время все большее распространение получают электронные документы и системы электронного документооборота.

К преимуществам электронных служебных документов можно отнести:

высокая скорость создания и обмена документами;
удобный поиск и сортировка;
компактное хранение больших объемов информации;
возможность коллективной работы;
защита от несанкционированного доступа.

Юридическая значимость электронных документов

С внедрением электронного документооборота возник вопрос о юридической значимости электронных документов.

Согласно законодательству, электронному документу присваивается равная юридическая сила с бумажным при выполнении следующих условий:

подтверждена подлинность электронной подписи;
определены лица, подписавшие документ;
отсутствовали изменения, внесенные в документ после его подписания.

Электронная подпись

Электронная подпись предназначена для идентификации автора документа и проверки его целостности и используется для подписания электронных документов.

Различают простую и усиленную квалифицированную подписи. Последняя имеет равную юридическую силу с собственноручной.

Хранение электронных документов

Электронные документы должны храниться в специализированных хранилищах данных, обеспечивающих:

защиту от несанкционированного доступа;
резервное копирование;
восстановление данных;
миграцию на новые носители в будущем.

Уничтожение электронных документов

По истечении установленного срока хранения, электронные документы подлежат уничтожению способом, исключающим возможность их восстановления.

При этом составляются соответствующие акты об уничтожении документов.

Организация работы с документами

Для эффективной работы с документами в организации должен быть налажен документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Прием и первичная обработка документов

На этом этапе для входящих документов проводится:

Сортировка и группировка;
Проверка правильности доставки и целостности;
Регистрация;
Направление на рассмотрение руководству.

Рассмотрение и согласование документов

Документ поступает руководителю организации, который принимает решение о необходимости его рассмотрения тем или иным структурным подразделением или конкретным должностным лицом.