Справка 182н - важный документ для расчета больничных и других социальных пособий. Что такое справка 182н, как ее правильно заполнить и для чего она нужна - об этом в нашей статье. Узнайте все подробности и научитесь грамотно оформлять эту справку.
Что такое справка 182н: назначение и сфера применения
Справка 182н представляет собой унифицированную форму документа, в которой работодатель указывает данные о заработной плате и периодах временной нетрудоспособности работника.
Этот документ был введен приказом Минздравсоцразвития в 2013 году, и пришел на смену ранее использовавшейся форме 4н. В новой справке 182н появилась возможность указывать причины нетрудоспособности работника.
Основная сфера применения справки 182н - это расчет пособий по временной нетрудоспособности, отпускных, пособий по беременности и родам, ежемесячных страховых выплат. Данные о заработке работника по форме 182н необходимы для корректного расчета этих выплат.
Основанием для выдачи справки 182н является Трудовой кодекс РФ, который обязывает работодателя предоставлять ее увольняющемуся сотруднику или работнику по его запросу.
Кто и когда выдает справку 182н
Справка 182н выдается работодателем увольняющемуся работнику. Работодатель обязан предоставить эту справку в последний день работы увольняющегося сотрудника.
Если работник подает письменное заявление о выдаче справки 182н, работодатель должен предоставить ее в течение 3 рабочих дней после регистрации заявления.
Важно отметить, что работодатель обязан выдать эту справку даже бывшему сотруднику, уволившемуся из организации давно. Срок давности для выдачи 182н не установлен.
Составляет справку, как правило, бухгалтер или специалист отдела кадров организации-работодателя. Эти сотрудники имеют доступ к данным о заработной плате и отсутствии на рабочем месте увольняющегося работника.
Обязательным требованием является наличие на справке 182н подписей руководителя организации и главного бухгалтера, которые удостоверяют достоверность представленных данных.
Как правильно заполнить справку 182н
Рассмотрим пошагово, каким образом заполняется справка 182н.
- В начале указываются дата выдачи справки и ее номер по внутреннему делопроизводству организации-работодателя.
- Далее вносятся реквизиты организации:
- полное наименование юридический адрес ИНН, КПП, ОГРН номер в Фонде социального страхования фактический адрес и контактные телефоны
- После этого заполняются персональные данные работника:
- ФИО паспортные данные адрес регистрации номер СНИЛС
- В третьем разделе справки указываются суммы выплат работнику по месяцам за два последних года работы в организации. Суммы проставляются цифрами и прописью.
- В четвертом разделе перечисляются с указанием точных дат периоды временной нетрудоспособности работника, когда за ним сохранялся средний заработок.
- В конце справки ставятся подписи руководителя организации и главного бухгалтера, а также печать организации при ее наличии.
Как рассчитать суммы для справки 182н
Для заполнения справки 182н работодатель должен рассчитать средний дневной заработок работника за два предшествующих года. Для этого применяется следующая формула:
Средний дневной заработок = (Заработок за 2 года - необлагаемые выплаты) / 730
При подсчете учитываются:
- оклады
- премии
- надбавки
- больничные
- отпускные
Не учитываются:
- материальная помощь
- компенсации
- оплата услуг
Также существует лимит суммы выплат за год, который можно внести в справку 182н. При неполном календарном годе работы учитывается фактически отработанный период.
Например, расчет среднего заработка за 2 года:
- 2021 год - 420 000 рублей
- 2020 год - 380 000 рублей
- Итого: 800 000 рублей
- Средний дневной заработок = 800 000 / 730 = 1096 рублей
Образец заполнения справки 182н
Рассмотрим конкретный пример заполнения справки 182н на вымышленного работника Иванова Ивана Ивановича, работавшего в организации ООО "Ромашка".
| Дата выдачи | 12.11.2022 |
| Наименование организации | ООО "Ромашка" |
| Адрес организации | г. Москва, ул. Пушкина, д. 5 |
| ИНН | 1234568901 |
| КПП | 123456789 |
| ФИО работника | Иванов Иван Иванович |
| Адрес регистрации | г. Москва, ул. Ленина, д. 1, кв. 2 |
| Период работы | 01.01.2018 - 01.11.2022 |
| Сумма выплат за 2021 г. | 420 000 рублей |
| Сумма выплат за 2020 г. | 380 000 рублей |
| Период нетрудоспособности | 03.06.2021 - 10.06.2021 |
Далее следуют подписи директора и главного бухгалтера, а также печать организации.
Так заполняется стандартная справка 182н с указанием всех необходимых данных конкретного работника и работодателя.
Порядок получения и заверения справки 182н
Справка 182н выдается работодателем в оригинале. Однако по просьбе работника могут быть сделаны заверенные копии справки 182н в необходимом количестве.
Обязательным условием является наличие на документе подлинных подписей руководителя организации и главного бухгалтера. Без подписей справка 182н считается недействительной.
Если организация-работодатель ликвидирована, работник может получить справку 182н в территориальном органе Пенсионного фонда РФ. Также справку можно восстановить при помощи данных персонифицированного учета ФСС.
Что делать, если обнаружены ошибки в справке 182н
Если при оформлении справки 182н были допущены какие-либо ошибки, неточности или опечатки, работодатель обязан исправить их и выдать работнику новый исправленный экземпляр справки 182н.
Ошибки могут быть связаны с неверным указанием персональных данных работника, некорректным расчетом сумм выплат или периодов нетрудоспособности. Все это должно быть исправлено в новом бланке.
Также недействительна справка 182н, содержащая подчистки, помарки и исправления. В этом случае требуется полностью заменить документ.
Образец справки 182н с некорректными данными
Рассмотрим пример оформления справки 182н, в которой допущены типичные ошибки. В данном образце справки 182н можно увидеть следующие ошибки:
- Неверно указана дата выдачи документа - 05.05.2022, тогда как на самой справке указана другая дата - 15.11.2022.
- Допущена опечатка в адресе проживания работника.
- Некорректно рассчитана общая сумма заработка за 2021 год.
- Имеются следы подчистки чернилами в разделе о периодах нетрудоспособности.
Все эти недочеты делают данный бланк справки 182н недействительным, его необходимо полностью переоформить.
Как восстановить утерянную справку 182н
Если оригинал справки 182н был утерян, его можно восстановить, обратившись к работодателю с соответствующим заявлением. Работодатель обязан по заявлению работника выдать дубликат справки 182н взамен утерянной. При этом в верхнем правом углу документа делается пометка "дубликат".
Если обращение к работодателю невозможно, восстановить справку можно через Пенсионный фонд РФ или Фонд социального страхования по данным персонифицированного учета. Полученный дубликат справки 182н имеет юридическую силу оригинала при оформлении социальных выплат.
Справка 182н для расчета пособий ПФР
Справка 182н используется не только фондами социального страхования, но и Пенсионным фондом РФ для назначения пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячной денежной выплаты и других выплат.
Для их расчета ПФР запрашивает у работодателя сведения о заработке работника именно по форме 182н. Без предоставления этой справки перечисленные выплаты будут рассчитаны из минимальных сумм.
Поэтому справка 182н крайне важна для получения полагающихся выплат от Пенсионного фонда в полном размере.
Рекомендации по заполнению справки 182н
Чтобы избежать ошибок при заполнении справки 182н, рекомендуется придерживаться следующих советов:
- Тщательно проверять правильность всех персональных данных работника и реквизитов организации.
- Аккуратно вносить суммы выплат, сверяя их с первичными документами.
- Указывать точные даты периодов нетрудоспособности, как в образце справки 182н.
- Распечатывать справку на бланке или фирменном бланке организации.
- Избегать рукописных правок и подчисток.
При составлении справки 182н рекомендуется тщательно сверять все данные с первичной документацией: приказами, листками нетрудоспособности, расчетными листками. Это позволит минимизировать вероятность ошибок.
Особенности заполнения справки 182н в 2023 году
В 2023 году произойдут изменения в порядке заполнения и выдачи справки 182н. Она утратит статус обязательной для предоставления работодателем.
Однако форма 182н не отменяется и может выдаваться работодателем по запросу сотрудника. Для расчета пособий будут использоваться данные персонифицированного учета.
Поэтому в 2023 году образец заполнения справки 182н останется прежним. Изменится лишь порядок ее выдачи и применения для расчета выплат.
Форма 182н для военнослужащих и госслужащих
Справка 182н не выдается некоторым категориям работников, в частности, военнослужащим и государственным служащим.
Для них при оформлении пособий используется альтернативная форма - "Справка о сумме заработка, дохода, денежного довольствия". Она содержит аналогичные сведения о доходах.
Таким образом, у военных и госслужащих вместо общей формы 182н применяется специальная справка о доходах.
Электронная форма справки 182н
В настоящее время ведется постепенный переход на электронный документооборот справки 182н между работодателем, госорганами и фондами.
Электронная форма 182н позволяет ускорить обмен данными, избежать ошибок при ручном заполнении, а также сократить использование бумаги.
Однако пока на большинстве предприятий продолжают использоваться бумажные бланки при заполнении и выдаче этой справки.
Подача справки 182н в электронном виде
С 2022 года справку 182н можно подавать для назначения пособий не только в бумажном, но и в электронном виде через Единый портал государственных услуг.
Электронная форма 182н должна быть подписана усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя.
Подача справки в электронном виде упрощает процесс получения пособий для граждан и снижает нагрузку на работодателя.
