Ведение документооборота в организации - процесс трудоемкий и ответственный. От того, насколько правильно составлены и оформлены документы, зависит юридическая значимость большого количества операций компании. Одним из таких важных документов является должностная инструкция сотрудника. Давайте разберемся, какие существуют требования к срокам хранения должностных инструкций и какие особенности следует учитывать при работе с ними.
Что такое должностная инструкция и зачем она нужна
Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, в котором определены основные трудовые функции, обязанности, права и ответственность конкретного работника. Главная цель инструкции - закрепить требования к выполнению работы на конкретном рабочем месте. Должностные инструкции помогают как работодателю, так и самим сотрудникам:
- Работодатель может обосновать и распределить обязанности между работниками.
- Сотрудник четко понимает круг своих задач и границы полномочий.
- Инструкция позволяет объективно оценить эффективность деятельности персонала.
- Документ регулирует процесс адаптации новичков.
Различают типовые и индивидуальные должностные инструкции:
- Типовая инструкция содержит обобщенный перечень обязанностей для определенной должности.
- Индивидуальная инструкция закрепляет конкретные трудовые функции работника с учетом особенностей организации и его квалификации.
Правильное оформление и хранение инструкций важно для подтверждения законности распределения полномочий в компании. Рассмотрим далее, какие существуют требования законодательства по этому вопросу.
Требования трудового законодательства
Основные нормы, регулирующие хранение документов по личному составу, в том числе и должностных инструкций, содержатся в следующих актах:
- Трудовой кодекс РФ;
- ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ;
- Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 N 236.
В соответствии с этими документами, организация обязана обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение установленных сроков. Общий срок для большинства кадровых документов составляет 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения делопроизводством. Однако для должностных инструкций действуют особые нормы.
Специальные нормы для должностных инструкций
Для должностных инструкций действуют особые сроки хранения, закрепленные в Перечне типовых управленческих архивных документов:
- Индивидуальные инструкции хранятся 75 лет.
- Типовые инструкции хранятся 3 года после замены новыми.
Такие различия обусловлены тем, что индивидуальная инструкция относится к документам по личному составу конкретного работника, а типовая носит общий организационный характер.
Порядок замены устаревших инструкций
Типовая инструкция подлежит регулярному обновлению по мере изменения технологий, стандартов, норм. Устаревшая инструкция отменяется приказом или распоряжением работодателя, а на ее место вводится новая.
После замены старая типовая инструкция хранится в течение 3 лет, затем подлежит уничтожению. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом утверждения новой инструкции.
Особенности хранения в архиве
После истечения сроков хранения в отделе кадров должностные инструкции передаются в архив организации. При передаче оформляется опись дел, акт приема-передачи. Инструкции формируются в отдельные дела.
Существует несколько вариантов группировки инструкций в дела:
- По структурным подразделениям;
- В хронологическом порядке;
- По алфавиту фамилий сотрудников.
На практике чаще всего применяют хронологическую или алфавитную группировку, так как они обеспечивают удобный поиск документов.
Для соблюдения всех требований при работе с должностными инструкциями рекомендуется.
Контроль сроков хранения
Важно организовать контроль за соблюдением установленных сроков хранения инструкций. Для этого можно завести журнал учета должностных инструкций, в котором фиксировать:
- Наименование инструкции;
- ФИО и должность работника (для индивидуальных);
- Дату утверждения;
- Срок хранения;
- Дату уничтожения.
Рекомендуемое место хранения
Оригиналы действующих инструкций лучше всего хранить в отделе кадров в специально отведенном месте, например в личных делах сотрудников. Устаревшие инструкции передаются в архив.
Типичные нарушения
Часто организации допускают следующие нарушения при работе с должностными инструкциями:
- Не обновляют типовые инструкции своевременно;
- Хранят инструкции дольше положенного срока;
- Неправильно оформляют дела для архива.
Такие нарушения могут повлечь административные штрафы.
Профилактика нарушений
Чтобы избежать нарушений, рекомендуется:
- Разработать график актуализации типовых инструкций;
- Вести журнал учета инструкций;
- Проводить плановые проверки;
- Обучать ответственных сотрудников правилам работы с документами.
При соблюдении этих несложных рекомендаций можно избежать многих ошибок.
Варианты хранения инструкций в электронном виде
В последнее время многие организации переходят на электронный документооборот и хранение документов в цифровом формате. Возможно ли то же самое с должностными инструкциями?
Да, допускается хранение инструкций в электронном виде при соблюдении следующих условий:
- Наличие электронно-цифровой подписи на инструкции;
- Соблюдение установленных сроков и порядка хранения;
- Воспроизводимость и сохранность документа в течение всего срока.
Что делать при утрате инструкции
Если по каким-то причинам оригинал должностной инструкции был утерян, рекомендуется:
- Установить факт отсутствия документа;
- Составить акт об утере инструкции;
- Восстановить инструкцию по имеющейся копии или разработать заново.
При обнаружении утраты следует оперативно предпринять меры по восстановлению документа, чтобы избежать нарушения трудового законодательства.
Продление срока хранения
Можно ли продлить срок хранения должностной инструкции, если в этом возникла необходимость? Возможно при соблюдении следующих условий:
- Наличие важных, доказательных оснований;
- Оформление и согласование запроса на продление;
- Получение разрешения экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения.
Такое продление имеет исключительный характер и осуществляется в особом порядке.