Правильное определение структуры организации и численности персонала - ключевая задача ее руководства. Эти показатели напрямую влияют на эффективность бизнес-процессов и финансовые результаты. Однако на практике далеко не все компании уделяют этому должное внимание.
Понятие и сущность структуры и штатной численности организации
Структура организации - это состав и иерархия ее подразделений, а также распределение функций и полномочий между ними. Штатная численность - общее количество штатных единиц в организации, закрепленное в штатном расписании.
Эти показатели играют важную роль в управлении организацией:
- Определяют эффективность бизнес-процессов и взаимодействия подразделений
- Влияют на производительность труда и финансовые затраты
- Являются основой для планирования численности и фонда оплаты труда
Порядок установления структуры и штатной численности регулируется Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами.
Основные принципы формирования оптимальной структуры и численности персонала:
- Соответствие стратегическим целям и задачам организации
- Обеспечение эффективности бизнес-процессов
- Учет особенностей технологии и организации производства
- Оптимальное соотношение численности разных категорий работников
Необходимость разработки документа о структуре и штате
Структура и штатная численность образец должны быть оформлены документально при создании организации, а также при существенном изменении ее деятельности. Это позволяет:
- Четко распределить функции, полномочия и ответственность в организации
- Обосновать потребность в персонале различных категорий
- Выстроить эффективную систему управления и контроля
Небольшим организациям с узкоспециализированной деятельностью зачастую достаточно устного распределения обязанностей и неформальной координации. Однако по мере роста риски от отсутствия четкой структуры возрастают.
Основные риски:
- Снижение эффективности и дублирование функций из-за нечеткого разграничения полномочий
- Ухудшение контроля и принятия решений
- Невозможность обосновать потребность в персонале и фонде оплаты труда
Порядок разработки документа о структуре и штатной численности
Разработку документов о структуре и штате организации выполняет, как правило, директор по персоналу или генеральный директор. Для принятия обоснованного решения учитывается информация:
Разработку документов о структуре и штате организации выполняет, как правило, директор по персоналу или генеральный директор. Для принятия обоснованного решения учитывается информация:
- Стратегические цели и планы развития организации
- Характеристики и объемы производства продукции/услуг
- Особенности применяемых технологий
- Тенденции развития рынка и конкурентная среда
Этапы разработки документов
Типовой процесс разработки документов о структуре и штатной численности образец включает такие этапы:
- Анализ деятельности организации и определение потребности в персонале
- Распределение функций между структурными подразделениями
- Расчет штатной численности подразделений на основе нормативов
- Составление и согласование проекта документов со службами
- Утверждение документов приказом руководителя
Требования к содержанию и оформлению документов
Структура и штатная численность — образец может содержать:
- Текстовое описание структуры и функций подразделений
- Схему организационной структуры управления
- Перечень должностей с указанием количества штатных единиц
Документы оформляются на бланке организации, подписываются руководителем и заверяются печатью.
Утверждение документов
На основании разработанного описания структуры и предложений по штатному расписанию руководитель издает приказ, которым:
- Утверждает структуру и штатное расписание организации
- Закрепляет функции и полномочия подразделений
- Назначает руководителей подразделений
- Определяет порядок взаимодействия между подразделениями
Методики расчета штатной численности
Для определения оптимального количества штатных единиц могут использоваться разные подходы:
- Нормативный метод
- Расчет по объемам работ
- Метод укрупненных нормативов
- Расчет исходя из фонда оплаты труда
Конкретный метод выбирается с учетом специфики и масштаба деятельности организации.
Пример расчета штатной численности отдела продаж
Рассмотрим на примере методику расчета численности персонала отдела продаж исходя из планового объема структура и штатная численность предприятия.
Рассмотрим на примере методику расчета численности персонала отдела продаж исходя из планового объема продаж и других показателей.
Исходные данные
- Плановый объем продаж на год - 58 млн рублей
- Годовой фонд рабочего времени 1 сотрудника - 2004 часа
- Плановая среднемесячная выработка на 1 работника - 755 000 рублей
Расчет плановых показателей
Плановый коэффициент выполнения нормы:
Квн = Плановая выработка / Фактическая выработка за предыдущий период
Квн = 755 000 руб. / 644 373 руб. = 1,17
Плановая выработка в час:
4327 руб. = Плановая выработка в месяц / Плановый фонд рабочего времени × 6 мес.
4327 руб. = 755 000 / (2004 часа х 0,5 года)
Расчет численности персонала
Численность отдела продаж:
Численность = Плановый объем продаж / (Плановый фонд рабочего времени х Выработка на 1 сотрудника в час х Квн)
Численность = 58 000 000 / (1 047 часов х 4 327 руб./час х 1,17) = 10,94 человек
Анализ результатов
Так как получилось 10,94 человека, округляем до 11 штатных единиц. Фактически в отделе работает 12 человек. Следовательно, по расчетам, есть возможность сократить штат отдела продаж на 1 человека.