Толеранс поставки - что это: важные нюансы для предпринимателей

Толеранс поставки - важный аспект взаимоотношений между поставщиком и заказчиком. Хотя этот термин кажется простым, за ним скрываются множество тонкостей, знание которых поможет избежать недопонимания и споров. В этой статье мы подробно разберем, что такое толеранс поставки, как правильно прописывать его в договоре и учитывать при приемке товара. Это поможет оптимизировать логистические процессы и выстроить гармоничные отношения с контрагентами.

1. Понятие толеранса поставки и его роль в коммерческой деятельности

Толеранс поставки - это допустимое отклонение фактически поставленного количества товара от заявленного в договоре. Например, если в договоре указана поставка 100 тонн металлопроката, а фактически поставлено 98 тонн, то такая разница в 2% может считаться толерансом.

Толеранс бывает:

• по весу - для товаров, отгружаемых навалом или наливом;
• по размерам - для металлопроката, труб и других изделий со стандартными размерами;
• по объему - для сыпучих или жидких товаров;
• по количеству единиц товара в партии.

Толеранс используется по разным причинам. Например, при производстве металлопроката невозможно соблюсти 100% точность размеров, поэтому допускаются небольшие отклонения. При транспортировке насыпных или наливных грузов часть товара может быть потеряна. Для поставщика проще отгружать стандартные партии товара, чем точно рассчитывать нужное количество для каждого заказчика.

Толеранс удобен как для поставщика, так и для заказчика. Поставщик получает гибкость в отгрузке товаров. Заказчик может не переживать по поводу незначительного избытка или недостачи товара в разумных пределах.

Важно отличать толеранс от недопоставки или перепоставки. При толерансе количество товара отклоняется от заявленного в договоре в допустимых пределах. При недопоставке/перепоставке объем поставки выходит за согласованные лимиты толеранса.

2. Правовое регулирование толеранса поставки

Основным документом, регламентирующим толеранс, является ГОСТ 25346-89. В нем приводятся определения терминов по допускам и посадкам. Для разных видов продукции могут действовать отраслевые стандарты, устанавливающие нормы толеранса.

Например, стандарты на металлопрокат, такие как ГОСТ 7566, ГОСТ 19903, ГОСТ 19904 определяют предельные отклонения размеров, массы и других параметров. Для продовольственных товаров толерансы устанавливает ГОСТ 8.579.

Если стороны не оговорили толеранс в договоре поставки, то применяются нормы соответствующих стандартов. Лучше заранее прописать толеранс при составлении договора, чтобы избежать споров в будущем. Обычно толеранс указывается в процентах от заявленного количества товара.

Например: "Толеранс по количеству поставляемого товара составляет +/- 5% от заявленного в спецификации объема".

Если толеранс не прописан в договоре поставки, при возникновении споров по количеству товара придется обращаться к нормам законодательства, что затруднит урегулирование разногласий.

3. Учет толеранса при планировании поставок

При заключении договора, предусматривающего толеранс, важно правильно рассчитать необходимое количество товара. Например, если требуется 100 тонн металлопроката с толерансом +/- 5%, то следует заказать от 95 до 105 тонн, чтобы гарантированно получить нужный объем.

При толерансе по весу приходится учитывать возможное отклонение в обе стороны. А в случае толеранса по размерам чаще возникает недопоставка в пользу поставщика.

Толеранс влияет на расчет потребности в складских площадях, транспорте, таре. Например, при толерансе +10% понадобится больший объем склада или большее количество поддонов.

Чтобы минимизировать риски, связанные с толерансом, можно:

• закладывать запас по объему/весу при расчете потребности;
• договариваться о поэтапных поставках;
• заранее предупреждать поставщика о желаемом объеме поставки.

Например, контракт заключен на поставку 120 тонн металлопроката с толерансом +/- 5% в течение года. Для обеспечения потребности можно заказать:

Таким образом можно снизить риски недополучения нужного объема товара из-за толеранса.

4. Приемка товара с толерансом: основные моменты

При приемке товара в условиях согласованного толеранса нужно определить, укладывается ли фактически поставленное количество в допустимые пределы. Для этого фактическое количество сравнивают с верхним и нижним значениями толеранса.

Например, по договору должно быть поставлено 100 единиц товара с толерансом +/- 5%. Значит, допустимый диапазон - от 95 до 105 единиц. Если пришло 96 единиц, это попадает в толеранс. А если 110 единиц - нарушает верхнюю границу толеранса.

При толерансе по весу недопоставка или перепоставка определяется путем взвешивания и сравнения с допустимым диапазоном. При толерансе размеров проводят измерение фактических размеров каждой единицы товара.

Если поставка выходит за рамки толеранса, необходимо зафиксировать это в акте приемки и уведомить поставщика. Стороны должны согласовать дальнейшие действия по урегулированию ситуации.

В сопроводительных документах обязательно указывают фактическое количество поставленного товара и делают отметку о толерансе, например: "Толеранс +3%". Это позволяет избежать споров при приемке.

5. Влияние толеранса на расчеты по договору поставки

Наличие толеранса влияет на расчет цены договора и порядок оплаты. Цена рассчитывается от номинального количества, указанного в договоре, без учета возможных отклонений по толерансу.

При этом по факту поставки может быть оплачено большее или меньшее количество товара в пределах толеранса. Соответственно, корректируется сумма оплаты согласно цене и фактическому объему. Если была предоплата, то переплата или недоплата учитываются в дальнейших расчетах.

Например, цена за 1 тонну металла по договору составляет 30 000 руб. Заказано 100 тонн. Итого цена договора 100 * 30 000 = 3 000 000 руб. При поставке фактически отгружено 97 тонн. С учетом толеранса 5% эта недопоставка допустима. Тогда итоговая сумма к оплате составит 97 * 30 000 = 2 910 000 руб.

В бухучете товар, поступивший в пределах толеранса, отражается по фактической стоимости. В налоговом учете по НДС может применяться стоимость отгруженной продукции либо стоимость по договору в зависимости от системы налогообложения.

6. Меры по оптимизации толеранса поставок

Чтобы минимизировать негативное влияние толеранса, поставщик может:

• Повысить точность внутренних измерений при отгрузке;
• Внедрить автоматизированные системы учета товаров;
• Использовать более технологичное оборудование;
• Ужесточить контроль качества выпускаемой продукции.

Со своей стороны заказчик может заблаговременно уведомлять поставщика о желаемом объеме поставки, особенно при поставках в несколько этапов. Это позволит более точно скорректировать отгрузку под нужный объем.

Также полезно наладить обмен данными между учетными системами поставщика и заказчика, чтобы оперативно отслеживать отклонения при отгрузке. Автоматизация контроля толеранса поставок снизит вероятность спорных ситуаций.

7. Риски использования толеранса в поставках

Несмотря на определенные выгоды, применение толеранса несет и некоторые риски, о которых стоит помнить:

• Недопоставка сверх согласованного толеранса может нарушить производственные процессы заказчика;
• Перепоставка товара приводит к неэффективному расходованию складских ресурсов, росту расходов на логистику;
• Частые и значительные отклонения поставок указывают на недобросовестность поставщика;
• Толеранс затрудняет точный учет товарно-материальных ценностей.

Таким образом, применение толеранса требует взвешенного подхода, учета всех за и против для каждой конкретной ситуации.