Требование-накладная: для чего нужна, правила оформления

Требование-накладная является важнейшим документом, отражающим движение материальных ценностей внутри организации. Правильное оформление этого документа позволяет избежать ошибок и недоразумений при учете ТМЦ.

Назначение и роль требования-накладной в учете организации

Основным назначением требования-накладной является оформление внутреннего перемещения материально-производственных запасов между подразделениями или материально-ответственными лицами предприятия.

К основным случаям применения требования-накладной относят:

Передачу материалов со склада в производство
Возврат неиспользованных материалов со склада
Сдачу отходов производства или брака на склад

Требование-накладная играет важную роль в учете движения товарно-материальных ценностей, поскольку на основании данных этого документа отражается:

Списание МПЗ у сдатчика
Оприходование МПЗ у получателя
Движение ТМЦ по складам и подразделениям в учетных регистрах

Нормативное регулирование требования-накладной

Основными нормативными актами, регулирующими применение требований-накладных, являются:

Постановление Госкомстата от 30.10.1997 No 71а - утверждение формы М-11
Приказ Минфина от 29.07.1998 No 34н - альбом унифицированных форм

С 2013 года применение унифицированной формы М-11 перестало быть обязательным. Организации могут разрабатывать собственные формы требований-накладных или использовать типовую форму М-11 по своему усмотрению.

Виды и формы требований-накладных

Требование-накладная по унифицированной форме М-11 является типовой межотраслевой формой, разработанной для использования на предприятиях различных отраслей.

Однако организации могут разрабатывать и применять собственные формы требований-накладных, закрепив это в учетной политике.

Порядок оформления требования-накладной

Требование-накладную оформляет материально-ответственное лицо, передающее материальные ценности.

Документ составляется в двух экземплярах: один - для сдатчика, второй - для получателя.

Требование-накладная должна оформляться непосредственно в момент отпуска или получения ТМЦ, а если это невозможно - сразу после фактического перемещения ценностей.

Обязательные реквизиты требования-накладной

Согласно нормативным актам, обязательными реквизитами требования-накладной являются:

Наименование документа и дата его составления
Наименование организации, от имени которой составлен документ
Содержание хозяйственной операции
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
Наименования должностей и подписи ответственных лиц

Требование-накладная также может содержать другие реквизиты, которые организация считает необходимым включить.

Правила заполнения требования-накладной

При заполнении требования-накладной следует:

Указать реквизиты организации
Заполнить таблицу с перечнем передаваемых ТМЦ
Указать ответственных лиц со стороны сдатчика и получателя
Поставить подписи материально-ответственных лиц

Особое внимание следует уделить правильности заполнения количества, наименований и кодов передаваемых материальных ценностей.

Типичными ошибками являются неверно указанное количество, отсутствие подписей. Такие ошибки исправляются путем зачеркивания и внесения правильных данных.

Движение требования-накладной в организации

После заполнения требование-накладная передается:

Сдатчику - для списания ТМЦ
Получателю - для оприходования ТМЦ
В бухгалтерию - для отражения в учете

На основании требования-накладной в бухгалтерском и складском учете отражается движение материальных ценностей между подразделениями или материально-ответственными лицами организации.

Исправление ошибок в требовании-накладной

Если в требовании-накладной обнаружена ошибка, ее можно исправить следующими способами:

Аккуратно зачеркнуть неверные сведения одной чертой;
Рядом указать правильные данные;
Поставить подписи лиц, внесших исправления.

Ошибки в требовании-накладной, которые не мешают идентифицировать хозяйственную операцию, не могут служить основанием для налоговых доначислений. Срок хранения требования-накладной составляет не менее 5 лет.

По истечении срока хранения требования-накладные подлежат списанию на основании акта о выделении документов к уничтожению.

Особенности электронного документооборота требований-накладных

При ведении электронного документооборота требование-накладная может составляться и подписываться в электронном виде с использованием электронной подписи.

Электронные требования-накладные хранятся в соответствии с правилами хранения электронных документов.

Автоматизация работы с требованиями-накладными

Для автоматизации работы с требованиями-накладными могут использоваться специальные программы, интегрированные с бухгалтерскими системами.

Это позволяет формировать, обрабатывать и хранить документы в электронном виде, избегая ручного ввода данных.

Ответственность за нарушения при работе с требованиями-накладными

За нарушения при работе с требованиями-накладными предусмотрена дисциплинарная и административная ответственность.

Грубые нарушения могут привести к налоговым доначислениям и штрафам, а также уголовной ответственности.

Требования накладные чего нужна, для чего применяются Требования-накладные?

Требования-накладные нужны для учета движения материальных ценностей внутри организации между подразделениями, складами и материально-ответственными лицами.

Требования-накладные позволяют:

Оформить отпуск ТМЦ со склада в производство;
Оформить возврат неиспользованных материалов обратно на склад;
Оформить сдачу отходов, брака на склад;
Передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому.

Таким образом, требования-накладные чего нужна - для надлежащего оформления и учета движения материальных ценностей внутри организации в соответствии с законодательством.

Автоматизация учета требований-накладных

Для автоматизации учета требований-накладных можно использовать специализированное программное обеспечение, например:

1С
Galaktika ERP
Directum
SAP ERP

Такие системы позволяют вести электронный документооборот, формировать и обрабатывать требования-накладные, интегрировать данные с другими учетными системами организации.

Обучение персонала работе с требованиями-накладными

Для предотвращения ошибок при работе с требованиями-накладными следует проводить обучение ответственных сотрудников, в рамках которого рассмотреть:

Нормативные требования к оформлению документа;
Порядок заполнения реквизитов;
Возможные типичные ошибки и способы их предотвращения.

Регулярное обучение позволит минимизировать риски нарушений и оптимизировать работу с документом.

Контроль правильности заполнения требований-накладных

Для снижения риска ошибок рекомендуется организовать контроль правильности заполнения требований-накладных, в рамках которого проверять:

Наличие обязательных реквизитов;
Корректность указанных данных;
Наличие подписей ответственных лиц.

Такой контроль позволит своевременно выявлять и устранять ошибки в оформлении документов.

Требования накладные чего нужна для отражения движения ТМЦ внутри организации.

Требования-накладные применяются для надлежащего оформления и учета перемещения материальных ценностей между подразделениями, складами, материально-ответственными лицами компании. Это необходимо для контроля наличия и движения ТМЦ, ведения складского и бухгалтерского учета.

Таким образом, требования-накладные чего нужна - для фиксации внутреннего перемещения материальных ценностей и отражения этих операций в учете организации.

Внутренний контроль операций по требованиям-накладным

Для снижения рисков при работе с требованиями-накладными необходимо организовать внутренний контроль таких операций. В рамках контроля рекомендуется:

Проверять обоснованность оформления требований-накладных;
Анализировать обороты по требованиям-накладным;
Сверять данные с фактическим наличием ТМЦ;
Выборочно проверять корректность оформления документов.

Такой контроль позволит своевременно выявлять нарушения и предотвращать ошибки и злоупотребления при работе с требованиями-накладными.

Разграничение полномочий при работе с требованиями-накладными

Для минимизации рисков целесообразно разграничить полномочия сотрудников при работе с требованиями-накладными. В частности, рекомендуется:

Разделить функции оформления, контроля и учета по документам;
Определить ответственных за хранение бланков строгой отчетности;
Разграничить доступ к электронным документам.

Такое разграничение полномочий повысит контроль и снизит вероятность ошибок и злоупотреблений.

Анализ отклонений по требованиям-накладным

Для выявления нарушений целесообразно осуществлять регулярный анализ отклонений, связанных с требованиями-накладными. В частности, рекомендуется анализировать:

Расхождения количества ТМЦ в документах и фактическом наличии;
Несвоевременное оформление требований-накладных;
Некорректное заполнение реквизитов;
Отсутствие документов при фактах перемещения ТМЦ.

Такой анализ позволит выявлять недостатки и нарушения для их последующего устранения.

Автоматизированный контроль требований-накладных

Эффективным инструментом контроля требований-накладных является внедрение автоматизированных систем, позволяющих:

В режиме реального времени отслеживать движение ТМЦ;
Выявлять расхождения по количеству и суммам;
Блокировать документы с ошибками;
Формировать отчеты по отклонениям.

Такие системы значительно повышают качество контроля и минимизируют риск ошибок и злоупотреблений.

Заключение

В статье подробно разбирается, для чего нужна требование-накладная - один из важнейших документов для учета движения материальных ценностей внутри организации. Рассматриваются случаи применения, правила оформления и заполнения этого документа, его роль в учете организации. Даются практические рекомендации по оптимизации работы с требованиями-накладными, контролю и предотвращению ошибок.