Бумажная волокита - неотъемлемая часть работы любой организации. Чтобы облегчить эту ношу, государство разработало унифицированные формы документов. Но можно ли ими пользоваться по своему усмотрению? Давайте разберемся!
История появления унифицированных форм
Унифицированные формы документов впервые появились в СССР в 1920-1930-е годы. Это было связано с попытками властей упорядочить бухгалтерский учет и отчетность на государственных предприятиях. Среди первых унифицированных форм можно назвать книгу учета материалов, ведомость учета заработной платы, накладную на отпуск материалов.
Однако по-настоящему массовое распространение типовых форм документов началось в 1990-е годы в условиях перехода России к рыночной экономике. Государственный комитет РФ по статистике (Госкомстат) стал активно разрабатывать и утверждать альбомы унифицированных форм для бухгалтерского учета.
В 1998 году Госкомстатом РФ был утвержден альбом унифицированных форм документов по учету кассовых операций, содержащий такие широко известные формы, как КО-1 и КО-2.
К началу 2000-х годов были разработаны десятки унифицированных форм для всех сфер деятельности - от розничной торговли до капитального строительства.
Обязательность применения унифицированных форм
До 2013 года применение унифицированных форм документов было обязательным для всех организаций. Однако с вступлением в силу нового Закона о бухгалтерском учете подход изменился.
Теперь организации могут самостоятельно разрабатывать формы первичных документов. Исключение составляют лишь те унифицированные формы, которые установлены другими федеральными законами.
К таким обязательным формам относятся:
- Транспортная накладная
- Кассовые документы (КО-1, КО-2)
- Налоговые документы (счета-фактуры, книги покупок и продаж)
- Железнодорожные накладные и квитанции
Также на практике многие организации по-прежнему используют унифицированные формы в строительстве (КС-2, КС-3), для учета основных средств, нематериальных активов, труда и заработной платы.
Это обусловлено привычкой и удобством таких типовых форм, а также их упоминанием в отраслевых нормативных актах.
Альбомы унифицированных форм
Унифицированные формы документов сгруппированы в специальные альбомы по различным направлениям деятельности.
Например, для учета основных средств используется альбом, включающий такие формы как акт о приеме-передаче объекта, инвентарная карточка, акт о списании объекта.
Для учета нематериальных активов применяют отдельный альбом с формами акта ввода в эксплуатацию, карточки учета НМА, акта о списании НМА.
Кадровые формы
Отдельный альбом унифицированных форм разработан для кадрового делопроизводства.
К таким формам относятся:
- Личная карточка работника (Т-1)
- Личная карточка госслужащего (Т-2)
- Штатное расписание (Т-3)
- Приказ о приеме на работу
Данные формы позволяют упорядочить учет кадров на предприятии.
Формы в налоговом учете
В налоговом учете обязательны такие унифицированные формы документов, как:
- Счет-фактура
- Книга покупок
- Книга продаж
- Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур
Их формы и порядок заполнения утверждены постановлением Правительства РФ.
Транспортные формы
Для оформления перевозки грузов применяются следующие унифицированные формы документов:
- Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т)
- Железнодорожная накладная (ГУ-27)
- Авианакладная (форма АВ-14)
- Коносамент на морской перевозке
Эти формы позволяют учитывать движение грузов между контрагентами.
Формы в строительстве
В строительной отрасли применяются такие унифицированные формы первичных документов, как:
- Акт о приемке выполненных работ (КС-2)
- Справка о стоимости выполненных работ (КС-3)
- Акт приемки-передачи оборудования (ОС-15)
- Журнал учета выполненных работ (КС-6а)
Эти формы позволяют оформлять выполнение и сдачу строительных и монтажных работ.
Коды унифицированных форм документов
Каждая унифицированная форма имеет свой уникальный код, состоящий из букв и цифр.
Например:
- Приходный кассовый ордер - КО-1
- Личная карточка работника - Т-1
- Акт о приемке выполненных работ - КС-2
- Товарная накладная - ТОРГ-12
Зная коды унифицированных форм документов, можно быстро найти нужный бланк в справочных правовых системах.
Список унифицированных форм документов
Полный список унифицированных форм документов с указанием их кодов можно найти в справочниках и на сайтах для бухгалтеров.
В этот список входят сотни наименований форм для всех областей деятельности организаций - от розничной торговли до банковских операций.
Унифицированные формы документов ОКУД
ОКУД - Общероссийский классификатор управленческой документации.
В нем содержится перечень унифицированных форм документов с указанием их кодов.
Например, код приходного кассового ордера (КО-1) в ОКУД - 0310002.
ГОСТы на унифицированные формы документов
На ряд унифицированных форм документов разработаны специальные ГОСТы, устанавливающие требования к их оформлению.
К таким ГОСТам относятся:
- ГОСТ на товарную накладную ТОРГ-12
- ГОСТ на кассовые документы
- ГОСТ на бухгалтерскую отчетность
Особенности применения унифицированных форм документов
Несмотря на гибкость в использовании унифицированных форм, существуют некоторые особенности:
- Нельзя менять код и название формы
- Разрешено добавлять дополнительные реквизиты
- Надо утвердить измененную форму приказом
Выбор унифицированной или самостоятельной формы документа
При выборе формы документа стоит учитывать несколько факторов:
- Нормативные требования к форме
- Удобство и привычка использования унифицированной формы
- Возможность доработки типовой формы
- Сложность разработки новой формы документа
Если нет жестких предписаний использовать унифицированную форму, можно применить самостоятельно разработанный документ.
Разработка новой формы документа
При разработке новой формы документа нужно:
- Включить обязательные реквизиты согласно законодательству
- Утвердить форму приказом руководителя
- Указать форму в учетной политике организации
- Придумать удобный код формы
- Согласовать форму с заинтересованными подразделениями
Преимущества унифицированных форм
К преимуществам унифицированных форм документов можно отнести:
- Узнаваемость и привычность формы
- Соответствие требованиям законодательства
- Отработанный порядок заполнения
- Возможность простого поиска формы по коду
Преимущества самостоятельных форм документов
Плюсы использования собственных форм документов:
- Гибкость структуры и содержания
- Возможность включить дополнительные данные
- Учет специфики деятельности организации
- Оптимизация документооборота организации
Выбор оптимального решения
Идеальный вариант:
- Использовать унифицированные формы, где это обязательно
- При необходимости дорабатывать типовые формы
- Для специфических документов разрабатывать собственные формы
Такой подход позволит оптимально настроить документооборот организации.