Партионный учет позволяет компаниям эффективно контролировать движение товаров и оптимизировать логистику. В этой статье мы разберем основные принципы ведения партионного учета, рассмотрим его преимущества и недостатки, а также дадим практические советы по внедрению партионного учета в 1С.
Сущность партионного учета
Партионный учет – это метод учета запасов, при котором каждая отдельная партия товаров регистрируется и учитывается обособленно. Партией считается товар, поступивший по одному документу от поставщика. Каждой партии присваивается уникальный номер или код для идентификации.
В отличие от сортового учета, где аналогичные товары учитываются суммарно по видам, партионный учет позволяет отслеживать движение каждой конкретной партии товара. Это дает ряд преимуществ:
- Контроль сроков годности партий;
- Возможность возврата товаров конкретному поставщику;
- Точный расчет себестоимости реализованных товаров;
- Оптимизация складских запасов.
Организация партионного учета на складе
Чтобы грамотно организовать партионный учет на складе, нужно:
- При поступлении товаров создать отдельную партию для каждой партии от поставщика;
- Промаркировать товары из каждой партии;
- Обеспечить раздельное хранение партий;
- Вести детальный учет всех операций с каждой партией.
Для маркировки партий чаще всего используются штрихкоды, которые наносятся на каждую единицу товара или групповую упаковку. Это позволяет быстро идентифицировать принадлежность товара к конкретной партии.
Ключевым моментом является раздельное хранение партий на складе. Каждая партия должна занимать выделенную зону склада или отдельное помещение. Это необходимо для предотвращения смешивания партий.
Все операции с партиями (приход, отпуск, перемещение, инвентаризация и пр.) должны сопровождаться оформлением соответствующих первичных документов. В них обязательно указывают код или номер партии.
Такой подход обеспечивает полную прослеживаемость движения каждой конкретной партии товаров.
Партионный учет в 1С
Для ведения партионного учета в программе 1С необходимо:
- Включить партионный учет в настройках;
- Заводить документ «Поступление товаров» для каждой партии;
- Указывать номер партии в документах движения ТМЦ;
- Вести аналитический учет по счетам и субсчетам для каждой партии.
При проведении документов «Реализация товаров» 1С будет автоматически списывать партии в нужной очередности в соответствии с выбранным методом оценки ФИФО, средней стоимости и т.д.
Таким образом, встроенные механизмы 1С позволяют быстро настроить и вести полноценный партионный учет без дополнительных усилий. Главное – четко фиксировать принадлежность всех операций к конкретным партиям.
Трудности ведения партионного учета
Несмотря на все преимущества, ведение партионного учета требует больших трудозатрат и может вызвать следующие сложности:
- Необходимость маркировки и раздельного хранения партий усложняет складскую логистику;
- Увеличивается количество первичных документов по учету движения каждой партии;
- Требуются более квалифицированные кадры;
- Растут расходы на содержание склада и заработную плату.
Чтобы минимизировать эти сложности, необходимо максимально автоматизировать учетные процессы в 1С и на складе, внедрить штрихкодирование и РС-терминалы, провести обучение персонала.
Сравнение партионного и сортового учета
Давайте сравним два основных метода учета запасов – партионный и сортовой.
При сортовом учете аналогичные товары учитываются суммарно по видам и сортам без деления на партии. Это упрощает учет, но не позволяет детально отслеживать движение каждой партии.
Партионный учет требует больших трудозатрат, зато дает полную информацию о наличии и движении товаров каждой партии. Это особенно важно для контроля сроков годности, логистики и оптимизации запасов.
Критерии выбора метода учета
При выборе метода учета запасов компания должна учитывать:
- Ассортимент и характеристики товаров;
- Объемы и интенсивность движения запасов;
- Требования к учету сроков годности и логистике;
- Возможности склада и квалификация персонала.
Для скоропортящихся товаров с разными сроками годности партионный учет незаменим. Но для товаров с длительным сроком и однородным качеством подойдет и сортовой учет.
Особенности партионного учета в 1С 8.3
Рассмотрим некоторые особенности настройки и ведения партионного учета в 1С 8.3:
- Включение учета по партиям выполняется в плане счетов;
- Документы поступления оформляются отдельно для каждой партии;
- В документах расхода указывается номер партии списываемого товара;
- Движения по партиям фиксируются на субсчетах аналитического учета.
При проведении расходных документов партии списываются автоматически по выбранному методу оценки ФИФО, средней стоимости и др.
Контроль остатков при партионном учете
Важный аспект партионного учета - контроль фактического наличия остатков каждой партии на складе. Для этого периодически проводится инвентаризация раздельно по партиям.
Расхождения фактического наличия конкретной партии с данными учета позволяют своевременно выявить ошибки и отклонения в движении товаров этой партии.
Автоматизация партионного учета
Для повышения эффективности партионного учета ключевую роль играет его максимальная автоматизация, в том числе с использованием таких инструментов как:
- Штрихкодирование товаров и партий;
- Сканеры и терминалы сбора данных;
- ВМС-системы управления складом;
- EDI-обмен документами с поставщиками.
Это позволяет сделать партионный учет максимально точным, оперативным и экономически эффективным.
Партионный учет по сериям
Разновидностью партионного учета является учет запасов по сериям. В этом случае партии дополнительно группируются по сериям - более крупным однородным группам.
Например, на склад могут поступать партии одинакового товара от разных поставщиков. Тогда выделяют серии по каждому поставщику, а внутри серий ведут учет отдельных партий.
Партионный учет по сериям удобен при больших объемах и номенклатуре товаров. Он позволяет дополнительно структурировать учет и отчетность.
Последовательность партионного учета
Рассмотрим типовую последовательность партионного учета в организации:
- Настройка партионного учета в программе;
- Выделение и маркировка партий при поступлении товаров;
- Раздельное хранение партий на складе;
- Документальное оформление движения партий;
- Аналитический учет движения каждой партии;
- Контроль остатков партий и выявление расхождений.
Такая методика позволяет организовать полноценный партионный учет и извлечь из него максимум пользы.
Ошибки партионного учета
Рассмотрим типичные ошибки при внедрении и ведении партионного учета:
- Некорректные настройки в программе 1С;
- Отсутствие или неправильное нанесение маркировки партий;
- Смешение партий при хранении;
- Неполнота или ошибки при оформлении документов по партиям;
- Непроведение или неправильное проведение инвентаризации по партиям.
Для исключения таких ошибок требуется постоянный контроль и следование методике партионного учета на всех этапах.
Отчетность при партионном учете
Партионный учет позволяет получать развернутую отчетность о наличии и движении каждой конкретной партии товаров, в том числе:
- Остатки товаров по партиям;
- Обороты по партиям за период;
- Даты операций с каждой партией;
- Сроки годности партий;
- Себестоимость товаров по партиям и др.
Такая детализированная отчетность используется для оперативного контроля, анализа и оптимизации работы с запасами.
Интеграция партионного учета с логистическими системами
Для повышения эффективности партионный учет следует интегрировать с системами управления складом и логистикой.
Это позволяет в автоматическом режиме отслеживать перемещение партий между складами, формировать задания на отгрузку конкретных партий и учитывать эти операции в 1С.
Партионный учет в условиях многоскладского хранения
При хранении запасов на нескольких складах организации важно обеспечить раздельный учет партий на каждом складе.
Для этого можно использовать дополнительную аналитику в 1С - отдельные субконто для каждого склада. Это позволит вести детальный учет движения партий по складам.
Учет возвратов при партионном учете
Особенность партионного учета - возможность точной регистрации возвратов товаров конкретных партий от покупателей.
По штрихкоду или номеру партии определяются реквизиты возвращаемого товара, что упрощает оформление документации.
Аудит партионного учета
Для контроля качества партионного учета рекомендуется периодически проводить его аудит с привлечением внутренних или внешних аудиторов.
Это позволяет выявить имеющиеся нарушения и недостатки ведения партионного учета и внести необходимые коррективы.
Будущее партионного учета
Перспективным направлением развития партионного учета является использование технологии блокчейн для прозрачного отслеживания происхождения и движения товаров по всей цепочке поставок.
Это обеспечит новый уровень достоверности данных и защиты от фальсификации, что особенно важно для продуктов питания, лекарств и других видов продукции.
