Возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера: образец

Бухгалтерия - важнейшее звено в управлении финансами компании. Что делать руководителю, если главный бухгалтер уходит в отпуск или увольняется? Мы расскажем, как правильно возложить обязанности главбуха на другого сотрудника.

Когда возникает необходимость возложения обязанностей главбуха

Ситуации, в которых может возникнуть необходимость временно возложить обязанности главного бухгалтера на другого сотрудника:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск главбуха
• Больничный лист главного бухгалтера
• Командировка главбуха
• Отсутствие главбуха по семейным обстоятельствам
• Вакантная должность главного бухгалтера при увольнении предыдущего сотрудника

При краткосрочном отсутствии главного бухгалтера, например во время отпуска, обязанности можно возложить временно на период его отсутствия. При вакантной должности главбуха возложение обязанностей происходит на постоянной основе вплоть до приема нового сотрудника.

К основным обязанностям главбуха, которые необходимо передать другому сотруднику, относятся:

• ведение бухгалтерского и налогового учета;
• подготовка и сдача отчетности;
• подписание первичных учетных документов;
• контроль расчетов с контрагентами;
• взаимодействие с налоговыми органами и внебюджетными фондами.

Кто может исполнять обязанности главбуха

возложение обязанностей главного бухгалтера на бухгалтера

В качестве исполняющего обязанности главбуха может выступать:

• Заместитель главного бухгалтера;
• Опытный бухгалтер;
• Руководитель организации (с ограничениями);
• Сторонний специалист по договору возмездного оказания услуг.

Руководитель организации может взять на себя обязанности главбуха только в небольших компаниях, не подлежащих обязательному аудиту.

Лицо, исполняющее обязанности главного бухгалтера, должно иметь высшее экономическое образование или опыт работы в должности бухгалтера не менее 3 лет. Это важно для качественного ведения учета в отсутствие основного главбуха.

Как оформить возложение обязанностей главбуха

Возложение обязанностей главбуха на другого сотрудника можно оформить несколькими способами:

1. Совмещение должностей;
2. Внутреннее совместительство;
3. Временный перевод.

Рассмотрим особенности каждого способа.

Совмещение должностей

При совмещении сотрудник выполняет обязанности главбуха параллельно со своей основной работой. Для этого заключается дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ о совмещении.

Образец приказа о возложении обязанностей главбуха в порядке совмещения:

Приказ No 32 от 05.06.2022
О возложении обязанностей

В связи с предоставлением ежегодного оплачиваемого отпуска главному бухгалтеру Иванову П.С. с 06.06.2022 по 26.06.2022 возложить исполнение его обязанностей в этот период на главного бухгалтера Сидорову М.И. в порядке совмещения должностей.

Установить Сидоровой М.И. доплату за совмещение в размере 15 000 рублей.

Генеральный директор: _________________ /Смирнов К.Л./

С приказом ознакомлена: _________________ /Сидорова М.И./

Внутреннее совместительство

При этом способе с сотрудником заключается отдельный трудовой договор о работе по внутреннему совместительству в должности главбуха. Оформляется двумя документами: трудовым договором и приказом о приеме на работу по совместительству.

Временный перевод

Этот способ подразумевает полное освобождение сотрудника от его основной работы с переводом на должность главбуха на период замещения. Оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и соответствующим приказом.

Таким образом, при возложении обязанностей главбуха нужно правильно оформить передачу полномочий, чтобы избежать конфликтов в дальнейшем.

Нужно ли платить исполняющему обязанности главбуха

Вопрос оплаты труда лица, исполняющего обязанности главного бухгалтера, часто вызывает разногласия. Рассмотрим основные моменты.

При совмещении должностей или внутреннем совместительстве исполняющему обязанности главбуха положена доплата. Ее размер определяется по соглашению сторон трудового договора.

Минтруд в письме от 04.04.2016 No 14-0/ООГ-1490 рекомендует устанавливать доплату до 50% должностного оклада отсутствующего работника. Однако это лишь рекомендация.

Если исполняющий обязанности главбуха требует повысить оплату, но договором она не предусмотрена, можно заключить допсоглашение об увеличении доплаты. Но делать это следует по обоюдному согласию.

Полномочия временно исполняющего обязанности главбуха

При передаче обязанностей главбуха важно определить объем полномочий его заместителя.

Ключевые моменты:

• Право подписи бухгалтерской и налоговой отчетности;
• Доступ к базам данных и бухгалтерским программам;
• Полномочия по распоряжению денежными средствами;
• Право подписи сделок от имени организации.

Лучше заранее прописать эти полномочия в должностной инструкции исполняющего обязанности главбуха, чтобы избежать разночтений.

Ответственность исполняющего обязанности главбуха

Исполняющий обязанности главного бухгалтера может быть привлечен к дисциплинарной и материальной ответственности.

приказ ип возложение обязанностей главного бухгалтера

Основанием для применения дисциплинарных взысканий является неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей (ст. 192 ТК РФ).

Материальная ответственность возможна в случае причинения ущерба работодателю (ст. 238 ТК РФ). Но она должна быть прямо предусмотрена в трудовом договоре исполняющего обязанности главбуха.

Взаимодействие главбуха и исполняющего обязанности

После возвращения основного главбуха важно правильно организовать процесс передачи дел обратно.

Рекомендации:

• Заблаговременно издать приказ о прекращении исполнения обязанностей;
• Предусмотреть переходный период для передачи документов и отчетности;
• Организовать приемку результатов работы исполняющего обязанности.

Такой подход позволит избежать ошибок и конфликтов при возвращении главбуха к работе.

Особенности возложения обязанностей главбуха в ИП

В индивидуальном предпринимательстве процедура возложения обязанностей главбуха имеет свои особенности:

• ИП может сам вести бухучет, если это не противоречит законодательству;
• Если ИП нанимает бухгалтера, то оформляется трудовой договор и приказ;
• Можно заключить договор на бухобслуживание со сторонней компанией или ИП.

Таким образом, в ИП есть возможность гибко подойти к вопросу передачи полномочий главбуха при необходимости.

Помимо юридических нюансов, существуют и психологические сложности при передаче полномочий главного бухгалтера. Рассмотрим основные моменты.

Мотивация исполняющего обязанности главбуха

Чтобы сотрудник качественно исполнял обязанности главбуха, он должен быть мотивирован. Этого можно добиться с помощью:

• Дополнительных выплат;
• Похвалы и признания заслуг;
• Предоставления дополнительных полномочий.

Опасения главного бухгалтера

Зачастую главбухи опасаются, что их временная замена в дальнейшем может занять их место. Чтобы избежать этого:

• Заранее оговорите срок замещения;
• По возвращении демонстрируйте доверие к главбуху;
• Поблагодарите временную замену за работу.

Конфликтный потенциал

Возможны конфликты при передаче дел, задержке выплаты премий. Чтобы минимизировать риски:

• Четко пропишите условия материального стимулирования;
• Организуйте поэтапную передачу всех документов и дел;
• Проведите личные встречи и определите зоны ответственности.

Профилактика типичных ошибок при передаче полномочий главбуха

Чтобы избежать распространенных ошибок при замещении главбуха, рекомендуется:

• Проверять квалификацию и опыт исполняющего обязанности;
• Четко определить срок передачи полномочий;
• Фиксировать объем передаваемых полномочий в документах;
• Организовать контроль и приемку работы исполняющего обязанности.

Такой подход позволит минимизировать риски ошибок и сбоев в работе бухгалтерии при передаче полномочий главного бухгалтера.