Вы когда-нибудь сталкивались с необходимостью предоставить выписку из приказа о приеме на работу? А знаете ли вы все тонкости правильного оформления такой выписки в 2023 году? В нашей новой статье мы подробно разберем самые актуальные вопросы по этой теме: какие сведения включать в выписку, как ее заверить, в какие сроки работодатель обязан ее предоставить и многое другое. Узнаете все нюансы, чтобы грамотно оформлять и получать выписки из приказов о приеме на работу в новых реалиях 2023 года. Поехали!
1. Что такое выписка из приказа о приеме на работу и зачем она нужна
Выписка из приказа о приеме на работу — это документ, который подтверждает факт приема конкретного работника на работу в определенную организацию. Выписка из приказа содержит выборочную информацию из приказа, относящуюся непосредственно к этому работнику.
Такая выписка может потребоваться работнику в различных ситуациях:
- Для предоставления в банк при оформлении кредита
- Для подачи в государственные органы при получении социальных услуг, пособий, компенсаций и т.д.
- Для подтверждения места работы внешним совместителем — чтобы основной работодатель сделал запись о работе по совместительству в трудовую книжку
- В других ситуациях, когда нужно подтвердить факт официального трудоустройства в конкретной организации
Почему бы работодателю не давать сразу полную копию приказа о приеме на работу? Во-первых, там может содержаться избыточная информация. Например, сведения о размере заработной платы или условиях труда, которые не требуются организации-адресату.
Во-вторых, приказ о приеме на работу часто оформляется сразу на группу работников. В таком случае предоставление полной копии приказа нарушит права других лиц, указанных в нем, на конфиденциальность персональных данных.
Поэтому оптимальным решением является выписка из приказа — она содержит только информацию, относящуюся к конкретному работнику и подтверждающую факт его приема на работу.
2. Какие сведения нужно включать в выписку из приказа о приеме на работу
При составлении выписки из приказа о приеме на работу рекомендуется включать следующие сведения:
- Наименование организации в соответствии с уставом
- Вид документа — выписка из приказа
- Дата и номер выписки
- Дата и номер приказа, из которого делается выписка
- Фамилия, имя, отчество принимаемого на работу лица
- Дата приема на работу
- Должность (специальность, профессия), на которую принимается работник
- Структурное подразделение
- Оклад (если необходимо его подтвердить)
- Должность, фамилия, инициалы и подпись руководителя, издавшего приказ
При этом не стоит включать в выписку информацию об условиях труда, премиях, надбавках, а также персональные данные других лиц, которые могут содержаться в приказе.
Ниже приведен пример оформления выписки из приказа о приеме на работу:
| Общество с ограниченной ответственностью "Гамма" |
| Выписка из приказа |
| 21.03.2023 No 45 |
| Из приказа от 18.03.2023 No 25к |
| Петрова Мария Ивановна принята на работу в ООО "Гамма" на должность менеджера отдела продаж с 18 марта 2023 года с испытательным сроком 1 месяц. |
| Генеральный директор ООО "Гамма" И.О. Фамилия |
Такая выписка содержит все ключевые сведения, подтверждающие официальное трудоустройство работника, и при этом не раскрывает ненужную или конфиденциальную информацию.
3. Как заверить выписку из приказа о приеме на работу
Чтобы выписка из приказа имела юридическую силу, ее необходимо заверить надлежащим образом.
Согласно требованиям ГОСТа, отметка о заверении выписки включает:
- должность лица, заверившего выписку;
- его личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
- дату заверения.
Если выписка выдается для представления в другую организацию, то дополнительно указывают, где хранится подлинник документа (например, в ООО "Альфа" в деле No 25 за 2022 год).
Также рекомендуется заверить выписку печатью организации, если таковая имеется.
Образец заверенной выписки из приказа о приеме на работу:
| Общество с ограниченной ответственностью "Дельта" |
| Выписка из приказа |
| 02.02.2023 No 13 |
| Из приказа от 30.01.2023 No 8к |
| Иванов Иван Петрович принят на должность бухгалтера в бухгалтерию ООО "Дельта" с 1 февраля 2023 года. |
| Генеральный директор ООО "Дельта" Подпись В.С. Сидоров 02.02.2023 |
| М.П. |
| Подлинник документа находится в ООО "Дельта" в деле No 10 за 2023 г. |
4. В какие сроки работодатель должен предоставить выписку из приказа
Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Это касается и выписок из приказов, в том числе о приеме на работу.
Таким образом, после получения заявления у работодателя есть максимум три рабочих дня, чтобы подготовить и вручить работнику выписку из приказа о приеме на работу.
За нарушение этих сроков работодателю грозит административный штраф:
- для должностных лиц — от 1000 до 3000 рублей;
- для организаций — от 30 000 до 50 000 рублей.
Поэтому в интересах компании уложиться в трехдневный срок выдачи выписки из приказа работнику.
5. Выписка из приказа vs полная копия: сравнение
Выписка из приказа имеет свои преимущества и недостатки по сравнению с полной копией приказа о приеме на работу.
Плюсы выписки:
- Не содержит лишней информации, раскрытие которой не требуется
- Быстрее и проще в оформлении
Минусы выписки:
- Менее наглядна, чем полная копия
- Требует дополнительных усилий по заверению
Где целесообразнее использовать выписку, а где выдавать полную копию приказа о приеме на работу? Обычно рекомендуют:
- Выписку - для предоставления в госорганы, банки
- Полную копию - по запросу самого работника
Однако в каждом конкретном случае стоит учитывать нюансы и цели получения документа.
6. Как правильно оформить выписку в 2023 году
Итак, чтобы правильно оформить выписку из приказа о приеме на работу в 2023 году, необходимо:
- Включить в выписку только информацию о конкретном работнике
- Указать все рекомендуемые реквизиты
- Заверить выписку подписью и печатью
- Передать работнику в течение 3 рабочих дней после запроса
- При необходимости дополнить выписку требуемыми сведениями
Следуя этим правилам, можно подготовить корректную выписку из приказа о приеме на работу, которая будет принята госорганами и другими инстанциями.
7. Особенности получения выписки уволенными сотрудниками
Иногда возникает вопрос: может ли уволенный работник запросить выписку из приказа о приеме на работу у бывшего работодателя?
Согласно Трудовому кодексу, уволенный работник имеет право в течение трех лет с момента увольнения обратиться к работодателю с просьбой о выдаче копий документов, связанных с работой. Это касается и выписок из приказов.
Однако на практике бывают сложности. Например, организация ликвидирована, архив утрачен и т.п. Поэтому желательно заранее, еще при увольнении, позаботиться о получении необходимых выписок из кадровых документов.
8. Особенности получения выписки в электронном виде
Согласно законодательству, работодатель обязан по запросу работника не только выдать выписку из приказа, но и направить ее в электронной форме.
При электронном документообороте выписка может быть направлена работнику:
- По электронной почте
- Через личный кабинет на корпоративном портале
- Иным доступным способом
Главное, чтобы выписка была подписана ЭЦП или иным видом электронной подписи, принятой в организации.
9. Выписка из приказа для иностранных граждан
Для иностранных граждан, работающих в российской организации, также может потребоваться выписка из приказа о приеме на работу. Например, чтобы подтвердить законность пребывания в стране.
В этом случае желательно делать выписку на двух языках - русском и английском. Это упростит ее использование в иностранных организациях.
Также следует учитывать, что для граждан некоторых стран может потребоваться нотариальное заверение перевода выписки.
10. Альтернатива выписке - справка с места работы
Если по каким-то причинам получить выписку из приказа о приеме на работу невозможно, то альтернативой может служить обычная справка с места работы.
Такая справка также подтвердит факт трудоустройства в организации на определенную дату и должность. Главное, чтобы в ней были указаны необходимые сведения и она была оформлена надлежащим образом.