Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности: порядок заполнения и подачи

Электронный документооборот с государственными органами - тренд последних лет. Он позволяет компаниям экономить время и средства. Особенно актуально это для отчетности в ПФР. Давайте разберемся, как правильно подавать заявление в ПФР на подключение электронной отчетности.

Когда обязательна электронная отчетность в ПФР

Отправлять отчетность в ПФР в электронном виде необходимо, если численность застрахованных работников — 25 человек и более. По желанию наладить электронный документооборот с ПФР можно при любом количестве сотрудников.

ПФР рекомендует переходить на электронную отчетность и сообщает на своем сайте, что на ЭДО переведено 80% страхователей.

Электронный документооборот возможен не только между контрагентами. Когда компании передают информацию в электронном виде в различные государственные органы, такой обмен данными относится к ЭДО к сфере B2G.

Таким образом, электронная отчетность в ПФР имеет ряд преимуществ:

• Экономия времени сотрудников
• Снижение финансовых расходов на доставку
• Повышение оперативности обмена данными
• Уменьшение ошибок при ручном вводе информации

Однако есть исключения для малого бизнеса. Электронная отчетность не обязательна для предприятий с количеством сотрудников до 25 человек. Они могут продолжать сдавать отчетность в ПФР на бумажных носителях.

Как подключить электронную отчетность в ПФР

Чтобы начать взаимодействовать с Пенсионным фондом в электронном виде, нужно подключиться к системе электронного документооборота ПФР.

Для этого существует установленный порядок:

1. Заполнить заявление на подключение ЗПЭД
2. Дождаться положительного ответа от ПФР в течение 2 рабочих дней
3. Получить от ПФР соглашение об электронном документообороте
4. Зарегистрировать соглашение в системе ЭДО

После выполнения этих пунктов можно приступать к отсылке отчетности в электронном виде.

Рассмотрим подробнее, как заполнять заявление на подключение к ЭДО в ПФР. Это делается в специальной форме ЗПЭД.

Также в заявлении указываются реквизиты компании-оператора ЭДО и данные электронной подписи.

заявление в пфр на подключение электронной отчетности отправляется в территориальное управление ПФР в электронном виде. В течение 2 дней фонд обязан рассмотреть заявку и дать ответ.

После получения положительного решения по заявлению, ПФР высылает страхователю проект Соглашения об электронном документообороте для подписания.

Электронная подпись для работы с ПФР

Для юридической значимости электронного документооборота с ПФР необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭП).

Она позволяет идентифицировать владельца, а также гарантирует целостность и зашифрованность данных. Электронная подпись придает юридическую силу документам в электронном виде.

Для работы в системе электронного документооборота ПФР потребуются сертификаты ЭП:

• Для руководителя организации
• Для сотрудников, отправляющих отчетность (бухгалтера, кадровика и т.д.)

Получить электронную подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре. Срок действия сертификата обычно составляет 1-2 года.

Таким образом, наличие электронной подписи является обязательным условием для передачи отчетности и иных документов в ПФР онлайн.

Следующий шаг после получения квалифицированной ЭП - регистрация в системе электронного документооборота ПФР. Это можно сделать самостоятельно или через оператора услуг.

Регистрация в системе электронного документооборота ПФР

После получения квалифицированной электронной подписи, необходимо зарегистрироваться в системе электронного документооборота ПФР. Это можно сделать двумя способами:

• Самостоятельно через личный кабинет на сайте ПФР
• Через оператора электронного документооборота

Регистрация через личный кабинет более трудоемкая, но бесплатная. Через оператора проще и быстрее, но требует оплаты услуг.

После регистрации в системе электронная отчетность в ПФР может предоставляться бесплатно, если численность сотрудников менее 25 человек. Для больших предприятий переход на ЭДО обязателен.

Перечень электронной отчетности в ПФР

В электронном виде можно предоставлять различные формы отчетности в ПФР:

• СЗВ-М - отчет по страховым взносам
• СЗВ-ТД - сведения о трудовой деятельности
• АДВ-1 - сведения о застрахованных лицах
• АДВ-2 - сведения о страховом стаже
• и другие

После регистрации в ЭДО ПФР доступны все основные формы отчетности для онлайн подачи.

Особенности договора с ПФР об электронной отчетности

Помимо заявления, для работы в системе ЭДО ПФР нужно заключить договор в виде Соглашения об обмене электронными документами.

В Соглашении прописываются:

• Срок действия договора
• Права и обязанности сторон
• Ответственность за нарушение условий
• Технические аспекты передачи данных

Договор на электронную сдачу отчетности заключается бесплатно в 2 экземплярах и действует бессрочно.

Квитанции о приеме электронных документов ПФР

После отправки отчетности в ПФР онлайн, страхователь должен получить от фонда квитанцию о приеме документов. Она подтверждает факт получения данных.

Если в квитанции есть замечания по отчетности, их нужно исправить в указанные сроки, после чего повторно направить документы в ПФР.

Так квитанции позволяют контролировать статус электронного документооборота с Пенсионным фондом России.

Преимущества электронной отчетности для компании

Переход на электронный документооборот с ПФР дает ряд преимуществ для организации:

• Экономия времени сотрудников на подготовку и сдачу отчетности
• Снижение финансовых расходов на бумагу, курьерскую доставку
• Повышение скорости обмена данными с ПФР
• Уменьшение ошибок при заполнении отчетности
• Возможность оперативно вносить корректировки

Благодаря этому повышается эффективность работы предприятия в части бухучета и взаимодействия с госорганами.

Риски и недостатки электронной отчетности в ПФР

Однако у электронного документооборота есть и недостатки:

• Зависимость от технических средств и интернета
• Риск хакерских атак и утечки данных
• Необходимость использования электронной подписи
• Возможность штрафов за нарушение порядка ЭДО

Поэтому переходить на обмен документами с ПФР в электронном виде стоит взвесив все за и против. Но в целом преимущества перевешивают.

Требования к электронной подписи для ЭДО с ПФР

Для юридической значимости электронного документооборота с ПФР должна использоваться усиленная квалифицированная электронная подпись (ЭП).

К такой подписи предъявляются следующие требования:

• Выдача квалифицированным удостоверяющим центром
• Наличие регистрации в ФНС
• Проверка личности владельца ЭП
• Срок действия 1-2 года

Такая ЭП придает юридическую силу электронным документам ПФР.

Способы отмены электронной отчетности в ПФР

Если компания решила отказаться от электронного документооборота с ПФР, это можно сделать подав соответствующее заявление.

Существует несколько способов отмены ЭДО:

1. Подача заявления об отказе в электронном виде
2. Отзыв ранее поданного заявления на ЭДО
3. Досрочное расторжение договора с ПФР

После этого компания возвращается к сдаче бумажной отчетности в ПФР.