Согласно российским законам, трудовые книжки относятся к бланкам строгой отчетности. Ведением этих документов занимается сотрудник, который назначается приказом руководителя. Просто взять и отдать трудовую нельзя. Существует специальный акт приема-передачи трудовых книжек, образец которого и будет рассмотрен.
Законодательные основы
Порядок оформления трудовых и их хранения определен законодательными нормами, в частности постановлением правительства РФ 225. Здесь утвержден бланк трудовой книжки, а также инструкция по ее заполнению.
Кроме этого, в документе указаны правила по контролю за движением трудовых. Сотрудник обязан вести такие журналы, как:
- Книга учета трудовых и вкладышей к ним.
- Приходно-расходная книга бланков.
Последний журнал заводится для учета новых купленных бланков на основании кассового ордера. А книга учета отслеживает движение документации по приему и увольнению сотрудников.
Для чего необходимо
Как уже было сказано, за ведение журналов отвечает уполномоченный сотрудник, назначаемый специальным приказом по организации. Но может случиться так, что этот работник заболеет, уйдет в отпуск или предприятие будет реорганизовано через присоединение. Следовательно, и ведение трудовых будет поручено стороннему лицу. И в этом случае просто составить приказ о временном выполнении обязанностей по кадровому делопроизводству будет недостаточно. Необходимо будет сформировать акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
При данных обстоятельствах все стороны заинтересованы в достоверности передаваемых данных. Согласно приказу по организации, на лиц, передающих и принимающих, ложится обязанность по сохранности документов, а за ненадлежащее хранение и ведение полагается административная ответственность.
Именно по этой причине стороны должны внимательно сверить количество трудовых и вкладышей к ним с внесенными записями в журнале.
Оформление
Так как закон не регламентирует конкретной формы передачи трудовых от одного сотрудника другому, сам акт приема-передачи трудовых книжек (образец будет представлен далее) можно оформить в произвольной форме, но с подробным указанием всех данных.
При необходимости передавать кадровые документы в организации посредством приказа создается специальная комиссия, которая и будет перенимать дела и проверять все данные, указанные в журналах.
Комиссия состоит из следующих сотрудников:
- Начальник отдела кадров.
- Юрист.
- Заместитель директора.
- Сотрудник отдела кадров, передающий дела.
- Сотрудник отдела кадров, принимающий дела.
Далее на основании очередного приказа разрабатывается документ о работе комиссии, которая будет руководствоваться им при передаче бланков трудовых книжек и при формировании акта.
Составление
Акт приема-передачи трудовых хоть и не имеет установленных форм, должен учитывать ряд обязательных условий. Рассмотрим подробнее содержание и форму документа. В акте обязательно нужно отобразить следующую информацию:
- реквизиты организации и название документа;
- дата формирования документа и место нахождения организации;
- порядковый номер записи;
- реквизиты каждого сотрудника, чья трудовая книжка хранится в отделе кадров, также должна быть указана должность каждого работника;
- серия и номер трудовой книжки, а также вкладыша при факте его существования;
- дата поступления сотрудника на работу либо оформления трудовой книжки;
- примечания, касающиеся сведений о документе (например, невостребованность после расторжения трудового договора).
Далее приводится общность данных: сколько всего трудовых книжек, вкладышей к ним зафиксировано. После составляется еще таблица, где отражается информация по неиспользованным бланкам трудовых, а также вкладышей, которые приобретаются на случай утери или порчи документов.
В заключение прописывается факт передачи как трудовых книжек и вкладышей, так и самих журналов: движения перечисленных документов и их учета.
Далее представлен акт приема-передачи трудовых книжек – образец документа.
Подписи
После того как акт о передаваемых документах заполнен, он должен быть подписан всеми представителями комиссии, присутствующими при инвентаризации документов. Так, члены комиссии подтверждают свое согласие о наличии всех трудовых на предприятии.
Кроме этого, акт приема-передачи трудовых книжек (образец представлен ранее) должны подписать сотрудники, которые передают и принимают документы. Их подписи стоят в графе «передал-принял», тем самым указывая на снятие и передачу соответствующих полномочий.
Те сотрудники, чьи документы инвентаризируются, подписи не ставят.
Форма акта, естественно, только письменная. Она поможет избежать возможных дальнейших вопросов и двояких ситуаций. Самое главное, данный акт избавит сотрудников от возможной ответственности за неправильное ведение кадровых документов.