Даже самая богатая компания, владеющая наиболее рентабельным продуктом, задумывается о разумной экономии. Только в этом случае у нее будет больше средств и возможностей для поддержания собственного бизнеса на плаву и дальнейшего развития.
Не секрет, что чем крупнее предприятие – тем больше его затраты. Причем второстепенные статьи бюджета, к которым относится и печать документов, вкупе занимают его львиную долю. А с учетом нынешнего курса доллара распечатанные файлы могут быть по-настоящему «золотыми».
Сколько денег уходит на печать документов?
Согласно статистике, опубликованной Hewelett-Packard, каждое предприятие, которое можно отнести к среднему и крупному бизнесу, примерно 6% от своей прибыли тратит на бумажные расходы. Некоторым эта цифра, приведенная в процентном соотношении, может показаться маленькой, но это совсем не так.
Если средний месячный доход компании составляет 10 млн рублей, то на печать документации уходит примерно 600 тыс. рублей! Такую цифру очень сложно назвать маленькой или незначительной.
Разумно оптимизировать расходы на печать поможет новая и пока еще не слишком популярная услуга – аутсорсинг печати.
Что такое аутсорсинг печати и как он работает
Эта услуга поможет сэкономить деньги только средним, крупным и очень крупным предприятиям с большим внутренним и внешним документообротом. Иногда аутсорсинг печати называют «покопийное обслуживание».
Просчитать точную цифру стоимости печати бывает иногда не просто сложно, а просто невероятно. Так случается потому, что закупки совершаются разными отделами:
- Канцелярию (бумагу) приобретает офис-менеджер, секретарь, любой другой сотрудник АХО.
- IT-отдел несет ответственность за своевременную покупку и ремонт печатной техники.
- О картриджах для заправки принтера, как и любом другом расходном материале, заботится отдел закупок.
В разных городах и регионах десятки, сотни и даже тысячи работников изо дня в день дублируют работу друг друга. Офисная техника время от времени требует не только настройки или заправки, но и ремонта. Расходы возрастают, когда средства компании используются нерационально: в принтере заканчивается краска и договор выглядит блеклым, листы «пробной» печати, когда требуется проверить работоспособность печатного оборудования и т. д.
Аутсорсинг печати – это не что иное, как комплексное обслуживание печатающей техники. Вся его выгода в том, что заказчик оплачивает только сделанные копии документов.
Как ведется учет печати и как снять счетчик копий с принтера?
На всех новых моделях печатной техники предусмотрен счетчик производимых копий. Снять показания с этого счетчика можно вручную, а можно и в автоматическом режиме.
Ручной способ, предусматривающий обыкновенную распечатку страницы конфигурации, не самый удобный, но самый верный. Популярно использование различного софта, который помогает мониторить принтеры (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor и т. д.).
Все перечисленные программы отображают количество чернил, содержащихся в картриджах, наличие напечатанных листов, примерный срок до замены картриджа и т.д.
Существенный минус, который есть у автоматического способа, – это обязательная интеграция с интернетом. Далеко не каждое государственное или частное учреждение будет рисковать утечкой внутренних данных.
Очевидные преимущества использования
Вне зависимости от выбранного способа, аутсорсинг печати можно назвать более эффективным средством учета процесса печати документов. Кроме того, он позволяет сотрудничать с другим поставщиком печатных услуг и оптимизировать рабочее время IT-отдела, который занимается не только регулярным обслуживанием принтера, но и его заправкой, настройкой и ремонтом.
При этом можно полностью забыть о количественной эффективности картриджей, их технических характеристиках, повторной заправке.
Такой формат обслуживания предусматривает оплату по факту выполненной работы, то есть выплачиваются деньги за качественно напечатанные документы. Как и другие соглашения, договор аутсорсинга предусматривает четкие сроки предоставления услуг, их стоимость и время оплаты.
Компания, заключившая подобный контракт, полностью избавляет себя от многих мелких забот: покупки бумаги, оборудования и других расходных материалов, не беспокоится о ремонте техники, экономит на электроэнергии и печати документов для личных нужд сотрудников.
Какая печать не будет оплачена?
Действительно, договором предусматривается только качественно сделанная распечатка. На качественно напечатанном листе не должно присутствовать:
- различных точек на бумаге;
- полос и отпечаток;
- различных посторонних шумов;
- замятия бумаги и ее механического повреждения;
- искажений изображения;
- частиц тонера.
Какими способами оплачивается услуга?
В стоимость одной копии документа, которую оплачивает заказчик, уже вложены все расходы за материалы, техническое обслуживание и ремонт оборудования.
Контрагент может предложить несколько возможных способов оплаты его услуг:
- Чаще всего предприятия заключают традиционные соглашения, в которых фигурирует стоимость каждой копии.
- Крупным предприятиям с огромным документооборотом интересен договор единой цены. Иными словами: для безлимитного использования оборудования компания ежемесячно оплачивает единый тариф.
- Клиентам, которые четко знают свои небольшие потребности, лучше воспользоваться договором с фиксированной ценой. В данном случае в обязательный ежемесячный платеж входит лимит страниц по специальной цене, а если предприятие печатает больше указанного норматива – печатный документооборот, который был сделан сверх нормы, покупается по обычной цене.
Подводные камни и скрытые минусы
Несмотря на многочисленные достоинства услуги, есть у нее и много скрытых минусов:
- Из-за высокой стоимости услугу целесообразно использовать только крупным организациям. Цена обусловлена исключительно оригинальными картриджами и ЗИПами для своей техники.
- Каждый вендор производит обслуживание исключительно своей продукции, а переход на принтеры другой марки может вылиться в копеечку. Учитывая нынешнюю ситуацию на мировом валютном рынке, зависимость от иностранного производителя сложно назвать безопасной. Ни одна офисная техника и ее бесплатное обслуживание не стоят подобных рисков.
- При установке оборудования настаивайте на лазерном. Дело в том, что на нем намного проще и удобнее вести четкий учет напечатанных копий.
- Некоторые модели принтеров не предусматривают счетчиков печати.
- Ни один вендор не учитывает печать на других форматах кроме А4. Если организации требуется напечатать документ в формате А3, то он будет засчитан как 2 листа А4.
- Переход на аутсорсинг офисной печати – это долгая процедура. Практика показывает, что согласование всех пунктов договора может затянуться на срок до двух месяцев, при этом у организации возникнут большие сложности с переводом филиалов в регионах. Эксперты отмечают, что в среднем процесс внедрения услуги может затянуться на продолжительное время (от 3 до 6 месяцев). Руководители филиалов в регионах могут вступить в противоречия с новшеством. Причин может быть много, но самая распространенная среди них – это личная заинтересованность в работе с конкретным поставщиком. Таким должностным лицам централизация печати может в страшных снах только сниться, и это может стать серьезной проблемой. Прежде чем принимать такое серьезное решение - о переходе на аутсорсинг офисной печати, хорошо подумайте и проанализируйте ситуацию с документооборотом в фирме.
Попробуйте рассчитать затраты на офисную печать в месяц, квартал и год. Цифра должна быть точной! При этом учитывайте все скрытые расходы (расход электроэнергии, количество затраченного рабочего времени на облуживание принтеров, распечатка сотрудниками личных файлов и т. д.). Изучите сегодняшние предложения по аутсорсингу офисной печати. Никогда не выбирайте вендора, руководствуясь исключительно низкой ценой. Такое сотрудничество чревато головной болью. Важен опыт и репутация, количество успешных проектов.