Платежи через интернет давно стали привычным делом, а вот обмен документами, особенно между физическими лицами, по-прежнему происходит в бумажном виде. Квалифицированная электронная подпись призвана решить эту проблему и облегчить документообмен. Юридические лица уже давно работают с ЭЦП, индивидуальные предприниматели с помощью нее передают некоторые данные (например, НДС при аренде государственных помещений), физические же лица могут использовать подпись для получения доступа на сайте "Госуслуги". Как получить усиленную квалифицированную электронную подпись и какие преимущества она дает?
Что это такое?
Квалифицированная электронная подпись - это реквизиты, подтверждающие истинность электронного документа, отсутствие в нем искажений с момента фактической установки подписи. Также она позволяет установить принадлежность документа. Такие реквизиты могут быть получены только в результате криптографического преобразования кода, информации.
Сертификатом электронной подписи называют документ, подтверждающий право владения открытым ключом электронной подписи. Сертификат можно получить только в УЦ (удостоверяющий центр) или в офисе их уполномоченных представителей.
Владельцем сертификата является физическое лицо, получившее на свое имя сертификат электронной подписи. Каждому владельцу сертификата предоставляется в пользование два ключа: открытый и закрытый. Проверка электронной подписи осуществляется с помощью открытого ключа. Он, в свою очередь, связан с закрытым ключом, посредством которого производится генерация электронной подписи и подписывание документа.
Классификация
Простая электронная подпись, как следует из названия, - самый простой вариант ЭЦП. В ней также используются пароли, коды или иные средства, которые подтверждают формирование подписи владельцем.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись может быть получена только с использованием криптографического преобразования информации. Здесь не обойтись без закрытого ключа подписи. Через такую электронную подпись возможно не только определение лица, подписавшего документ, но и обнаружение изменений, внесенных после подписания.
Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет все признаки неквалифицированной. Единственное отличие - в том, что для ее проверки и создания используются более серьезные средства криптозащиты, они должны быть сертифицированы ФСБ России. Помимо этого есть различие: квалифицированный сертификат электронной подписи может быть выдан только в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию. Список аккредитованных УЦ можно просмотреть на сайте Госуслуг.
Равнозначность
Федеральный закон №63 признает документ, подписанный любой электронной подписью, как простой так и усиленной, равным бумажному документу, подписанному вручную. Однако есть одна особенность: между лицами, совершающими электронный документообмен, должно быть предварительно подписано соглашение.
Квалифицированная подпись также является аналогом подписи, сделанной собственноручно, однако она может заменять собой и печать организации. Юридическая сила документов, подписанных квалифицированной ЭЦП, признается контролирующими органами. Они могут использоваться в суде.
Область применения
В первую очередь это, конечно, электронный документооборот. Электронные подписи помогут наладить внешний и внутренний обмен документами во всех случаях, когда необходима собственноручная подпись.
Внутренний документооборот использует неквалифицированные и квалифицированные электронные подписи для визирования и утверждения договоров и прочих документов, регулирующих внутренние процессы организации. Например, если директор посредством электронной подписи подписывает договор и он передается в исполнение.
Главный фактор
При внешнем документообороте наличие квалифицированной электронной подписи является очень важным условием, так как именно она - гарант юридической силы. В иных случаях электронный документ контролирующими органами не признается как подлинник, а это значит, что он не имеет никакой юридической силы и не может использоваться в судебных разбирательствах. К тому же подписанный усиленной квалифицированной цифровой подписью документ можно сохранить в цифровом архиве, при этом его легитимность будет сохранена.
ЭЦП может быть использована для отчетности в контролирующих органах. Многие уже оценили, насколько быстро и удобно производится сдача отчетности в электронном виде. Более того, каждая организация может выбрать наиболее удобный для себя способ, будь то продукты 1С, отдельное программное обеспечение или сайты ФСС и ФНС. Квалифицированный сертификат ключа электронной подписи является основой любых подобных действий, он должен быть выпущен уполномоченным или аккредитованным удостоверяющим центром. А вот метод отправки решающего значения не имеет.
Получение государственных услуг
Все граждане Российской Федерации могут получить электронную подпись, чтобы использовать ее для получения государственных услуг, однако квалифицированный сертификат проверки электронной подписи в таком случае не обязателен: достаточно будет самой простой, неквалифицированной ЭЦП, она вполне подходит для нужд физического лица. С помощью нее любой гражданин может подписать электронное заявление, которое моет быть отправлено в орган исполнительной власти при возможности такого документооборота.
Как получить квалифицированную электронную подпись для физического лица? Проще всего обзавестись универсальной электронной картой, которая выпускается с 1 января 2013 года и имеет встроенную усиленную квалифицированную ЭП. Такая карта является уникальным идентификационным средством гражданина, с помощью нее возможна оплата, заказ и получение различных государственных услуг через интернет. По своему концепту карта призвана заменить множество документов, например пенсионное свидетельство и медицинский полис, объединить их с электронным кошельком, проездным билетом и электронной подписью.
Использование ЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись подходит как для внутреннего, так и для межкорпоративного документооборота. Ее можно получить в Удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи РФ. Она защищает документ от изменений, подтверждает его целостность и авторство.
Усиленная квалифицированная ЭП может помочь в решении широкого спектра задач. Например, она используется для подачи отчетности в налоговые органы и для обмена электронными документами. Этот вариант сертификата обладает наибольшим количеством возможных функций, однако это не значит, что каждой организации удобнее пользоваться именно им. Во-первых, от количества функций напрямую зависит цена сертификата. Во-вторых, при выборе менее функционального сертификата необходимо убедиться, что имеющиеся возможности полностью удовлетворяют потребности организации.
Также встречаются ситуации, когда тип применяемого сертификата определяется стороной, принимающей документ. К примеру, есть операторы документооборота, принимающие сертификаты только их удостоверяющего центра, поэтому при выборе сертификата также необходимо убедиться в отсутствии ограничений на его использование в нужной информационной системе.
Преимущества электронного документообмена
Так как теперь у всех организаций и компаний есть возможность организовать обмен электронными документами, имеющими юридическую силу, стоит обсудить преимущества этого процесса.
Прежде всего, это скорость доставки документов. Независимо от адреса контрагента срок доставки документов будет в десятки раз меньше, чем привычных бумажных. Использование электронных документов также сокращает траты, связанные с подготовкой и передачей бумажных экземпляров.
Имеются и более серьезные экономические выгоды, ведь электронный документооборот подразумевает существенное ускорение бизнес-процессов. Самый простой пример этого - быстрое заключение и активирование сделок, за счет чего достигается больший оборот денежных средств. То есть, наладив электронный документооборот, компания сможет повысить прибыль в единицу времени.
Автоматизация
Также использование квалифицированного ключа электронной подписи позволяет сократить время на обработку, отправку документов и практически автоматизировать этот процесс. В межкорпоративном обмене, согласно законодательству, могут участвовать требующие юридической силы письма, договоры, товарные накладные, счета, акты выполненных работ, акты оказания услуг, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, товаротранспортные накладные.
За счет быстроты и надежности электронного документообмена компании могут не беспокоиться о простой и своевременной подаче отчетности в налоговые органы. Это также позволяет экономить часть денежных средств.
Важные факторы
Межкорпоративный документооборот в электронном виде имеет смысл только в том случае, если каждый документ обладает юридической силой и может использоваться в суде или иных инстанциях. Чтобы придать юридическую значимость электронному документу, необходимо решить некоторые задачи. Во-первых, процесс подписания и отправку электронного документа контрагентам, во-вторых, прием и проверку квалифицированной электронной подписи на документах, получаемых от контрагентов. В-третьих, нужно организовать хранение и обработку уже подписанных документов, архивное хранилище и навигацию по нему. В-четвертых, важно обеспечить сохранение легитимности для документов, находящихся на архивном хранении.
Простое решение
Для решения двух первых задач можно воспользоваться сервисами межкорпоративного обмена, которые управляются операторами электронного документооборота. Выбирая такой сервис, нужно учесть некоторые факторы, такие как наличие у оператора соответствующих лицензий, возможность интегрировать сервис обмена в корпоративную информационную систему и тарификацию передачи документов.
Две другие задачи можно решить с помощью системы электронного документооборота, в котором уже есть весь необходимый функционал. Если изначальное формирование документов происходит в учетной системе, в нее можно интегрировать систему электронного документооборота.
При отсутствии такой системы эти задачи могут быть частично возложены на оператора сервиса обмена.