Рубрики
...

Формирование резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

Правильное ведение учета в области оплаты труда возлагается на главного бухгалтера предприятия и ответственных исполнителей. Для этого применяется законодательно установленная методика. Бухгалтер, который занимается этой работой, должен изучить все нюансы начисления средств на оплату отпусков. Для этого формируется специальный резервный фонд. С него по мере погашения списывают соответствующие суммы средств в течение всего отчетного периода. Как происходит формирование резерва на оплату отпусков, будет рассмотрено далее.

Общее определение

С процедурой создания резерва на оплату отпусков сталкиваются многие бухгалтеры. В нормативных актах этот фонд еще называют оценочным обязательством. Этот процесс регламентирован ПБУ 8/2010.

проводки по формированию резерва на оплату отпусков

Согласно этому приказу, резервный фонд признается в ходе проведения бухгалтерского учета в следующих случаях:

  • У компании определяются обязательства, которые возникли в прошлых отчетных периодах в процессе осуществления хозяйственной деятельности. В этом случае организация не может избежать их погашения. Даже если у компании есть сомнения на счет таких обязательств, но вероятность их существования существует, оценочные обязательства должны быть признаны.
  • Вероятно, что произойдет уменьшение экономической выгоды компании при погашении такой задолженности.
  • Сумма резервного фонда может быть обоснованно рассчитана.

Все три условия выполняются в отношении формирования оценочных обязательств по оплате будущих отпусков. Поэтому такой вид резерва создается практически каждой организацией. Однако есть и исключения. Так, учет резерва на оплату отпусков не требуется вести предприятиям, которые применяют упрощенный систему ведения бухгалтерской отчетности. К таким организациям относятся:

  • субъекты малого бизнеса;
  • организации некоммерческого типа;
  • компании, получившие статус участников проекта, в ходе которого осуществляются разработки, исследования в соответствии с действующим законодательством.

Перечисленные субъекты могут не вести учет резерва на оплату отпусков, так как они применяют упрощенную форму формирования бухгалтерской отчетности. Для других организаций создание оценочных обязательств производится по определенной методике. В процессе расчета применяют суммы не только начисленной зарплаты, но и взносы в пенсионный и страховые фонды. Также учитывается сумма средств, которая остается на предприятии за неиспользованный отпуск сотрудников.

Частота создания

Рассматривая порядок формирования резерва на оплату отпусков, следует отметить, что законодательством не установлена частота наполнения этого фонда. Решение о проведении подобной работы принимает компания самостоятельно.

формирование резерва на оплату отпусков отражается записью

Резерв должен быть сформирован на дату предоставления отчета. Поэтому резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете создается с определенной периодичностью, установленной компанией самостоятельно. Этот процесс регламентируется соответствующей внутренней документацией компании. Существуют следующие варианты для установления периодичности проведения этого процесса:

  • раз в месяц (на последнее число периода);
  • раз в квартал (последнее число 3 месяцев);
  • раз в год (31 декабря).

В соответствующей внутренней документации делают запись, какую учетную политику выберет организация для выполнения требований законодательства.

Способы начисления оценочных обязательств

Формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков производится разными способами. Порядок проведения подобных операций не установлен в бухгалтерском учете.

учет резерва на оплату отпусков

Поэтому каждое предприятие обязано выбрать методику для выполнения требований законодательства. Выбранный алгоритм фиксируется в учетной политике. Методика, закрепленная в соответствующей документации, чаще всего предполагает проведение таких действий:

  • расчет производится из среднего заработка рабочего за смену;
  • во внимание берется средний показатель дневного заработка определенной группы сотрудников организации;
  • при расчете участвуют суммы итогов прошлого отчетного периода.

Формирование резерва на оплату отпусков отражается записью в соответствующей документации организации. При этом определяется, какие сотрудники относятся к той или иной категории. Это важно, так как для каждой группы средства накапливаются особым способом. Могут быть задействованы следующие счета:

  • работники основного производства – счет 20;
  • расходы общепроизводственного характера – счет 25;
  • издержки общехозяйственной группы – счет 26;
  • расходы, понесенные в ходе реализации товаров или услуг – счет 44;
  • финансирование необоротных активов – счет 08;
  • прочее.

Проводки

Бухгалтер должен отразить в соответствующей документации ряд проводок по формированию резерва на оплату отпусков. Для этого руководствуются Инструкцией по использованию Плана счетов. Для отражения накопленной суммы оценочного обязательства применяется счет 96. Он специально создан для формирования резервов будущих затрат.

порядок формирования резерва на оплату отпусков

Чтобы выполнить проводки для резерва на оплату отпусков в соответствии с нормами бухгалтерского учета, задействуют подходящий счет, в соответствии с категорией работника. Чтобы понимать особенности проведения подобной процедуры, ее следует рассмотреть на примере. Для этого будет проведено перечисление средств на оплату отпуска сотрудникам основного производства. В этом случае задействуется счет 20. Если нужно выполнить такую процедуру для работников иных областей, применяются счета 25, 26, 44 и т. д.

Формирование резерва на оплату отпусков отражается записью:

Дт 20 Кт 96.

Это позволяет отразить создание резерва на оплату в будущем периоде отпусков. На дату, когда будет начислен средний заработок сотрудников, отчисления в резервный фонд выполняют такой проводкой:

Дт 96 Кт 70.

Такая проводка отражает действие, когда сумма выплаченных отпускных списывается за счет созданного ранее фонда.

Дт 96 Кт 69.

Этой проводкой можно списать взносы во внебюджетные фонды за счет резерва.

На предприятии может сложиться ситуация, когда сформированного фонда оказалась недостаточной для погашения оплаты отпусков. В этом случае задолженность организации отражается при помощи следующей записи:

Дт 20 Кт 70.

Это сумма, которой недостает для погашения компанией обязательств на оплату отпускных и взносов в страховые фонды.

В конце года сравниваются суммы начисленного резервного фонда и фактические расходы за отчетный период на выплату отпускных начислений, взносов в страховые фонды. Это действие называется инвентаризацией.

I способ

Формирование резерва на оплату отпусков может быть выполнено одним из перечисленных трех способов. В первом случае компания выполняет эту процедуру, учитывая средний заработок работника за смену. В учетной политике нужно отразить соответствующую надпись, в которой изъявляется желание компании проводить начисление в фонд представленным способом.

резерв на оплату отпусков в налоговом учете

В учетной политике также подробно расписывается алгоритм проведения соответствующих начислений. На отчетную дату, которую компания также выбирает самостоятельно, бухгалтер должен будет провести начисления для каждой группы сотрудников, применяя данные требуемых расчетных счетов.

Сначала подсчитывается количество дней в периоде, которые не были использованы сотрудниками каждой категории для отпуска. Также нужно подсчитать количество дополнительных дней, права на которые у работников организации уже возникли.

После этого определяется средний заработок каждого сотрудника соответствующей категории. Бухгалтер при этом должен применять обычную методику определения среднего заработка, которая применяется при выплатах отпускных и компенсаций при наличии неиспользованных дней отпуска.

Размер отпускных должен быть определен с учетом страховых взносов. Их сумма определяется на этом этапе расчетов. Для этого применяется формула:

ОС = НДО * СДЗ * (1 + Т / 100%), где ОС – отпускные и стразовые взносы, НДО – количество дней отпуска, который не был использован сотрудниками, СДЗ – средний заработок сотрудника в день, Т – тариф страховых взносов для сотрудника.

Производится расчет резерва на оплату отпусков для всей группы работников. По всем категориям складывают данные, чтобы получить общее значение оценочного обязательства.

Пример

Формирование резерва на оплату отпусков представленным способом формируется довольно просто. Чтобы понимать, как применить эту методику на практике, нужно рассмотреть ее на примере. Так, например, в отделе в штате числится 2 работника. Работник А на 31 марта текущего года имеет право на отпуск в количестве 6,99 дней. Работник Б на расчетную дату имеет 4,66 дня.

резерв на оплату отпусков в бухгалтерском

Далее бухгалтер должен рассчитать средний дневной заработок сотрудников А и Б. На 31 марта текущего года первый работник получает в день 752 руб., а второй – 674 руб. Компания, в которой трудятся представленные сотрудники, производит отчисления по ставке 30%. На дату проведения расчетов ни у первого, ни у второго сотрудника не возникло право на обложение налогом по пониженной ставке. Также бухгалтер должен сделать отчисление на страхование от травматизма по ставке 0,2%.

Общий тариф на страховые выплаты составил для представленных сотрудников 30,2%. Теперь можно выполнить расчет оценочного обязательства. Для сотрудника А он выглядит так:

6,99 * 752 * (1 + 30,2% / 100%) = 5272,35 руб.

Расчет для работника Б выглядит так:

4,66 * 675 * (1 + 30,2% / 100%) = 3154,99 руб.

В результате общий размер резервного фонда для отдела продаж на расчетную дату составил 8427,34 руб.

II способ

Формирование резерва на оплату отпусков по второй методике производится несколько иначе. При этом учитывают дневной средний заработок по каждой группе. Этот способ проще, чем предыдущая методика.

резерв на оплату отпусков проводки

Не нужно рассчитывать средний доход работников в день. Размер резерва для каждого сотрудника также находить не потребуется. Расчет нужно будет выполнить по группе в целом. Указав в учетной политике, что будет применяться этот метод начисления оценочных обязательств, компания должна прописать и сам алгоритм проведения соответствующих начислений.

Бухгалтер осуществляет несколько последовательных действий на расчетную дату. Сначала подсчитывается количество дней отпуска, которые не использовали сотрудники (в том числе и дополнительных) по всей группе в целом. Средний заработок за смену определяется в целом по всей группе. Для этого применяется простая формула:

СЗГ = СЗГ / Д / КР, где СЗГ – средний заработок за смену по всей группе, СЗГ – сумма заработной платы, которая была начислена работникам на расчетную дату текущего периода, Д – количество дней в периоде, КР – количество сотрудников, которые входят в эту группу.

После этого определяется сумма резерва, который выделяется на последующую оплату отпуска:

Р = (СЗГ + СЗГ * Т) * НДО.

Далее результаты, полученные по всем группам сотрудников, складывают. Это позволяет рассчитать общую сумму обязательств.

Пример

Так, например, есть компания, в которой работает 2 отдела. Первый из них административный (2 сотрудника), а второй – отдел продаж (3 сотрудника). За март первый отдел получил зарплату в размере 75 тыс. руб., а второй – 70 тыс. руб.

Компания платит страховые взносы по ставке 30%, а сотрудников, которые имеют право на пониженный тариф, в компании нет. Также удерживается сбор на страхование от травматизма. Совокупная налоговая ставка составляет 30,2%. В административном отделе неиспользованные дни отпуска составляют 9,32, а в отделе продаж – 11,65. Далее можно рассчитать средний заработок за день каждого отдела. Для администрации этот расчет выглядит так:

75000 / 31 / 2 = 1209,68 руб.

Расчет для отдела продаж выглядит так:

70000 / 31 / 3 = 752,69 руб.

Дальше можно рассчитать сумму резервного фонда для административного отдела:

(1209,68 + 1209,68 * 30,2%) * 9,32 = 14697,09 руб.

Отдел продаж формирует такой резервный фонд:

(752,69 + 752,69 * 30,2%) * 11,65 = 11417 руб.

Общая сумма целевого фонда для предприятия составила 36 096,09 руб.

III способ

Третий способ расчета резерва на предстоящую оплату отпусков предполагает применять данные прошлого года. Бухгалтер в этом случае применяет норматив отчислений, который определяется на 31 декабря прошлого периода. Он рассчитывается по формуле:

Н = СОО / РО, где Н – нормативный показатель отчислений, СОО – сумма затрат на выплаты средств для отпусков и компенсаций, РО – сумма издержек на оплату труда без взносов в страховые фонды за предыдущий отчетный период.

Норматив будет неизменным в течение всего текущего периода. На отчетную дату бухгалтер рассчитывает два показателя. Отчисления по каждой группе сотрудников в резервный фонд:

СО = (СЗт.п. + СС) * Н, где СО – сумма отчислений по всей группе в текущем периоде, СЗт.п. – сумма зарплаты для группы сотрудников в текущем периоде, СС – сумма страховых взносов для группы сотрудников.

Дальше складывают результаты по всем группам. Это и будет сумма резервного фонда.

Налоговый учет

Резерв на оплату отпусков в налоговом учете также начисляется предприятием по установленной им методике. Она должна быть отражена в соответствующей документации. Налогоплательщик определяет максимальную сумму отчислений и процент для ежемесячных перечислений, который формирует оценочное обязательство.

Для этого составляется специальная смета, в которой отражается сумма ежемесячного платежа в резервный фонд. При этом учитывается предполагаемая сумма отчислений в страховой фонд. Перечисление средств выполняются в виде отношения этого показателя к предполагаемому размеру затрат на оплату труда сотрудников компании. Компания фиксирует в учетной политике данные о способе создания оценочных обязательств, предельное количество отчислений, процент отчислений для каждого месяца. Последний рассчитывается так:

ПО = ПРОО / ПРОТ, где ПРОО – предполагаемый размер расходов на оплату отпусков в расчетном периоде, ПРОТ – предполагаемый размер отчислений на оплату труда (в том числе страховые сборы).

В регистре налогового учета бухгалтер должен отображать суммы ежемесячных поступлений в указанный фонд. Также отображается израсходованный резерв в ходе оплаты отпусков, его остаток на дату проведения подсчетов.

В конце отчетного периода ответственным сотрудником проводится инвентаризация резерва на оплату отпусков. На 31 декабря выполняется корректировка резерва в налоговом учете организации.