Дебиторская и кредиторская задолженность. Дебиторская задолженность - это...

Финансовое состояние любого предприятия практически немыслимо без кредитов и долгов. И если они просрочены, тогда дебиторская и кредиторская задолженность становится проблемой не только отделов продаж и закупок, но и всей организации.

Кредиторская задолженность: виды и причины

С точки зрения необходимости оплаты после получения кредиты можно разделить на денежные и смешанные.

Денежные подразделяются на банковские, зарплатные сотрудникам, налоговые.

Смешанными кредитами предприятие пользуется, когда оплачивает выполненные по договорам подряда выполненные работы либо оплачивает поставленную ранее продукцию.

Задолженность по кредитам (кредиторская) возникает, соответственно, в тот момент, когда нарушены сроки оплаты обязательств либо перед сторонними организациями (для них это просроченная дебиторская задолженность) и банками, либо перед сотрудниками, либо перед внебюджетными фондами, либо перед государством.

При злостном нарушении сроков оплаты по кредитам вступает в действие 177 статья УК РФ.

Просроченная дебиторская задолженность – это уменьшение оборотных средств

Любое предприятие, отдавая свою продукцию без предоплаты, рискует получить денежные средства за нее с опозданием по условиям договора либо не получить их вовсе.

Коммерческий руководитель, давая добро на совершение такой сделки, никогда не может быть уверен на сто процентов в своевременной оплате. Гарантий не могут дать ни проведенная предварительная работа по выяснению финансового состояния покупателя, ни длительное и плодотворное сотрудничество, ни личные контакты руководителей.

Просроченная дебиторская задолженность – это настолько частое явление во всех фирмах, что в оборотный капитал многих предприятий заложена доля средств, позволяющих смягчить действия неплательщиков.

Наценка при реализации товаров с отсрочкой платежа должна предусматривать, помимо минимальной прибыли, и банковский процент на приобретение (изготовление) товара, и банковский процент при взятии дополнительного кредита на сохранение оборотного капитала при работе в условиях большой дебиторской задолженности.

В каких случаях можно и нужно списывать дебиторскую задолженность?

Списание дебиторской задолженности требует от работников бухгалтерии, отвечающих за работу с клиентами, постоянного контроля над сроками неуплат. Согласно Положению по ведению бухучета (ПБУ 10/99), предприятие обязано списывать нереальную для взыскания дебиторскую задолженность. Причина этого в том, что висящая несписанная задолженность искажает реальную прибыль предприятия.

Нереальным для взыскания становится, во-первых, долг, просроченный более трех лет (196 ст. ГК РФ), и, во-вторых, если его невозможно взыскать (банкротство или ликвидация дебитора, ситуация, когда судебный пристав не может взять долг).

Какие документы должны быть в бухгалтерии предприятия, чтобы доказать безнадежность долга?

1. Основными в этой ситуации должны стать правильно оформленные у покупателя документы отгрузки (ТТН) с печатями, подписями, сроками.
2. Акт сверки с должником.
3. В случае недопоставки продукции по авансовому платежу нужны документы, удостоверяющие дату перечисления средств по договору.

Собственно, эти же документы нужны и для подачи в арбитраж при попытке взыскания долга с помощью судебной системы.

Сложности подготовки и хранения документации при списании

Практика подготовки документации в этих случаях (сначала для суда, потом для списания) показывает, что их очень сложно собрать (за исключением платежек по пункту 3).

1. Служба доставки грузов на предприятии (или нанятая транспортная компания) очень часто озабочена не столько оформлением «бумажек», сколько целостной передачей груза покупателю. Человеческий фактор сказывается в том, что реальное взыскание может наступить за недостачу, а неуплата суммы за поставленный товар стоит далеко за пределами сиюминутных действий.
2. Получить акт сверки с должником, который не собирается оплачивать поставленный ему товар, практически невозможно. Иногда складывается такое впечатление, что будущий должник уже заранее подготовился к неоплате: все службы (отдел закупок, бухгалтерия) сначала делают вид, что не знакомы с этой ситуацией, а потом просто игнорируют звонки.
3. Срок дебиторской задолженности, по истечении которого она признается нереальной, - три года. Именно поэтому гарантировать сохранность неоплаченных накладных не может ни одна служба на предприятии. Хотя все документы изначально были оформлены правильно, их проверили и сдали на хранение. В течение этого срока могли проводиться налоговые (или иные) проверки, подлинники могли изыматься для представления в суд, их могли затребовать руководители. Результат – отсутствие нужного документа после нереально длительных поисков.

Дебиторская задолженность: проводки

Основаниями для проведения списания являются три мероприятия, необходимость которых утверждена п.77 ПБУ 10/99:

• инвентаризация;
• письменное обоснование;
• приказ руководителя.

В случае если в организации не создано резерва по сомнительным долгам, списанная задолженность должна относиться на финансовые результаты в сумме, отраженной в «Расходах организации» по бухучету. Согласно п.12 ПБУ10/99, ее включают в список прочих расходов.

Проводки:

Дебет 91-2, Кредит 62(76) – Списание на убытки с НДС.

В случае создания резерва суммы просроченных задолженностей должны списываться за его счет при одновременном учете за балансом суммы списанной задолженности.

Проводки:

Дебет 63, Кредит 62(76) – Списание за счет резервного фонда

Всесторонний разбор структуры долгов организации

С точки зрения финансовой стабильности, превышение дебиторки над кредиторкой – показатель плохого "самочувствия" компании. Внезапность этого состояния невозможна, если анализ дебиторской задолженности становится ежедневной нормой не только для отдела продаж, но и для финансовых руководителей.

Собственно, дебиторская задолженность – это масса денежных средств, которая должна быть оплачена в разные периоды:

• нормальная – когда срок оплаты еще не наступил;
• просроченная.

При разборе просроченной дебиторки выделяют безнадежную (срок оплаты истек более трех лет назад) и сомнительную (срок оплаты по договору уже истек, должник пока не собирается платить).

Нормальная часть дебиторской задолженности позволяет планировать приход денежной массы для выстраивания схемы платежей по уплате налогов, банковских и товарных кредитов, зарплаты. В случае уменьшения нормальной доли к просроченной о планировании выплат можно забыть. В таких ситуациях только жесткое вмешательство руководства позволит определить первоочередность платежей, выявив при этом стратегически важных партнеров, отсекая низкоприбыльные сделки.

В некоторых организациях действенным показателем принято считать оборачиваемость дебиторской задолженности. Показатель рассчитывается в днях: Одз = Дз - СДз /Вал х 365, где:

- Одз – оборачиваемость;

- Дз – общая сумма задолженности;

- СДз – сомнительная задолженность;

- Вал – сумма выручки.

Положительной считается тенденция ускорения оборачиваемости за сравниваемые периоды. Хотя сам показатель служит подсказкой для изменения политики работы с основной массой клиентов.

Работа по взысканию долгов

Просроченная дебиторская задолженность – это головная боль не только менеджеров отдела продаж, но и юристов, бухгалтерии и руководителей.

Каждое предприятие, ведущее консервативную политику продаж, строго определяет сроки, в течение которых неуплата считается мало критичной. Обычно это период от трех до семи дней.

Действия менеджера, совершившего отгрузку клиенту, по истечении этого срока должны подчиняться строгому регламенту. Порядок обычно такой: доклад руководству, запрос в службу безопасности, составление претензии с юристом.

Эффективные методы работы с должниками

Взыскание дебиторской задолженности не должно ложиться только на плечи менеджера, ограниченного в своих действиях правами и обязанностями должностной инструкции. Руководитель может предложить вариант товарного взаимозачета, обговорить с руководством должника план погашения долгов, предложить работу по схеме частичной возрастающей оплаты с поставкой товара.

Служба безопасности, если таковая есть на предприятии, служит для нагнетания обстановки, что считается наиболее действенным методом «выбивания» долгов.

Юридическая служба, действуя строго в рамках законодательства, начинает с составления претензии, предарбитражного предупреждения, готовит документы для подачи в суд, следит за ходом процесса. Правильно составленная претензия, учитывающая не только суммы долга, но и пени по условиям договора, отрезвляет должника и в 70% из 100 дает хороший результат. Выигранное дело в суде не всегда приводит к получению всей суммы долга сразу, выплаты могут тянуться до бесконечности.