Ни одно современное предприятие не может работать без документов. Поэтому грамотная организация документооборота – один из факторов, влияющих на эффективность работы предприятия в целом. Что включает в себя это понятие? Какие бывают виды и система документооборота? Все это мы рассмотрим в статье.
Документооборот и делопроизводство
На первый взгляд - это тождественные понятия. Но если присмотреться внимательнее, то можно увидеть разницу. Делопроизводство включает в себя три этапа:
- Создание документа по факту хозяйственной деятельности – документирование.
- Организация учета бумаг и их движения по организации и за ее пределами – документооборот.
- Хранение документов – архивирование.
Документооборот – это одна из стадий делопроизводства. Внутри данного процесса тоже выделяют этапы или потоки:
- Входящая документация – то, что поступает на предприятие извне.
- Исходящая – то, что предприятие отправляет контрагентам.
- Внутренняя документация – то, что создается внутри организации и используется для управленческой деятельности.
Правильная организация процесса позволяет проконтролировать движения документа на всех его этапах, от момента создания до поступления на хранение. Это дает возможность в каждый момент времени знать, где находится бумага, какая с ней ведется работа.
Этапы обработки документов
Каждый входящий документ на предприятии проходит через определенные стадии. Длительность пути зависит от порядка, который закреплен в организации. Вся входящая корреспонденция может попадать первоначально на стол к руководителю, а только затем к исполнителям. Это более длинный путь, используется не так часто.
Более короткий путь - когда распределением по отделам занимается секретарь. Такой вариант используется чаще. Его преимущество очевидно: документы попадают к исполнителю быстрее.
Каждый входящий документ проходит процедуру регистрации. Делается это в специальном журнале. Указывается дата поступления, а также предварительно присвоенный порядковый номер.
Особенно важные документы могут находиться на контроле исполнения. Завершающий этап обработки – направление документа на архивное хранение.
Принципы организации документооборота
Организация документооборота преследует цель сокращения времени на хождение документов. Для достижения этой цели разработаны определенные принципы:
- Централизованный прием, первичная обработка и отправка. В небольших организациях этим занимается секретарь, в большой компании выполнением задачи может заниматься целый отдел.
- Сокращение пунктов прохождения документа, исключение возможности его возврата.
- Разработка схем и регламентов документооборота.
- Регистрация бумаг.
- Введение предварительного этапа рассмотрения документов.
Соблюдение этих правил позволяет исключить потерю времени на дублирующие друг друга действия, создать равномерную нагрузку на людей, работающих с бумагами.
Что такое документопоток?
Так принято называть документы, схожие по назначению или виду, которые имеют одну цель следования.
Поток характеризуется структурой, периодичностью и плотностью. В торговой организации, которая каждый день отгружает товары в большое количество розничных магазинов, документопоток будет отличаться однородной структурой, ежедневностью и высокой плотностью. Если же компания занимается производством дорогого промышленного оборудования, то ее поток будет с иными характеристиками.
Электронный документооборот
То, что в классическом документообороте существует материальный носитель документа, создает ряд серьезных проблем. Бумаги нужно как-то передавать из одной организации в другую. Для этого используются курьеры или почта. Это требует финансовых и временных затрат, кроме того, возможны сбои в доставке и ошибки из-за человеческого фактора. Документооборот – это серьезные финансовые и временные затраты.
Бумаги нужно где-то хранить. Если организация крупная, то для хранения требуются большие площади. При форс-мажорных обстоятельствах возможна гибель документов без возможности последующего восстановления. И это далеко не все проблемы.
Электронный документооборот – это система, которая становится все более популярной, так как лишена перечисленных выше недостатков. Для передачи данных используются современные защищенные системы, это гарантирует быструю и точную доставку, сокращает время обмена документами, обеспечивает надежное хранение. 
Государственные организации, такие как налоговая инспекция или пенсионный фонд, быстро оценили преимущества обмена информацией в электронном виде, поэтому прилагают усилия к тому, чтобы как можно больше организаций сдавали отчетность именно так.
Четкий документооборот – это возможность быстро находить необходимую информацию и направлять ее по адресу с наименьшими затратами времени.