Инкассация денежных средств – это сбор финансовых ресурсов, расчетных и платежных документов, а также векселей клиентов любого банковского учреждения из кассы инкассаторами с обеспечением сохранности до сдачи в тот или иной банк и последующим зачислением на клиентский расчетный счет.
Основные задачи инкассации
- Доставить выручку с торговых предприятий в банковские учреждения.
- Доставить денежную выручку со всех торговых точек коммерческих субъектов в их офисы для сдачи в банк в дальнейшем.
- Доставить деньги из банковского учреждения в кассу предприятия для обеспечения выдачи оттуда зарплаты для сотрудников.
- Обеспечение перевозки денежных средств в торговые места при оформлении банковского кредита под покупку.
- Доставка средств в различной валюте из банковского учреждения в обменный пункт.
- Перемещение наличности между филиалами банков.
- Сопровождение и охрана банковских сотрудников при перевозке ценных бумаг.
Инкассация денежных средств различных субъектов хозяйствования позволяет безопасно и оперативно перечислять выручку на счет, а также обеспечивает кассу, как в целом по предприятию, так и отдельные его торговые точки мелкими купюрами и разменной монетой. Инкассация может предполагать перевозку и прочих материальных ценностей и важных документов.
Функции службы инкассации
Служба инкассации любого банковского учреждения должна представлять собой команду высококвалифицированных специалистов, качественно осуществляющую данную работу, связанную с перевозкой различных видов ценностей (денежных или валютных). Помимо обычной доставки наличных денег, указанной службой осуществляется подбор купюр необходимого достоинства и разменной мелкой монеты.
Экономия расходов предприятия на инкассации
Заключение субъектом хозяйствования договора с банковским учреждением на доставку наличности в банк позволяет сэкономить в определенной степени рабочее время. При этом сотрудники данного предприятия уже не несут ответственность за сохранность наличных средств, что избавляет их от стресса. 
В целях экономии небольшими предприятиями или индивидуальными предпринимателями, находящимися в одном здании, заключаются совместные договора, и инкассация денежных средств проводится одновременно у всех.
Благодаря тому, что у каждого субъекта хозяйствования существует свой график работы, то со службой инкассации согласовывается удобное время для выемки наличности на протяжении рабочего дня. Инкассация денежных средств банком для юридических и физических лиц проводится в соответствии с заключенным договором, содержащим следующие сведения: стоимость инкассации, периодичность сбора наличности и гафик выездов.
Привлечение банком сторонних организаций
Зачастую для перевозки наличности банковское учреждение привлекает организацию, оказывающую соответствующие услуги (перевозка ценных грузов). 
В этом случае инкассация денежных средств проводится только после заключения с сотрудниками этой организации договора о полной материальной ответственности. При осуществлении операции, связанной с перевозкой наличности, сразу несколькими работниками-инкассаторами, разграничить их ответственность за ущерб, который может быть причинен, нет возможности. Поэтому должен быть заключен договор о коллективной материальной ответственности.
Если инкассация наличных денежных средств проводится с привлечением сторонних организаций, то функции должны быть разделены следующим образом:
- Субъект хозяйствования обеспечивает подготовки специальной сумки с деньгами, сдает ее инкассатору и оплачивает все услуги, как самого инкассатора, так и банка.
- Специалист в оговоренные часы и дни осуществляет инкассацию от уполномоченного лица предприятия с доставкой в кассу банковского учреждения денежных средств. В случае необходимости иногда осуществляется временное хранение в соответствующем инкассационном подразделении.
- Банком принимаются сумки с наличностью, осуществляется пересчет денежных купюр и зачисление их на счет предприятия.
Порядок инкассации денежных средств
Для каждой организации, занимающейся инкассацией наличных денег, ежемесячно в банке оформляются специальные номерные карточки, формы которых утверждены соответствующим Положением ЦБ РФ. 
В этой явочной карточке в обязательном порядке должны быть указаны следующие сведения: номера сумок, которые закреплены за той или иной организацией, наименование, код, адрес, телефон, а также время завершения рабочего дня и заезда инкассаторов.
Перед выездом инкассаторы должны получить: пустые сумки, доверенности на инкассацию и перевозку наличности, ключи, штамп и явочные карточки.
По прибытии на предприятие, инкассация денежных средств, инструкция по проведению которой должна обязательно быть в наличии на этом субъекте хозяйствования, проводится соответствующим специалистом только после предъявления таких документов:
- удостоверения;
- доверенности на инкассацию денежных купюр;
- явочной карточки;
- пустой сумки, закрепленной за клиентом.
Прием наличных средств банком
При приеме инкассаторской сумки банковский сотрудник должен проверить соответствие записей во всех сопроводительных документах:
- сопоставление накладной и явочного листа при сдаче сумки инкассатором;
- сопоставление накладной и квитанции при сдаче сумки работником.
Также должно быть проверено:
- отсутствие на сумке с деньгами повреждений;
- целостность самой сумки, а также пломбы на ней;
- соответствие номера сумки с тем, что указан в накладной.