Во многих современных фирмах, занимающихся выпуском товаров, в целях оптимизации взаимодействия сотрудников и руководства издаются производственные инструкции. Они рассматриваются как локальные нормативные источники, имеющие одинаковую юридическую силу, в частности, с трудовыми договорами. В чем заключается специфика соответствующих инструкций? Каким образом осуществляется их разработка?
Что представляет собой производственная инструкция?
Под производственной инструкцией принято понимать локальный правовой акт, который регламентирует трудовую функцию наемного сотрудника, определяет перечень его обязанностей, прав, а также условий наступления ответственности за те или иные действия. Можно отметить, что охрана труда на предприятии предполагает составление сотрудниками фирмы, отвечающими за управление кадрами, наряду с рассматриваемым документом также таких источников, как инструкция по пожарной безопасности, инструкция по охране труда.
Все типы отмеченных источников составляются в соответствии с законодательством РФ, а также в силу установленных на конкретном предприятии внутрикорпоративных норм. Охрана труда на предприятии — процесс, который требует самого большого внимания разработке рассматриваемых разновидностей документов.
В производственной инструкции фиксируются нормы, характеризующие конкретную должность в компании. Так, в ней отражаются правила, устанавливающие то, какие работы обязан выполнять сотрудник, требования к уровню квалификации работника.
Рассмотрим подробнее особенности использования рассматриваемых документов.
Предназначение производственных инструкций
Для чего нужна фирме производственная инструкция? Назначение данного документа, если следовать нормам официальных источников права и практике корпоративного управления, заключается в обеспечении нормативного регулирования управления кадрами в компании. Производственная инструкция регламентирует:
- ключевые вопросы управления кадрами;
- взаимодействие сотрудников различного профиля с коллегами и руководством;
- порядок выполнения конкретными специалистами трудовых функций.
Создание характеризующихся высоким качеством проработки производственных инструкций позволяет компании:
- выстраивать эффективную систему разделению труда в организации;
- стимулировать производительность труда;
- обеспечивать контроль над деятельностью отдельных работников или их групп;
- повышать уровень ответственности сотрудников фирмы за собственные действия в процессе решения задач, связанных с развитием бизнеса.
Наличие во внутрикорпоративной системе документооборота производственных инструкций позволяет фирме ускорять процесс адаптации новых сотрудников к специфике локальных производственных задач. Это способствует стабильности процесса выпуска товаров, оказания услуг, стимулирует рост бизнеса и освоение новых перспективных сегментов.
Взаимосвязь производственной инструкции с другими внутрикорпоративными источниками
Рассматриваемый документ довольно тесно связан с иными локальными нормативными актами, которые издаются на предприятии. Прежде всего, следует отметить, что производственная инструкция — источник, который может быть разделен на ряд категорий. Каких именно?
Есть такие источники, как производственная инструкция пожарной безопасности. В ней особое внимание уделено, таким образом, правилам реагирования сотрудников на возникновение пожарной угрозы. Она может дополнять основную производственную инструкцию или издаваться в качестве отдельного локального источника.
Есть инструкции производственной санитарии. В них фиксируются нормы, отражающие то, каким образом сотрудникам действовать в целях поддержания необходимого уровня санитарных условий осуществления трудовой деятельности. Данный документ, опять же, может дополнять основной или издаваться в качестве самостоятельного локального источника.
В некоторых случаях источник, о котором идет речь, может регламентировать трудовые функции не по должностям, а по направлениям деятельности специалистов. Например, могут составляться производственные инструкции по эксплуатации электроустановок. Существуют документы схожего назначения, связанные с иными сферами охраны труда — не имеющими прямого отношения к трудовым функциям работников предприятий. Так есть производственно-технические инструкции, которые по своей структуре могут быть приближены к руководствам по эксплуатации тех или иных объектов основных средств, используемых в производстве.
Документ, о котором идет речь, разрабатывается для каждой позиции специалистами кадровой службы компании. Для этого может быть использована типовая производственная инструкция для той или иной должности, а также различные источники права. Например — Квалификационный справочник, утвержденный Министерством труда РФ в Постановлении № 37, изданном 21.08.1998 года. Часто задействуются в этих целях и отраслевые источники права, рекомендации экспертов и аналитиков.
То, какой источник нужно использовать для разработки оптимальной должностной инструкции, зависит от масштабов предприятия, типов выпускаемой продукции, особенностей организации производственного процесса. Также могут иметь значение требования к соответствующим документам, которые выдвигаются со стороны вышестоящей организации, собственников фирмы, инвесторов.
Производственная инструкция как источник регламентации технологического процесса и трудовой договор
Производственная инструкция связана с трудовым договором сотрудника. В некоторых случаях их положения дублируются или взаимно дополняются. Во многих фирмах специалисты кадровых служб предпочитают включать как можно больший объем норм, характеризующих производственную инструкцию, именно - в трудовой договор. Это связано с их стремлением свести к минимуму трудовые затраты на документооборот: чем меньше источников локальных норм, тем проще организовывать их учет.
Но это не всегда эффективно. Дело в том, что в ряде случаев в производственные инструкции нужно включать описание технологического процесса, в то время как в составе трудового договора соответствующие формулировки иногда размещать проблематично. Технологический процесс — один из главных критериев выделения производственной инструкции из иных типов локальных источников норм. Для того чтобы сотрудник фирмы корректно обеспечивал соответствие своей работы отмеченному критерию, работодателю необходимо предоставить ему возможность ознакомиться с официальным источником требований к своей трудовой функции.
В случае, если рассматриваемые инструкции выступают отдельными источниками — в контрактах, заключаемых фирмой с работниками по ТК РФ, обычно указывается ссылка на них. Можно отметить, что как производственная инструкция, так и трудовой договор имеют с точки зрения закона одинаковую юридическую силу. Если сотрудник нарушит нормы, которые он обязался выполнять по инструкции — включая те, что характеризуют технологический процесс, то могут появиться те же правовые последствия, что возникают при несоблюдении положений контракта.
Производственные и должностные инструкции
Итак, производственная инструкция может использоваться в фирме наряду с иными источниками по охране труда. Некоторые из них схожи с ней, дополняют ее. В частности, производственная инструкция очень схожа с должностной.
В некоторых случаях их правомерно рассматривать как синонимы. Для составления должностной инструкции могут быть использованы те же источники права, что отмечены выше. Но, собственно, производственная инструкция характеризует, главным образом, рабочие должности, и потому составляется чаще всего кадровыми службами промышленных предприятий. В соответствующем документе значимое место занимает описание технологического процесса, которому должен следовать работник фирмы в рамках выполнения собственной трудовой функции.
То есть сфера применения рассматриваемого документа — более узкая. Производственная инструкция регламентирует трудовую деятельность в промышленных фирмах. В свою очередь, для сервисных предприятий более характерно издание документов второго типа. Но с точки зрения структуры те и другие будут практически одинаковыми.
Структура производственной инструкции
Изучим, таким образом, то, в какой структуре может быть представлена типовая производственная инструкция. Рассматриваемый документ чаще всего состоит из следующих ключевых разделов:
- «Общие положения».
- «Квалификационные требования».
- «Производственные функции».
- «Обязанности».
- «Права».
- «Ответственность».
В некоторых случаях производственная инструкция дополняется иными разделами — например, регламентирующими порядок награждения работника за выдающиеся достижения в труде.
Указанная структура документа, в целом, применима и к должностной инструкции. Главный разграничительный критерий между соответствующими типами документов, как мы отметили выше, — сфера применения.
Порядок разработки производственных инструкций обычно утверждается локальными нормативными актами фирмы-работодателя, поскольку на официальном уровне таких источников права в РФ не принято. Изучим процедуру разработки источника, о котором идет речь, подробнее.
Особенности разработки производственной инструкции
Прежде всего, можно изучить вопрос: в связи с чем на предприятии возникает необходимость в разработке производственной инструкции? Как правило, подобная потребность становится актуальной:
- когда компания формирует дополнительный штат работников (например, в связи с расширением производства, открытием новых филиалов);
- при значительном изменением трудовой функции, которая регламентирована локальными нормами, принятыми ранее;
- при изменении содержания трудовых договоров с работниками в силу тех или иных причин (например, при модернизации производства).
Производственная инструкция — документ, который может быть рекомендован к разработке в фирме по рекомендации вышестоящей структуры, экспертов, аудиторских компаний. Рассматриваемый источник может быть оформлен как самостоятельный источник или же утвержден в качестве приложения к контракту работника. В российских фирмах основные типы документов, используемых в системе охраны труда (производственная, должностная инструкции в частности), разрабатываются с применением обоих методов.
Но, в целом, обе процедуры характеризуются схожими этапами. Изучим их подробнее.
Первым делом специалисты кадровой службы прорабатывают текстовое содержание документа. Для этого может задействоваться, как мы отметили выше, типовая производственная инструкция, а также официальные источники права.
Раздел документа, отражающий его общие положения, как правило, не вызывает сложностей в оформлении. Данная часть инструкции — в числе тех, что характеризуются минимальными различиями при сравнении документов, разработанных для разных должностей или групп трудовых функций.
Определенные нюансы характеризуют оформление раздела «Квалификационные требования». Они чаще всего рассматриваются в контексте:
- должностных обязанностей;
- необходимых знаний работника;
- уровня образования специалиста и иных квалификационных критериев.
Если в процессе создания документа используется типовая производственная инструкция, то те формулировки, что присутствуют в ней, могут достаточно поверхностно регулировать специфику трудовых функций на конкретном предприятии. В связи с этим кадровой службе компании может потребоваться дополнить соответствующие нормы теми, что более эффективно отражают особенности производственного процесса в фирме. Для решения этой задачи может привлекаться как раз таки помощь экспертов и аналитиков.
Следующий ключевой раздел документа - «Производственные функции». Его составлению необходимо уделить особое внимание: как правило, именно для него характерны нормы, отражающие специфику регулирования конкретной трудовой функции.
Например, производственные инструкции по эксплуатации электроустановок могут регламентировать функции, весьма несхожие с теми, что характеризуют работу, к примеру, слесаря. Это может быть обусловлено спецификой оборудования, используемого специалистом того профиля, для которого составляется документ. Производственная инструкция слесаря будет включать нормы, уже более детально регламентирующие иную трудовую функцию.
Раздел «Обязанности» инструкции — также в числе тех, что включают формулировки, отражающие специфику конкретной должности на предприятии. Для специалиста по обслуживанию сантехнического оборудования обязанности будут одни, для рабочего — другие. Например, для сантехника свойственны функции по обеспечению исправной работы систем отопления, водоснабжения, проведение своевременного ремонта соответствующей инфраструктуры. В свою очередь, рабочий может отвечать за корректную установку данных систем, проверку их изначальной работоспособности.
Такие разделы как «Права» и «Ответственность», в свою очередь, могут включать в достаточной мере универсальные формулировки. Производственная инструкция рабочего, слесаря, специалиста по электроустановкам может иметь практически аналогичные нормы в части отмеченных разделов документа, о котором идет речь.
Следующий шаг в создании производственной инструкции — оформление. Изучим его особенности подробнее.
Особенности оформления производственных инструкций
При решении соответствующей задачи можно ориентироваться на официальные источники права — такие как, например, ГОСТ Р 6.30-2003. Данный ГОСТ регулирует порядок создания внутрикорпоративной распорядительной документации на предприятиях. Основные требования, которые содержит соответствующий источник:
- страницы инструкции должны быть пронумерованы;
- текст документа должен печататься на одной стороне каждого листа;
- необходимо обеспечить присутствие в структуре документа грифа утверждения (посредством проставления необходимых реквизитов в нем документ приобретает официальный характер).
Некоторые эксперты рекомендуют также включение в документ грифа согласования. Его заполнение посредством проставления необходимых реквизитов позволяет официально подтвердить тот факт, что производственная инструкция одобрена заинтересованными лицами. Например — менеджерами вышестоящей организации. Утверждение и согласование — обязательные аспекты заверения инструкции.
В случае если производственная инструкция является самостоятельным документом, она может иметь приложения. Например, включающие нормы, которые связаны с пожарной безопасностью, особенностями пользования теми или иными производственными ресурсами, которые находятся в составе основных фондов фирмы. В случае, если документ, о котором идет речь, дополняется приложениями — в нем данный факт должен быть обозначен. Например, отдельной фразой, что инструкция дополняется приложениями с такими-то номерами на таком-то количестве листов.
Рассматриваемый источник должен быть подписан специалистом кадровой службы или иным сотрудником, ответственным за разработку соответствующего документа. Во многих фирмах также распространена практике заверения производственных инструкций непосредственными руководителями работников, которые их составляют. Но для официального утверждения источника, как мы отметили выше, используется отдельный гриф, который может быть дополнен соответствующим элементом для подтверждения согласования производственной инструкции.
Можно отметить, что в тех случаях, когда документ, о котором идет речь, является приложением к другому локальному источнику — например, отдельному приказу руководства, на нем должна проставляться соответствующая отметка. То есть фиксируется, что инструкция представляет собой приложение с таким-то номером к такому-то нормативному источнику. Соответствующий документ, безусловно, должен быть также официально введен в оборот на предприятии.
Каким образом инструкция вручается работнику?
После того как инструкция готова, ее необходимо передать работнику. Данная процедура должна быть официально закреплена. Документ может быть передан человеку лично при условии проставления им подписи:
- на самой инструкции — в отдельной графе;
- в специальном документе, удостоверяющем факт ознакомления с производственными и иными инструкциями на предприятии.
Вручен документ может быть по факту проведения такой процедуры, как инструктаж на рабочем месте. Она, как правило, проводится сразу же после прихода человека на работу в фирму. Инструктаж на рабочем месте может быть осуществлен с использованием норм, которые включены в рассматриваемую инструкцию. В рамках подобного алгоритма работнику фирмы могут передаваться и иные документы, используемые в системе охраны труда. Такие как, например, инструкция по безопасности.
Инструктаж, о котором идет речь, может проводиться как индивидуально, так и коллективно. В первом случае оптимально предоставление производственных инструкций, оптимизированных для конкретной должности. Во втором сценарии производственный инструктаж может сопровождаться передачей работникам тех документов, что отражают специфику группы трудовых функций. Но, в принципе, возможна и обратная ситуация — в случае, если это оптимально с точки зрения регламентации производственных процессов на предприятии.
Резюме
Производственная инструкция — важнейший локальный источник на предприятии. Он имеет особенно большое значение, если речь идет о промышленной фирме. Он может быть альтернативой должностной инструкции или дополнять ее, наряду с инструкциями по пожарной безопасности и охране труда. Рассматриваемый источник имеет одинаковую юридическую силу с трудовым контрактом, который является основополагающим правовым документом во взаимоотношениях сотрудника и работодателя.
Разработка производственной инструкции осуществляется, как правило, кадровой службой. Документ может быть согласован с руководством и обязательно утверждается им. Для составления соответствующего источника может использоваться типовая производственная инструкция, а также основные источники права, регламентирующие решение подобных задач.
Производственная инструкция, с одной стороны, характеризуется универсальностью (многие из положений одного документа, разработанного для конкретной должности, могут быть применены для регламентации трудовой деятельности по совершенно другому профилю), с другой — предполагает включение специфических формулировок, характеризующих отдельную трудовую функцию. Универсальность рассматриваемых инструкций может выражаться и в схожести этапов, основных процедур формирования документов, принципов участия компетентных сотрудников в разработке инструкций.