Рубрики
...

Подарки сотрудникам: проводки в бухучете

Предприятия обладают правом выдавать сотрудникам поощрения в виде подарков. Выдача подарков сотрудникам осуществляется в соответствии со статьей 191 Трудового кодекса РФ. Поощрения в виде подарков не выдают за достижение выдающихся результатов или выполнение норм плана. Подарки сотрудникам дарят в честь праздничных событий. Нередко их готовят к Новому году, 8 Марта и некоторым профессиональным датам. Также осуществляют выдачу подарков детям сотрудников на праздники.

Оформление

Подарки на предприятиях всегда безвозмездны. Перед тем как проводить подарки сотрудникам, нужно учесть, как именно их отражают в официальной документации. А оформляют процедуру дарения либо в устной, либо в письменной форме.

При оформлении в бухучете подарков сотрудникам соблюдают ряд требований, которые требуют заключения соглашений. К данному разряду относят недвижимость, подарки стоимостью больше трех тысяч рублей. Есть и дополнительные рекомендации по поводу того, как отразить подарки сотрудникам. Любая выдача требует оформления приказа руководства, составления перечней работников, ведомостей с подписями работников с целью подтверждения их получения.

Подарки друг другу

Документация данного типа при выдаче подарков сотрудникам оформляется в произвольной форме.

Нередко даром служат товары, продукты производства самого предприятия. Однако нужно учитывать, что и обычные дары, и подарки детям сотрудников отражаются в обязательном порядке в бухучете.

О бухучете

Записи в бухгалтерском учете осуществляются на счете по выданным безвозмездным дарам. При этом, к примеру, учет новогодних подарков сотрудников производят в качестве материалов, продукции своего производства. Расходы, которые списываются на счет прибыли, не учитываются в числе трат на прибыль в учете по налогам. В налоговом учете их не фиксируют. По этой причине появляется обязательство, отражаемое в проводках новогодних подарков сотрудникам, если речь идет именно о празднике.

В случае если даром являются билеты на какое-либо мероприятие, но они фиксируются на счете 50.03 и оформляются проводками. Постоянное налоговое обязательство фиксируется в счете 99.2.3.

Нередко считается, что предназначенные для выдачи сотрудникам новогодние подарки не стоит относить на баланс организации в качестве актива. Эта политика считается неграмотной, поскольку купленный актив не принесет прибыли в дальнейшей перспективе. По этой причине дары отражают на счете 91.02.

НДС

Налогом на добавочную стоимость не облагают подарки сотрудникам, которые были получены в отчетном периоде, если их стоимость составила не более четырех тысяч рублей. Данный пункт отмечен в статье 217 Налогового кодекса Российской Федерации.

Дарить сотрудникам

Из этого следует, что нет причин для волнений, если общая стоимость подарков сотрудникам составляет менее 4000 рублей. Любые деньги выше данной суммы обязательно облагаются налогом.

НДС отчисляют с суммы выше четырех тысяч рублей либо в день, когда дары работникам или подарки детям сотрудников выдали, либо в ближайший к выдаче заработной платы день. Бухгалтер организации обязательно сообщает в налоговый орган о сумме даров и о сумме налога на добавочную стоимость, которая была исчислена и удержана.

Если новогодние подарки сотрудникам выдали, когда они уже не работали на предприятие, бухгалтер сообщает налоговым органам о размере в рублевом эквиваленте.

Бывают случаи, когда общая стоимость даров выше 4 000 рублей, а работник не имеет дохода в этой организации, хотя и находится в штате или за границами штатного расписания. Тогда бухгалтер сообщает в налоговую о цене даров, а также о том, что удержать налог невозможно. Данная ситуация возникает, например, когда работник находится в отпуске по уходу за детьми или в долгосрочном отпуске за свой счет.

Страховые взносы

При выдаче подарков сотрудникам страховые взносы изымают, когда необходимо, чтобы передача дара была отражена в соглашении с сотрудником. Этого не требуется, если передача состоялась на основе договора дарения.

Налог на добавочную стоимость насчитывают, когда дары выдаются имуществом. И не насчитывают, когда они выдаются в форме денежных средств.

Когда приобретаются новогодние подарки сотрудникам, начисленный НДС порой принимают к возмещению из государственного бюджета.

Подробнее об учете

Всегда при отражении факта выдачи новогодних подарков детям сотрудников в учете возникает множество самых разных вопросов. Как фиксировать данный акт? Стоит ли оформлять выдачу новогодних подарков детям сотрудников в качестве благотворительной деятельности?

Медицинскому работнику

Порой поставщики не являются плательщиками налога на добавочную стоимость. Это может быть связано с переходом на специальный режим или с освобождением на основе статьи 145 Налогового кодекса РФ. В этих случаях наблюдается отсутствие входных налогов, вычеты не осуществляются. Тогда организация не только начисляет налог на добавочную стоимость на новогодние подарки детям сотрудников, но и выплачивает налоги.

Во избежание данной ситуации ряд предприятий оформляет дары в качестве дополнительной оплаты труда. С этой целью в соглашение о премиях вписывают еще один пункт. Там фиксируется, что передача даров осуществляется в качестве поощрительного либо стимулирующего акта, а цена даров отражается в фонде оплаты труда. С такой точки зрения выдача подарков не подпадает под налог на добавочную стоимость.

Тем не менее, в этом решении имеется очень значимый минус. Существует большая возможность того, что вскоре налоговая будет проверять операции, а в итоге вынесет решение об объявлении их безвозмездными передачами. Но практика содержит несколько позитивных для налогоплательщиков примеров. Не существует гарантий того, что в спорах выиграют инспекторы.

Самым простым выходом является исключение даже шанса того, что начнутся разногласия. Специалисты рекомендуют избегать проблем путем начисления налога на добавочную стоимость.

Списание стоимости даров

Стоимость даров к выдаче, как и цена любой отданной продукции, в налоговом обложении учету не подлежит. Это вытекает из статьи 270 Налогового кодекса Российской Федерации. При этом в бухучете цена даров обязательно отражается в числе затрат. Вследствие этого возникает различие между налоговым и бухгалтерским учетом на постоянной основе и обязательство по налогам.

Удержание НДФЛ

Дары от организации считаются доходом сотрудников в натуральном выражении. Поэтому, когда они вручаются, руководство обязательно осуществляет начисление и удержание НДФЛ. Но делается это не во всех случаях, а лишь тогда, когда конечная стоимость этой продукции превышает четырех рублей. Цена даров, которая данную отметку не превысила, не подлежит налоговому обложению.

И тогда люди часто сталкиваются с вопросом, включать ли НДС в базу, которая подлежит налоговому обложению на доход. Но НК РФ не отвечает на данный вопрос окончательно. Распространена точка зрения, что все же это делать нужно. Статья 211 Налогового кодекса РФ содержит положение о том, что база является стоимостью, учитываемой по рыночной цене. В то время как НДС является частью рыночных цен. По этой причине НДФЛ начисляют на стоимость дара с НДС.

О страховых взносах

Премии, которые сотрудники получают в процессе участия в трудовых отношениях, считаются взносами на случаи временной нетрудоспособности. Например, такая ситуация может возникнуть из-за материнства.

Также с данной суммы обязательно выплачивается взнос «на травматизм». Данное предписание касается даров, которые работнику вручили. При этом имеется путь, который позволяет не осуществлять начисление взноса. И это вполне законно. Все дело в том, что можно передавать дар не в рамках трудовых, а в поле гражданско-правовых отношений.

Учет подарков детям работников

Большинство предприятий дарят продукцию не только работникам, но и их детям, а в ряде случаев – тем, кто уже находится на пенсии. Главная особенность этого процесса проявляется в том, что такой подарок изначально не связан с трудовыми отношениями. Поэтому их и не представляют в качестве поощрения. По этой причине их и проводят в качестве безвозмездной передачи, начисляя при этом налог на добавочную стоимость.

Но арбитражная практика фиксирует и другие случаи. Тогда дары тем, кто ушел на пенсию, учитывают как благотворительную акцию. Деятельность по данному направлению не подлежит налоговому обложению. О том, что она освобождается от НДС, свидетельствует статья 149 Налогового кодекса Российской Федерации. В таком случае судебный орган подтверждает, что организация от обязательства, связанного с налогом на добавочную стоимость, освобождается.

Оформить подарок

Последствия благотворительной деятельности мало отличны от безвозмездных передач. Благотворительность не облагается налогом на добавочную стоимость, а также не производится вычета. А при безвозмездной передаче налог равен сумме вычетов. В конечном итоге выходит, что сумма к оплате в обоих случаях равняется нулю.

Но иногда благотворительная деятельность становится выгоднее. К примеру, сюда включают приобретение даров в организациях, не выплачивающих налогов на добавочную стоимость. Вычетов в данном случае нет, а начисление налога осуществляют, когда дары оформляются в качестве безвозмездной передачи.

Но нужно помнить о том, что благотворительная деятельность сопряжена с рядом рисков. Так, вполне вероятно, что подобные споры будут часто заканчиваться победой налоговых органов в суде. По этой причине для всех, кто не хочет затрачивать время, силы и средства на судебные процессы, лучшим вариантом будет озаботиться начислением налога на добавочную стоимость заранее.

Вне зависимости от того, каким образом фиксируется передача даров детям работников и ушедшим на пенсию, траты на дары с целью налогового обложения прибыли не берут в расчет. Также не осуществляют и начисления страхового взноса на конечную сумму подарка. НДФЛ в обязательном порядке взымают с тех, кто ушел на пенсию, если цена даров за год превышает четыре тысячи рублей.

О документации

Есть несколько тонкостей, которые также важно учитывать в данном процессе, чтобы избежать всяческих разногласий с налоговыми службами. В частности, важна грамотно оформленная документация.

Выдачу даров производят, заключая договор дарения. Он всегда оформляется письменно, когда цена дара выше трех тысяч рублей, а передачу производит юридическое лицо. Но чтобы избежать разногласий с налоговой, есть рекомендация заключить договор с работником вне зависимости от конечной цены дара.

Передача подарка

Если дары выдаются в больших объемах, не нужно оформлять на каждый случай отдельный договор. Можно оформить многосторонние договоры дарения. И все, кому их выдают, расписываются в документе. Такой процедуры достаточно, чтобы соблюсти все законные требования.

О том, что дары были закуплены и выданы, должно быть составлено соответствующее распоряжение руководства организации. Для приказа можно применить единую форму. Тогда понадобится составление отдельного распоряжения о покупке даров.

Но есть и другой путь – оформление единого приказа в свободной форме и касательно покупки, и касательно передачи. Помимо приказа, нужен перечень сотрудников, которым передадут дары.

Есть и ряд правил, касающихся составления ведомостей о передаче даров. Так, каждый из них оформляют в ведомость. В ней прописываются личные данные работника: его фамилия, имя, отчество. Нужно, чтобы указывалось наименование дара, дата, когда он был передан, а само получившее предмет лицо расписалось. При этом допустимо использование свободной формы. Ведомость должна содержать реквизиты, нужные в любой первичной документации.

Подробнее о логотипах

Нередко осуществляется и передача предметов с логотипами предприятия либо продукции, которая реализуется юридическим лицом. Зачастую это касается открыток, календарей, ручек, пакетов, ежедневников и так далее.

Когда цена сувениров превышает четыре тысячи рублей, то при их выдаче предприятие выступает в роли налогового агента по НДФЛ. Начисление страховых взносов не производится, когда дары вручаются тем, кто не числится среди работников юридического лица.

Что касается налога на добавочную стоимость, то процедуры здесь похожи. Если предприятие платит НДС, то при выдаче сувенирной продукции, оно выплачивает НДС таким же образом, как и в ходе любой иной выдачи прав на обладание товарами на безвозмездной основе.

Подарки врагов

Дары учитывают, беря во внимание то, как именно вручают сувенирную продукцию. Если их передают не в рамках официального приема, то действие фиксируется в числе трат на рекламу.

Чтобы подтвердить документально факт трат на рекламу, нужно произвести оформление расходной документации, к примеру, накладных на выдачу сувениров сотруднику, который отвечает за их распространение. Также нужно зафиксировать отчет работника о данном действии.

В первичную документацию о выбытии даров нужно вписывать лишь их цену и число. Не считается обязательным записывать конечного получателя. Данное действие подтверждает, что товары адресуются неопределенному кругу лиц. По этой причине расходы списывают на рекламный счет. Если предприятие создает данные условия, то списывать сувениры на счет рекламных расходов можно.

Нередко возникают вопросы, связанные с передачей сувениров деловому партнеру. Статья 264 Налогового кодекса РФ содержит положение о представительских расходах. Они связываются с обслуживанием представителей партнеров, иных юридических лиц, с которыми производятся переговоры. Но возникает вопрос, относить ли к числу данных расходов трат на покупку сувенирной продукции для деловых партнеров. НК РФ точного ответа на вопрос не содержит, а мнения разделились на 2 противоположных лагеря. Министерство Финансов РФ указывает, что расход на покупку сувенирной продукции для официального приема не подлежит учету в налоговом обложении.

Налоговые службы позволяют вести учет расходов на сувенирную продукцию с логотипами предприятия для выдачи их в ходе официальных переговоров. И та же позиция излагается во множестве судебных решений.

В то же время представительский расход подлежит учету, когда определяется налоговая база, если он подтверждается документально и признается вполне обоснованным.

К документации, посредством которой подтверждаются представительские расходы, относят приказы руководства юридического лица о том, что мероприятие было проведено, смету расходов, соглашение на производство сувениров, первичные документы, акты об осуществлении данной категории расходов с подписью руководства, отчет по представительским расходам.

В последнем должны отражаться цель и итог мероприятия, его дата, место проведения, программа, участников делегации и принимающей стороны, величина расходов.

Нельзя забывать о важном моменте: чтобы учитывать расход на сувенирную продукцию как представительский, важно оформлять их в документации в соответствии со всеми требованиями законодательства.

Подарки директору

Несколько иначе действует закон в отношении даров, предоставляемых директорам, управленцам либо юридическим лица. Когда вручается дар юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям, НДФЛ не возникает. Но если дарят работнику предприятия, то НДФЛ начисляют. Страховой взнос не подлежит начислению, когда речь идет о выдаче даров ИП либо юридическому лицу. Аргументация здесь вполне обыденная: не возникают в данном случае трудовые либо гражданско-правовые отношения с тем, кому преподносится подарок.

Подарки государственным служащим

Когда речь идет о праздниках, то, безусловно, о подарках задумываются и на государственных предприятиях. Их преподносят и чиновникам, и служащим администраций или налоговых служб. Но важно помнить о том, что подарки запрещено получать государственным служащим, если они преподносятся в связи с выполнением ими служебных обязанностей.

Передача взятки

Данный запрет накладывается Федеральным законом от 25.12.2008 № 273 "О противодействие коррупции". Дары, которые получают гражданские служащие, в ходе служебных командировок, в ходе проведения ряда официальных мероприятий, считаются государственностью собственностью. Их в обязательном порядке фиксируют в определенном акте, а затем передают соответствующему государственному органу. А сам государственный служащий обладает правом на выкуп дара. Но и тут есть ряд требований к проведению данной процедуры. Они фиксируются в постановлении Правительства РФ от 09.01.20014 № 10. Дары возвращаются служащему, когда оформляется акт приема-передачи, а еще тогда, когда его стоимость не превышает трех тысяч рублей. Но если дар передавался с целью подкупить государственного служащего, то он считается взяткой. При этом важно, чтобы в обмен на дар чиновника принуждали совершить какое-либо действие. Ответственность за взятку лежит как на самом государственном служащем, так и на том, кто ее давал.

Заключение

Подарки являются источником радости как для дарящего, так и для дарителя. Их часто предоставляют работникам организации. Но на предприятиях они выступают в качестве дополнительных хлопот бюрократического толка для бухгалтера. Важно учитывать рекомендации при оформлении документации, приведенные в статье, и тогда все будет в порядке.