Если какой-либо сотрудник уходит в отпуск, у работодателя возникают сложности с тем, что на определенный период времени в компании отсутствует нужный специалист, занимающийся выполнением тех или иных задач. В этом случае обычно привлекаются имеющиеся работники в качестве заместителей. Некоторые специалисты вовсе могут совмещать несколько должностей в течение длительного периода времени. Такое замещение должно быть грамотно оформлено, поэтому у работника отдела кадров должен иметься образец приказа на замещение на время отпуска. Данный документ издается кадровиком, после чего подписывается руководством фирмы и непосредственным выбранным сотрудником.
Особенности замещения
Любой человек может ежегодно рассчитывать на отдых, для чего им оформляется официальный отпуск. В это время его рабочее место не может быть занято другим сотрудником на постоянной основе, поэтому часто работодатели прибегают к помощи других специалистов, которые временно замещают человека, отправившегося в отпуск. Для этого обязательно издается приказ о замещении сотрудника на время отпуска. К нюансам замещения относятся такие:
- один работник компании на основании приказа руководителя обязан справляться с трудовыми обязанностями по двум должностям;
- в некоторых случаях работнику нужно выполнять работу за ушедшего в отпуск сотрудника, но свои обязанности по основному месту работы он временно не осуществляет;
- за такое замещение специалист может рассчитывать на получение определенной премии;
- каждый наемный гражданин должен требовать от своего работодателя грамотного оформления такого замещения, для чего обязательно издается соответствующий приказ;
- длительность замещения зависит от того, на какой период времени ушел в отпуск другой работник.
Если же требуется полное замещение, связанное с тем, что другой работник был уволен или сокращен, то обязательно нужные изменения вносятся в должностную инструкцию человека, выбранного для замещения.
Когда требуется замещение?
Замена какого-либо работника предприятия может потребоваться в разных ситуациях. Наиболее часто это требуется в следующих случаях:
- специалист уходит в отпуск;
- оформляется сотрудником больничный;
- гражданин уезжает в длительную командировку.
Наиболее часто издается приказ на временное замещение на время отпуска. Не всегда требуется наличие временного заместителя, так как в большинстве случаев фирма может полноценно функционировать при отсутствии всего одного работника.
Кто назначается?
Для замены важно грамотно выбрать подходящую кандидатуру. Для этого учитываются следующие правила:
- заместитель должен обладать нужной квалификацией и навыками, чтобы легко справляться с поставленными задачами по новой должности;
- выбрать можно специалиста, который уже трудится в фирме на основании официального трудового договора, а также допускается принять гражданина со стороны, для чего учитываются условия совмещения;
- если должность работника, уходящего в отпуск, считается значимой, то нередко работодатель просто вынужден принять в штат еще одного сотрудника на эту должность, чтобы она никогда не пустовала.
В приказ на замещение на время отпуска обязательно включается информация о выбранном сотруднике.
Правила документального оформления
Чтобы замена какого-либо сотрудника была официальной и законной, работодатель должен позаботиться о грамотном оформлении данной процедуры. Для этого им подготавливаются следующие документы:
- приказ, на основании которого конкретный специалист отправляется в отпуск, причем в таком распоряжении руководства обязательно указывается длительность отдыха;
- приказ на замещение работника на время отпуска, в котором прописывается выбранный для замены работник, а также длительность данного процесса;
- документ, подтверждающий перерасчет зарплаты выбранного для замены специалиста.
Основные правила замещения перечисляются в ст. 60.2 и ст. 72.2 ТК.
Допускается ли устная договоренность?
Некоторые руководители компаний желают избежать составления многочисленной документации, поэтому предлагают работникам замещение без официально оформления приказа и других документов. Для этого может использоваться устная договоренность.
Многие наемные специалисты идут навстречу директору, поэтому соглашаются замещать другого специалиста без оформления нужной документации. Но это приводит к тому, что работник остается без защиты, поэтому существует вероятность, что его зарплата не будет пересчитана. Это приводит к тому, что гражданин справляется с чужими обязанностями без должной оплаты.
Особенности замещения директора
Руководители компаний являются ответственными и должностными лицами, справляющимися со многими должностными обязанностями. Именно от их деятельности зависит успешность функционирования любой организации. Поэтому к замене такого ответственного специалиста приходится подходить ответственно.
Практически у каждого директора имеется заместитель, с которым и приходится договариваться о замещении на определенный период времени. Для этого издается приказ о замещении директора во время отпуска. Дополнительно составляется специальная доверенность, на основании которой передаются заместителю руководящие функции. Важно передать заместителю печать и другие необходимые элементы, позволяющие визировать разную значимую документацию.
Приказ о замещении директора школы на время отпуска составляется только при передаче полномочий официальному завучу.
Может ли работник отказаться?
Любой сотрудник компании может отказаться от замещения другого специалиста. Нередко работники сталкиваются с тем, что при отказе работодатель грозит увольнением за нарушение трудовой дисциплины или по другим основаниям. При таких условиях работник может отстаивать свои права в трудовой инспекции или суде, что нередко приводит к оспариванию незаконного увольнения.
Если работодатель не может найти подходящего сотрудника в своей компании, то ему придется нанимать другого специалиста для временной работы. Для этого может составляться временный контракт с выбранным гражданином.
Кем составляется приказ?
Директор фирмы обычно не занимается данным вопросом, поэтому документация формируется работником кадрового отдела. Он обязан составить документ на основании образца приказа на замещение на время отпуска. В него включаются некоторые обязательные сведения, предоставленные Ф. И. О. заместителя, а также сроком, в течение которого гражданин должен справляться с новыми обязанностями.
Если в компании отсутствует кадровый отдел, то обязанность по подготовке документа возлагается обычно на секретаря.
Правила составления приказа
Чтобы данное распоряжение было грамотно составлено, учитываются следующие требования:
- предварительно важно заручиться письменным согласием конкретного работника на замещение другого специалиста;
- в приказе обязательно приводятся основные сведения о такой замене;
- предварительно производится перерасчет, позволяющий определить, какую зарплату за свои услуги получит работник, совмещающий две должности;
- приказ регистрируется в специальном журнале;
- документу присваивается индивидуальный номер;
- на приказе должна иметься подпись сотрудника, привлекаемого для замещения.
Если замена требуется в связи с увольнением работника, то дополнительно в должностную инструкцию привлекаемого специалиста, который будет совмещать две должности, вносятся нужные изменения.
Образец приказа на замещение на время отпуска можно изучить ниже.
Какие сведения включаются в документ?
В приказе обязательно должны содержаться следующие сведения:
- дата формирования;
- сведения о сотруднике, который уходит в отпуск;
- информация о заместителе, представленная его ФИО и занимаемой в компании должностью;
- срок, в течение которого будет происходить замещение;
- номер приказа;
- подпись руководителя предприятия;
- печать фирмы.
Перед изданием документа директор должен заручиться согласием работника на замену другого специалиста. Такое согласие должно составляться в письменном виде. Образец приказа на замещение на время отпуска можно изучить выше.
Заключение
Когда специалист уходит в отпуск, нередко требуется замещение его другим сотрудником предприятия. Процесс должен выполняться только при грамотном документальном оформлении. Для этого обязательно издается приказ, а также выполняется перерасчет, так как заместитель обязан за свою работу получить хорошую премию.