Регистрация документов организации является важной частью трудоемкой бумажной работы. Главная цель этого процесса заключается в придании документам законной силы. Также благодаря этому они учитываются, контролируются и быстро разыскиваются, если возникает острая необходимость. Получить нужную информацию о документах вне зависимости от стадии работы с ними можно легко за короткий промежуток времени, если соблюдаются все установленные правила документооборота.
Понятие
Регистрация документов организации – это фиксация их образования или поступления посредством нанесения индекса и указания определенных данных в специальных формах. К индексу относится номер по порядку, дополняемый иными номенклатурными индексами, классификаторами и прочими составляющими. Части индекса, которые следуют друг за другом, отделяются косой чертой.
Регистрация документов организации создается для получения справок планового, бухгалтерского, распорядительного, отчетного, финансового и иного характера. Они применяются внутри компании, а также направляются в другие структуры или поступают от них. Регистрации подлежат как рукописные бумаги, так и распечатанные с использованием современных технических устройств.
Цели
В организации бумажной работы основное место принадлежит процессу регистрации. Только при хорошо налаженных операциях, следующих одна за другой, легко решаются задачи оперативного управления. Для этого делопроизводители должны предоставлять любые документы в короткие сроки, как внутренние, так и те, которые получены от других компаний.
При регистрации документов организации в специальных формах указываются самые важные факты, в том числе период создания, отправки или получения. Таким образом, документ приобретает юридическую силу. До этого момента он считается как бы не существующим. То есть, организация не отвечает за его сохранение, также как и за получение.
Значение
Регистрация является одним из первых этапов работы после начальной обработки при получении документа, или предпоследним – если он отправляется в другую структуру. После этого этапа исходящие бумаги запечатываются в конверты и отправляются по почте или иным каналам связи.
Регистрация считается одной из наиболее трудоемких и ответственных операций в делопроизводстве. Поэтому, если поднимается вопрос о рационализации документооборота, то начинают именно с этого процесса.
Задачи
К основным задачам регистрации относится:
- Учет.
- Контроль за исполнением.
- Справочные работы.
При учете получают количественные сведения объема работы, анализа как документов в целом, так и отдельных видов, по структурам и прочим элементам. В дальнейшем формируется база данных в виде специальной поисковой системы.
Правила
Только при необходимости дальнейшего использования осуществляется организация работы с документами. Регистрация документов не нужна, если они принимаются лишь для сведения. В каждой компании должен быть утвержден список документов, которые не должны регистрироваться. Как правило, он содержится в приложении к инструкции для делопроизводителей, но также может быть составлен в виде самостоятельной бумаги. Его нужно обновлять, если того требует ситуация.
Обычно к нерегистрируемым бумагам относят:
- Рекламные материалы.
- Поздравления.
- Приглашения на семинары и конференции.
- Книги и иные печатные издания.
- «Личные» пакеты, полученные по почте.
- Копии документов госорганов.
- Информационные письма.
При регистрации каждому документу присваивается соответствующий номер. Входящие бумаги имеют свою систему номеров, которую проставляют в отметке о поступлении.
Процедура осуществляется единственный раз. Это является одним из главных правил организации работы с документами. Регистрация документов в крупной компании выполняется в канцелярском отделе. Если же речь идет о небольшой фирме, то этим вопросом занимается секретарь. В компании, где имеются подразделения и иные структурные группы, этот процесс может проводиться децентрализованным образом. Это, правда, касается лишь внутренних бумаг. Их регистрация должна осуществляться в день получения, утверждения или отправки.
Способы получения
Документы могут быть получены следующими способами:
- По почте.
- Посредством курьерских служб.
- По факсу.
- По электронной почте.
Разные формы организации регистрации документов осуществляются в отношении следующей корреспонденции:
- Входящей.
- Исходящей.
- Внутренней.
Информация для регистрации
Для входящего документа указываются такие данные, как:
- Дата получения.
- Входящий номер.
- Дата составления документа.
- Индекс.
- Номер регистрационный.
- Автор документа.
- Название.
- Резолюция.
- Период выполнения.
- Исполнитель.
- Ход работы.
- Номер дела, куда он направляется после необходимых манипуляций.
Внесение информации
Сперва осуществляется организация регистрации первичных документов, которые заполняются не полностью, так как еще не были представлены руководителю, и не имеют соответствующей резолюции, а также назначенного периода выполнения и исполнителя. Остальные данные указываются после ознакомления уполномоченных лиц. Если с руководителем налажена хорошая связь, и он просматривает корреспонденцию каждое утро, можно сперва показать документ ему, а после принятия соответствующего решения внести сразу все необходимые данные.
Если речь идет об организации регистрации и контроля исполнения документов внутреннего назначения, то данные могут указываться в соответствующей форме с возможностью последующих изменений и дополнений. Дата получения в них, разумеется, отсутствует. Поэтому в отличие от входящего, у внутреннего документа есть единственный регистрационный номер.
Любая компания вправе изменять и дополнять данные о входящем документе с учетом специфики деятельности. К примеру, нередко указывают число листов и приложений.
Формы
Регистрационные формы бывают в виде:
- Журналов.
- Карточек.
- Автоматизированных электронных систем.
Рассмотрим каждую форму по отдельности.
Журналы
Журнальная система удобна тогда, когда организация имеет дело с небольшим количеством документов. Если в компании имеется большой объем документооборота, то она уже не применяется, так как по многим показателям уступает другим, более прогрессивным системам.
В журналы регистрации документов в организации сведения указываются в той последовательности, при которой поступают в нее. Данным процессом занимается один человек. Таким образом, когда поступает много документов, то регистрация занимает длительное время. Естественно, это сильно тормозит рабочий процесс.
Кроме того, операцию приходится дублировать, так как сведения требуются как в канцелярии, так и в отдельных структурных подразделениях, где в дальнейшем документ будет исполняться. В итоге в одной компании одни и те же бумаги должны регистрироваться по 3-5 раз в отдельных журналах.
При этом становится невозможно получить справочную информацию в короткие сроки, так как записи в журналах ведутся в хронологическом порядке. Чтобы получить сведения, необходимо знать хотя бы приблизительно, когда был зарегистрирован документ.
Не получится контролировать и сроки исполнения, так как у всех они свои и не могут быть классифицированы отдельно. Поэтому там, где контрольная функция имеет приоритетное значение, пользуются карточной системой.
Карточки
Карточная регистрационная система решает недостатки, которые имеются при ведении делопроизводства по журналам. Она появилась в начале прошлого века и очень распространена в европейских странах. В России же она получила распространение при разработке Единой государственной системы делопроизводства. Данная система регистрации документов в организации необходима для того, чтобы без проблем справляться с большим объемом бумаг. Она отличается следующими преимуществами:
- Процессом регистрации могут заниматься сразу несколько сотрудников.
- Документы можно изготавливать в том количестве, которое нужно для налаженного функционирования организации.
- Карточки можно систематизировать, а также делать картотеки. Благодаря этому становится доступной справочная функция.
- Определенный экземпляр может передаваться для осуществления контроля за исполнением документов.
- Форма и указание реквизитов определяются непосредственно в организации, и прописываются в инструкции по делопроизводству.
- Выбранную форму карточки можно размножить, используя ксерокс. Чтобы вести учет, нужно иметь тираж, достаточный, как минимум, на 1 год.
Организация может иметь столько экземпляров карточек, сколько потребуется. Обычно нужно заполнять как минимум два. После этого один экземпляр хранится в сроковой картотеке, а другой – в информационно-справочном отделе. Сам документ направляется исполнителю для работы. Но нередко используют три карточки для того, чтобы последний также передавать исполнителю.
Подобная система подходит как для документов для регистрации общественной организации, так и для ведения делопроизводства в государственном учреждении. Справочные картотеки создают по разным вопросам, к примеру, по регионам. Тогда их число автоматически увеличивается. Безусловно, данная система отличается трудоемкостью, и может эффективно формироваться лишь в таких организациях, где служба делопроизводства выполняет свои функции безупречно. Более современная система помогла избавиться от необходимости заполнения огромного количества карточек. Она стала возможной, благодаря внедрению компьютерных технологий.
Автоматизированные электронные системы
Данная форма ведения документации осуществляется посредством ПО (или программного обеспечения). Оно устанавливается на ПК, сервер или несколько объединенных ПК. При использовании автоматизированной системы сведения вводятся в электронную карточку, которая сохраняется в соответствующей базе данных. Чтобы обеспечить сохранность, параллельно информация сохраняется в дополнительной (резервной) базе данных.
Именно такая форма получила в настоящее время наибольшее применение, так как обладает существенными преимуществами по сравнению с двумя предыдущими вариантами. В частности, это:
- Быстрый поиск по любому основанию, например, дате.
- Формирование отчетов и аналитической информации в автоматическом режиме.
- Возможность регистрации с разных мест работы в одно и то же время.
- Возможность ведения документооборота в децентрализованном порядке в отдельных подразделениях с объединением информации в единой базе данных.
- Другие возможности.
Программа для регистрации документов может быть разработана и, непосредственно, организацией. Однако, в подавляющем большинстве случаев применяются готовые решения, которые позволяют легко работать с большим объемом документов, начиная со стадии создания и заканчивая его исполнением или отправкой в иную компанию.
В автоматизированной системе могут собираться и храниться самые полные сведения обо всех документах. Благодаря этому реализуется эффективный контроль и ведется справочная работа, а при необходимости – внутренняя опись.
Заключение
В настоящее время на любом предприятии и в учреждении формируется большой объем документов. Делопроизводство, налаженное должным образом в соответствии с законодательством и отвечающее всем поставленным задачам, увеличивает управленческую эффективность во много раз. Персональные компьютеры, программы и новые технологии позволили сделать этот процесс более организованным. Автоматизированная система ускоряет и облегчает работу в целом, так же, как и регистрацию и учет документов в организации, в частности.
Этот процесс является важным во всем цикле делопроизводства. Благодаря организованной работе можно легко найти нужную информацию и конкретный документ в сжатые сроки. А это, в свою очередь, обеспечивает оперативное решение вопросов.
Карточки, которые еще недавно были распространены повсеместно, постепенно заменяются на автоматизированную систему даже для регистрации в некоммерческой организации документов. Весь процесс осуществляется в ускоренном режиме, включая эффективный контроль за документооборотом.