Рубрики
...

Справка СЗВ-стаж при увольнении: образец заполнения

Формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ – обязательная отчетность, предоставляемая в Пенсионный Фонд РФ для подтверждения трудовой деятельности, трудового стажа работающих граждан и уплаты отчислений с получаемого дохода. Новый вид отчетов утвержден в 2017 году постановлением от 11 января 2017 г. №3п, изданного Правлением ПФР. Нормативный документ определяет строго установленную форму бланков, порядок и правила заполнения, периодичность отчетов. Указанная информация подается на каждого человека, работающего по договору, ведущего индивидуальную предпринимательскую деятельность или официально признанного безработным. Копию (выписку) сведений персонифицированного учета, заполненных по формам справки СЗВ-М и СТАЖ, при увольнении застрахованного лица работодатель обязан передать работнику в день увольнения вместе с заполненной трудовой книжкой и другими документами. (Закон 27-ФЗ пп. 2 - 2.3, 4 статьи 11 (редакция от 29.07.2018).

СЗВ-стаж выдается в день увольнения

Кто обязан выдавать копию СЗВ уволенному работнику?

Обязанность оформлять и выдавать справки СЗВ (СТАЖ, М) при увольнении каждого сотрудника есть у каждого страхователя (работодателя), предоставляющего такие сведения в ПФ РФ. К ним относятся:

  • Организации, индивидуальные предприниматели, заключившие с наемным сотрудником трудовой договор, лицензионные договоры (издательские или на использование объектов авторского права), гражданско-правовой договор для оказания услуг (выполнения трудовых функций), лицензионные договоры (издательские или на использование объектов авторского права) и аналогичные договоры и контракты.
  • Организации с единственным участником – собственником, директором, учредителем (единственный член организации подает отчетность на себя)
  • Центр занятости населения (на безработных граждан).
трудовые права уволенного работника

Иными словами, СЗВ-СТАЖ заполняют и направляют только работодатели, то есть организации, в которых за отчетный период был привлечен хотя бы один наемный работник. Это избавляет от обязанности подавать отчетность частных адвокатов, нотариусов, членов объединений и т.д.

Кто не предоставляет отчетность СЗВ-СТАЖ?

Получить или заполнить на себя справки по СЗВ-формам не смогут лица, зарегистрированные в качестве членов объединений (например, крестьянско-фермерских хозяйств), самозанятые (частные специалисты, ремесленники и т.д.), лица, занятые на ведении собственного домашнего хозяйства (домохозяйки) или безработные, не стоящие на учете в Центре занятости.

Порядок выдачи на руки справок

Сведения о трудовом стаже по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М передаются лично работнику. Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ не указывает строго установленную процедуру выдачи справки уволенному работнику и регистрации факта получения этого документа. Поэтому к процедуре выдачи подходят общие правила делопроизводства.

Чаще всего работник подтверждает факт получения документации своей подписью на втором экземпляре документа, который останется у работодателя. Также в организации можно завести книгу (журнал) регистрации справок СЗВ-СТАЖ, при увольнении выдаваемых своим сотрудникам. Если у страхователя нет возможности лично вручить документы в день увольнения, справки со сведениями о трудовом стаже можно направить заказным письмом.

Должен ли работник написать заявление, чтобы получить на руки справки СЗВ-М и СТАЖ при увольнении?

Рассматриваемый документ выдается независимо от того, затребовал ли сотрудник справку в устной или письменной форме. Чтобы избежать в дальнейшем жалоб на нарушение законных прав от бывшего работника, работодателю требуется выписывать справку СЗВ-стаж при увольнении вместе с заполненной трудовой книжкой. Но нужно ли при этом взять с него письменное заявление?

Трудовой кодекс обязывает работодателя по заявлению от работника выписывать справку СЗВ-стаж при увольнении вместе с копиями других документов, связанных с трудовой деятельностью (ст. 84.1 ТК РФ). В то же время Федеральный закон об учете в системе пенсионного страхования №27-ФЗ уточняет, что в день увольнения работнику обязаны предоставить копии документов, подтверждающие сведения, передаваемые в ПФР (п. 4 ст. 11). Письменное заявление работника при этом не требуется.

Повторная выдача сведений

Закон предусматривает для бывшего работника обратиться за справкой повторно. В этом случае подается письменное заявление на имя руководителя организации с просьбой выдать дубликат формы справки СЗВ-СТАЖ, при увольнении выданной на руки сотруднику вместе с трудовой книжкой. Работодатель (страхователь) обязан составить и выдать заявителю в течение 5 дней.

СЗВ-стаж можно выдать повторно

Ответственность страхователя

Федеральный закон 27-ФЗ, Кодекс об административных нарушениях или нормативные акты Пенсионного фонда не предусматривают ответственность работодателя за умышленное или непреднамеренное непредставление сведений пенсионного учета при расторжении трудовых отношений. Но это не означает, что страхователь, не выдавший справки СЗВ-М и СТАЖ при увольнении работника или указавший неверные сведения, не понесет ответственности.

Невыдача сведений персонифицированного учета в день увольнения – явное нарушение прав наемного сотрудника. Для должностных лиц (руководителей) организаций и индивидуальных предпринимателей наказание назначают по ч. 1 статьи 5.27 КоАП РФ - предупреждение или штрафы от 1 тысячи до 5 тысяч рублей. Штраф для организации - от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

Важно, что административное наказание для работодателя применимо, только если СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М не выдавались на руки работнику. Но если справки выданы своевременно с ошибочными или недостоверно указанными сведениями, привлечь страхователя к ответственности по закону нельзя.

Заполнение отчета в бумажном формате или в программе 1С

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ определяется Постановлением правления ПФ РФ от 11.01.2017г. № 3-п (Приложение 5).

Периодические сведения заполняются и передаются в ПФР в электронном виде. Организации, в которых списочная численность сотрудников не превышает 25 человек, могут предоставлять заполненную форму в бумажном формате.

Справка СЗВ-СТАЖ при увольнении работника заполняется на отдельном бланке или распечатывается на бумаге после заполнения в 1С.

программа заполнения СЗВ-СТАЖ

Какой период работы указывается в справке при увольнении?

Закон 27-ФЗ и иные нормативные акты не содержат конкретных разъяснений, за какой период или периоды выдается справка о трудовом стаже в организации. В СЗВ-СТАЖ обязательно вносятся сведения за отчетный (предшествующий) и текущий годы, а в СЗВ-М – за отчетный месяц, Отдельные руководители, чтобы избежать ошибки, выдают работнику выписку СЗВ-М за каждый отработанный месяц и СЗВ-СТАЖ за каждый год с начала 2017 года.

Общие правила

Документ устанавливает общие правила заполнения бланка справки СЗВ - стаж при увольнении в бумажных формах:

  1. Сведения вносятся шариковой ручкой или чернилами любого цвета, кроме зеленого и красного.
  2. Бланк заполняется разборчиво, печатными буквами, без помарок. Ошибки нельзя исправлять, закрашивать, заклеивать или зачеркивать в строке бланка. Бланк с ошибками заполняется заново.
  3. Все разделы заполняются заглавными буквами.
  4. Допускается внесение сведений при помощи компьютера (средств вычислительной техники) с соблюдением требования к цвету чернил.
  5. Все сведения вносятся на основании документов работодателя (страхователя):

- Информация о доходе (заработная плата, премиальные, стимулирующие и другие выплаты и вознаграждения), начисленном работнику, а также удержанных страховых взносах, заполняется на основании данных бухучета.

- Информация о периоде работы заполняется на основании документов кадрового учета работодателя.

Справка СЗВ-стаж при увольнениях заполняется только на увольняемого сотрудника. В бланке не должны быть указаны сведения о других работниках.

Пошаговое заполнение: сведения о страхователе (раздел №1)

Справки СЗВ-М и Стаж при увольнении (расторжении или окончании договора) заполняются на бумажном бланке, то документ составляется в двух экземплярах. При этом один бланк после оформления выдается непосредственно работнику, а другой хранится в организации в порядке, предусмотренном для документов, подтверждающих трудовой стаж граждан. Направлять копию справки на уволенного работника в отделение ПФР не нужно.

Общие разделы бланка справки СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудников заполняются в том же порядке, что и периодическая отчетность:

1. В графе «Регистрационный номер» следует полностью внести номер, присвоенный страхователю (работодателю) Пенсионным фондом РФ.

2. Строка ИНН: для указания номера налогоплательщика в бланке присутствуют 12 пустых клеток. При заполнении ИНН индивидуального предпринимателя в каждую клетку вносится по одной цифре.

3. ИНН организаций (юридических лиц) состоит из 10 цифр. Цифры указываются в бланке, начиная с первой клетки. Оставшиеся пустые клетки перечеркиваются одной линией.

4. Строка КПП: заполняется организациями. Работодатели–физические лица оставляют клетки пустыми.

5. Графа «Наименование»: указывается краткое название юридического лица, зарегистрированное в учредительных документах. Для ИП вносятся фамилия предпринимателя, его имя и отчество полностью.

6. В графе «Тип сведений» отмечается символом «X» клетка напротив «исходная».

7. В графе «Отчетный период» требуется указать год увольнения сотрудника в формате четырехзначного числа. Это главная особенность заполнения верхних строк в справке СЗВ-СТАЖ при увольнении (образец заполнения показан ниже):

образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Как заполняется таблица сведений о периодах работы уволенного работника (Раздел №3)?

В таблицу из 14 столбцов построчно записывается информация о уволенном работнике.

  1. Столбец «№ п/п» - проставляется цифра «1».
  2. В столбцы со второго по четвертый вносится фамилия уволенного работника, его имя и отчество полностью, без сокращений.
  3. Столбец 5 «СНИЛС»: указывается страховой номер в соответствии с пенсионным свидетельством.
  4. Столбец «Период работы»: в столбце «начало» указывается период работы от начала календарного года с 1 января или даты трудоустройства, если сотрудник был принят на работу в текущем году. «Конец периода» - проставляется дата увольнения. Если работник проработал год полностью - указываются первый и последний дни отчетного года.

Сведения со второго по пятый столбец вносятся один раз. Если потребуется указать для уволенного два и более периодов, сведения вносятся в отдельными строками, начиная от столбца № 6.

Сведения об особых условиях выполнения трудовых функций

Разделы таблицы с №8 до 13 заполняются кодами, в соответствии с Классификатором, прилагаемым к Порядку выдачи справок СЗВ-М (см. образец справки СЗВ-СТАЖ при увольнении):

  1. Столбец 8: коды «РКС», «МКСР» и другие проставляются, если в данный период работник выполнял трудовые функции на Крайнем Севере или других особых территориальных зонах.
  2. Столбец 9 и уточняющие его № 12 и 13 заполняются только при наличии документального подтверждения наличия трудового стажа, дающего право на досрочное назначение данному работнику пенсии.
работа в особых условиях

Когда заполняется раздел «Исчисление трудового стажа»?

Столбец № 10 заполняется для определенного вида условий трудовой деятельности: экспедиции или работа в иных полевых условиях (код «ПОЛЕ»), сезонные работы («СЕЗОН»), водолазные работы (код «ВОДОЛАЗ»), трудовые обязанности в лепрозориях (код «ЛЕПРО»), работа во время отбывания уголовного наказания в УИН (код «УИК104»).

В столбце № 11 проставляются дополнительные сведения, влияющие на исчисление трудового стажа – работа по неоплачиваемым договорам, отпуска по уходу за ребенком, дополнительные дни отпуска, периоды простоя по вине работника, отстранения от работы и т.д.

Столбец 14: отметка «Х» проставляется, если уволился 31 декабря. Следующие разделы под номерами «4» и «5», расположенные под таблицей, не заполняются в справке, предназначенной для увольняющегося работника.

В нижней части бланка (см. образец справки СЗВ-СТАЖ) при увольнении работника проставляется дата заполнения документа. Как правило, это дата увольнения сотрудника. Далее указывается должность, расшифровка подписи руководителя организации (предпринимателя), ставится подпись руководителя и печать организации.

Как формируется справка СЗВ-СТАЖ при увольнении в 1С?

Порядок заполнения цифровой "выписки" о стаже существенно быстрее оформления бумажного бланка - все основные сведения переносятся простым копированием. Ниже представлена инструкция, как сделать при увольнении справку СЗВ-СТАЖ и выдать на руки бумажный экземпляр, если этот вид отчетности в организации заполняется только в 1С:

  1. На закладке программы «ПФР» выбрать в перечне отчетности строчку «СЗВ - СТАЖ».
  2. Открыть раздел для формирования отчета СЗВ-СТАЖ и создать новый отчет.
  3. Через поиск «Подбор» заполнить отчет только на уволенного сотрудника.
  4. Записать отчет и вывести на экран форму для печати документа (кнопка «Печать»).
  5. Выбрать и распечатать СЗВ-СТАЖ. Второй сформированный документ (ОДВ-1) не распечатывается и не выдается работнику.
  6. Один из распечатанных экземпляров выдается работнику, на другом работник ставит личную подпись о получении справки.
отчет СЗВ-СТАЖ в 1С

Бланк в 1С создается отдельно за каждый отработанный календарный год. Таким образом, сотрудники, работавшие в организации в 2017-м и в 2018-м годах, должны получить на руки 2 отчета СЗВ-СТАЖ за каждый год.