Акт инвентаризации наличных денежных средств: инструкция по заполнению формы ИНВ-15

Инвентаризация наличных денежных средств - важная процедура, позволяющая выявить излишки или недостачу в кассе. Правильное оформление акта ИНВ-15 гарантирует прозрачность учета и избавит от проблем с контролирующими органами.

Общие требования к инвентаризации кассы

Цели и периодичность проведения инвентаризации наличных средств устанавливаются внутренними документами организации. Обычно инвентаризацию проводят не реже одного раза в год. Инвентаризационная комиссия формируется приказом руководителя. В состав комиссии входит не менее трех человек: представитель администрации, работники бухгалтерии и других служб.

Обязательным условием является присутствие материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность ценностей в кассе. Во время инвентаризации прием и выдача наличных средств приостанавливаются. Составляются промежуточные реестры приходных и расходных кассовых документов.

Можно использовать как типовую форму акта ИНВ-15, так и разработанную в организации. Главное, чтобы документ содержал все необходимые реквизиты.

Подготовка к инвентаризации кассы

Перед началом инвентаризации кассы издается приказ руководителя. От материально-ответственных лиц берутся расписки о том, что все операции с наличностью на данный момент проведены и первичные документы сданы в бухгалтерию.

Бухгалтерия готовит регистры по счетам учета кассы, ведомости остатков, приходные и расходные кассовые ордера. Проверяется наличие и сдача в бухгалтерию всех кассовых документов.

Перед инвентаризацией подсчитывается остаток денежных средств в кассе по данным учета. Также готовятся чистые бланки актов инвентаризации.

Фото руки, заполняющей форму инвентаризации кассы

Проведение инвентаризации кассы

В присутствии инвентаризационной комиссии проводится полный пересчет наличных денежных средств по каждому виду и купюрам. Подсчитываются также наличествующие в кассе иные ценности.

Выявленные фактические остатки денежных средств сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В акт инвентаризации ИНВ-15 заносятся результаты инвентаризации с указанием всех видов ценностей в кассе.

Если обнаружены расхождения фактического наличия денежных средств и иных ценностей с данными учета, излишки или недостачи подлежат документальному оформлению на оборотной стороне акта ИНВ-15.

Оформление итогов инвентаризации кассы

При оформлении результатов инвентаризации кассы следует заполнять все реквизиты типовой формы акта ИНВ-15: наименование организации, вид ценностей, состав комиссии, дату и место проведения ревизии.

При годовой инвентаризации составляют два экземпляра акта ИНВ-15, при смене материально-ответственных лиц - три экземпляра. Акт должен быть подписан всеми членами комиссии и кассиром.

На обороте акта указываются выявленные недостачи и излишки, причины расхождений. После согласования результатов инвентаризации акт передается в бухгалтерию, срок его хранения составляет не менее пяти лет.

Фото открытого сейфа с наличностью и документацией по инвентаризации

Ответственность за нарушение порядка инвентаризации кассы

Кодекс об административных правонарушениях предусматривает ответственность за ненадлежащее ведение кассовых операций, выразившееся в нарушении установленного порядка приема, хранения либо выдачи наличных денег.

За нарушение кассовой дисциплины для должностных лиц установлен штраф от 4000 до 5000 рублей, для юридических лиц - от 40 000 до 50 000 рублей.

Материальная ответственность за недостачу ценностей в кассе возлагается на кассира. Бухгалтер, контролирующий соблюдение кассовой дисциплины, также может быть привлечен к ответственности.

Несвоевременное оформление акта инвентаризации кассы ИНВ-15 может повлечь доначисление налогов и наложение штрафов контролирующими органами.

Типичные ошибки при заполнении акта инвентаризации ИНВ-15

Несмотря на кажущуюся простоту, на практике при заполнении акта инвентаризации кассы ИНВ-15 нередко допускаются ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные из них:

Неправильное наименование документа, например "Акт ревизии кассы" вместо "Акт инвентаризации наличных денежных средств".
Отсутствие полных реквизитов организации.
Не указаны должности и фамилии членов инвентаризационной комиссии.
Неправильная дата проведения инвентаризации.
Отсутствуют подписи членов комиссии и материально-ответственного лица.

Ошибки могут быть также допущены непосредственно при подсчете наличных денежных средств:

Неполный пересчет купюр по видам валют.
Неучтенные монеты.
Неверный итоговый результат подсчета.
Неправильно указаны номера последних кассовых документов.
Не учтены иные ценности, находящиеся в кассе.

Способы предотвращения ошибок в акте инвентаризации ИНВ-15

Чтобы избежать типичных ошибок при заполнении акта инвентаризации кассы, рекомендуется:

Использовать актуальные типовые формы документов.
Тщательно проверять правильность реквизитов при заполнении.
Удостовериться в наличии всех необходимых подписей.
Проводить инструктаж членов комиссии перед инвентаризацией.
Осуществлять взаимный контроль при подсчете наличности.
Сверять номера кассовых ордеров с данными учета.

Проверку правильности составления акта ИНВ-15 должен осуществлять главный бухгалтер перед принятием документа к учету. Это позволит вовремя обнаружить и исправить ошибки.

Внесение исправлений в акт инвентаризации ИНВ-15

Если в процессе проверки акта инвентаризации кассы выявлены ошибки, необходимо внести в документ исправления. Любые помарки и подчистки в акте запрещены.

Для исправления ошибок в акте инвентаризации ИНВ-15 нужно:

Зачеркнуть неправильные данные одной чертой.
Рядом внести верные данные.
Поставить подписи членов комиссии и печать организации.

Если ошибки обнаружены в уже утвержденном акте, составляется новый акт инвентаризации кассы. В нем делается ссылка на дату и номер исправленного документа.