Поставщик привез товар, который не соответствует заказу? Не торопитесь принимать груз! В статье расскажем, как грамотно составить акт о несоответствии, чтобы вернуть деньги или поменять товар. Узнаете, когда нужен акт, кто его составляет, какие документы прилагаются. Получите готовые формулировки для акта. Внимательно изучите образец заполнения.
Когда и зачем нужен акт о несоответствии поставки
Акт о несоответствии составляется в следующих случаях:
- Поставленный товар не соответствует условиям договора или товарно-сопроводительных документов
- Выявлены отклонения по количеству, качеству, ассортименту товара
- Причины несоответствия: недовложение, недостача, пересортица, повреждение товара, ненадлежащее качество
На основании акта о несоответствии покупатель может потребовать у поставщика:
- Уменьшения цены товара
- Замены некачественного или некомплектного товара
- Возврата денежных средств за товар
Без составления соответствующего акта у покупателя будут сложности с доказательством того, что товар поступил некачественным или некомплектным. Поэтому акт о несоответствии нужно составлять сразу при выявлении несоответствий в момент приемки товара, пока не уехал представитель поставщика.
Конкретная форма акта о несоответствии обычно прописывается непосредственно в договоре поставки, чтобы избежать споров при возникновении проблем с товаром.
Кто составляет и подписывает акт о несоответствии
Акт о несоответствии поставленного товара составляется комиссионно. В состав комиссии входят представители обеих сторон сделки:
- Со стороны покупателя - сотрудники бухгалтерии, юридического отдела, лицо, ответственное за приемку товара
- Со стороны поставщика - уполномоченный представитель, вызванный для участия в проверке товара
В комиссию также могут включаться независимые эксперты, если речь идет о поставке сложных технических изделий, которые требуют специальных знаний для оценки качества.
Полномочия представителей покупателя на участие в комиссии по приемке товара должны быть подтверждены соответствующими документами: приказами, доверенностями.
Представитель поставщика вызывается покупателем для участия в проверке товара и подписания акта о несоответствии. Если представитель поставщика отказался участвовать в проверке товара, об этом обязательно делается отметка в акте.
Подписан акт должен быть всеми членами комиссии, принимавшими участие в проверке товара и составлении документа о несоответствии.
Какие документы нужны для составления акта о несоответствии
Чтобы грамотно составить акт о несоответствии качества поставленного товара, комиссии необходимо иметь следующие документы:
- Договор поставки, в рамках которого осуществлялась поставка несоответствующего товара.
- Товарная накладная, счет-фактура либо универсальный передаточный документ на поставленный товар.
- Инструкция по порядку приемки товара, если в договоре прописаны требования к проверке качества.
- Документы, подтверждающие полномочия представителей сторон, участвующих в проверке товара и подписании акта.
- Акты по результатам предыдущих поставок данного товара от этого поставщика, если такие были.
- Техническая документация, сертификаты качества, санитарные сертификаты на поставленный товар.
- Товарно-транспортные накладные при доставке товара железнодорожным или авиатранспортом.
- Коммерческие акты, акты общей формы, если выявлены недостача, повреждение товара при перевозке.
- Результаты экспертиз, лабораторных исследований, если они проводились.
Наличие этих документов позволит комиссии объективно установить факт наличия либо отсутствия несоответствия в поставленном товаре и правильно оформить это документально в акте о несоответствии. В следующей части статьи мы подробно разберем, как правильно заполнить акт о несоответствии, рассмотрим пример и дадим полезные рекомендации.
Как правильно заполнить акт о несоответствии: образец, рекомендации
Рассмотрим пошагово, как правильно заполнить акт о несоответствии качества поставленного товара:
- В акте указываются реквизиты договора поставки, наименование поставленного товара, дата и место поставки.
- Даются подробные сведения обо всех участниках поставки: наименование грузоотправителя, поставщика, перевозчика, экспедитора с указанием адресов и контактных данных.
- Описывается состояние упаковки товара, наличие пломбировки и отправочных маркировок.
- Фиксируются точные даты и время всех этапов поставки: отгрузка со склада поставщика, доставка товара, начало и окончание приемки.
- Указываются все расхождения между фактическим наличием товара по количеству, качеству, ассортименту и данными, заявленными в товаросопроводительных документах.
- Подробно описываются выявленные недостатки: недовложение, бой, повреждение, пересортица и т.д.
Далее в акте указываются количество, наименование, цена и общая стоимость товара:
- По данным товаросопроводительных документов
- По фактическим результатам приемки
На основании этих данных рассчитывается выявленное расхождение по количеству, качеству, стоимости.
В заключительной части акта комиссия делает вывод о возможных причинах выявленного несоответствия, например:
- Нарушение условий перевозки и хранения товара
- Несоблюдение требований к упаковке и маркировке товара
- Нарушение правил приемки-передачи товара
Акт подписывается всеми членами комиссии, проводившими приемку товара.
Какие действия предпринять после составления акта о несоответствии
После того, как акт о несоответствии качества поставленного товара составлен, необходимо:
- Сделать копию акта для поставщика.
- Направить акт поставщику по почте с уведомлением и описью вложения.
- В претензии поставщику сделать ссылку на акт и изложить свои требования: снижение цены, замена товара, возврат денег.
- При неурегулировании спора в досудебном порядке подать иск в суд.
Грамотно составленный акт о несоответствии будет являться важным доказательством вашей правоты при разрешении спора в суде. Поэтому к его оформлению стоит подойти со всей ответственностью.
Форма ТОРГ-2 для оформления акта о несоответствии
Для оформления акта о выявленном несоответствии товаров российского производства чаще всего используется типовая форма ТОРГ-2.
Форма ТОРГ-2 включает в себя следующие разделы:
- Общие сведения о поставке.
- Информация о транспортном средстве, состоянии груза.
- Данные о фактическом наличии товара по сравнению с документами.
- Описание выявленных недостатков, заключение комиссии.
Бланк ТОРГ-2 можно скачать на сайте ФНС или других правовых ресурсах для последующего заполнения.
Акт о несоответствии для импортных товаров (форма ТОРГ-3)
Для оформления несоответствия качества поставленных импортных товаров применяется типовая форма ТОРГ-3.
ТОРГ-3 содержит аналогичные разделы, что и ТОРГ-2, а также дополнительно включает сведения:
- О таможенной очистке товара.
- Об обязательной сертификации.
- О соблюдении валютного законодательства.
Форма акта о несоответствии импортного товара также заполняется комиссионно с участием представителей поставщика и покупателя.