Инвентаризация - важнейший инструмент контроля наличия и состояния имущества компании. Правильно составленный акт о результатах инвентаризации позволяет избежать ошибок в бухучете и налоговых последствий. В нашей статье разберем, как заполнить форму 0504835 с примером. Узнаете все нюансы и сможете безошибочно подготовить документ.
Назначение и сущность акта о результатах инвентаризации
Акт о результатах инвентаризации - это итоговый отчетный документ, который составляется по результатам проведения инвентаризации в организации. Он подводит черту под всем инвентаризационным процессом и отражает его ключевые результаты.
Форма акта о результатах инвентаризации 0504835 была разработана Минфином РФ в 2015 году в рамках реформы бухучета бюджетных учреждений. С тех пор она активно используется государственными, муниципальными организациями и учреждениями.
Согласно действующим правилам бухучета, форма 0504835 является обязательной для следующих организаций:
- органы государственной власти
- органы местного самоуправления
- государственные и муниципальные учреждения
- получатели бюджетных средств
Частные компании могут разработать собственную форму акта о результатах инвентаризации, однако многие используют унифицированную форму 0504835 по аналогии с госучреждениями.
В отличие от других инвентаризационных документов (описей, ведомостей расхождений), акт 0504835 носит итоговый характер. Он как бы обобщает результаты инвентаризации, на основании которых вносятся соответствующие записи и корректировки в бухучет.
Особенности заполнения формы 0504835
Рассмотрим более подробно, как заполняется акт о результатах инвентаризации по форме 0504835.
Документ состоит из 3-х основных разделов:
- Заголовочная часть с реквизитами;
- Описательная часть с данными о результатах инвентаризации;
- Подписи членов инвентаризационной комиссии.
В заголовочной части указываются общие сведения:
- название и номер формы;
- дата составления;
- наименование организации и ее код по ОКПО.
Эта информация заполняется на основании учредительных и регистрационных документов организации.
В описательной части отражаются непосредственно результаты инвентаризации:
- данные об ответственных лицах;
- период проведения инвентаризации;
- объекты инвентаризации;
- ссылки на описи и ведомости;
- основные итоги (выявленные отклонения).
Рекомендуется заполнять этот раздел максимально подробно, с указанием конкретных данных. И наконец, обязательным требованием является наличие подписей всех членов инвентаризационной комиссии в оформляющей части.
Форму 0504835 можно заполнять как от руки, так и машинописным способом. Главное, чтобы подписи членов комиссии были сделаны от руки. При заполнении акта не допускается внесение каких-либо исправлений. В крайнем случае, исправления заверяются подписями тех же лиц, что подписывают сам акт.
Пример заполнения акта о результатах инвентаризации
Давайте на примере условной организации разберем, как конкретно заполняется форма акта о результатах инвентаризации 0504835.
Пусть в организации с наименованием ООО "Стройматериалы" по адресу г. Москва, ул. Строителей, д. 5 была проведена инвентаризация склада стройматериалов за период с 05.12.2022 по 15.12.2022. Инвентаризационная комиссия в составе Иванова И.И., Петрова П.П. и Сидоровой М.М. В ходе инвентаризации были составлены описи по формам 0504087 и 0504088 о наличии стройматериалов.
Итоги инвентаризации таковы: выявлена недостача 100 штук кирпичей на сумму 5000 рублей; излишек 200 штук гвоздей на сумму 1000 рублей; расхождений по остальным позициям не выявлено.
На основании этих данных составим акт о результатах инвентаризации. Как видно из примера, в форме 0504835 указываются ключевые итоги инвентаризации в описательной части, делается ссылка на составленные инвентаризационные описи, проставляются подписи членов комиссии.
Действия после заполнения акта о результатах инвентаризации
После того, как акт о результатах инвентаризации заполнен, необходимо:
- Передать акт на подпись руководителю организации для утверждения, как правило, в течение 3 дней после завершения инвентаризации;
- Зарегистрировать утвержденный акт в журнале регистрации в соответствии с правилами документооборота организации;
- Передать акт главному бухгалтеру для внесения необходимых корректировок в бухучет на основании выявленных отклонений;
- Руководителям подразделений принять меры к недопущению выявленных нарушений в дальнейшем.
Типичные ошибки при заполнении формы 0504835
Часто при заполнении акта о результатах инвентаризации по форме 0504835 допускаются следующие ошибки:
- Некорректные реквизиты организации, не соответствующие ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
- Не заполнены сведения об ответственных лицах;
- Не указан период проведения инвентаризации;
- Отсутствуют ссылки на описи и ведомости по результатам инвентаризации;
- Есть несоответствия в подписях под актом и данных о комиссии.
Подобные ошибки могут привести к отказу в принятии результатов инвентаризации к бухучету и негативным налоговым последствиям.
Ответственность за нарушения при заполнении формы 0504835
Неправильное заполнение формы акта о результатах инвентаризации может повлечь административные санкции:
- Штраф для должностных лиц - от 2 000 до 3 000 рублей;
- Штраф для организации - от 20 000 до 30 000 рублей.
Основанием для привлечения к административной ответственности может быть несоблюдение требований к порядку проведения инвентаризации и оформлению ее результатов.
Кроме того, некорректно оформленный акт о результатах инвентаризации может быть оспорен налоговой службой. В этом случае могут быть начислены пени:
- До 20% от неуплаченной суммы налога в бюджет;
- До 0,1% от суммы неправомерного возмещения НДС за каждый день просрочки.
Чтобы избежать рисков для организации и должностных лиц, важно строго соблюдать требования к оформлению акта 0504835.
Альтернативные формы актов о результатах инвентаризации
Наряду с формой 0504835 компании могут разрабатывать собственные формы акта о результатах инвентаризации.
В этом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование документа;
- Дату составления;
- Наименование организации;
- Сведения о проведении и результатах инвентаризации;
- Подписи членов инвентаризационной комиссии.
Основным преимуществом унифицированной формы 0504835 является отработанность ее применения на практике и согласованность с другими нормативными документами по бухучету.