От правильного оформления даты в протоколе зависит его юридическая сила. Часто возникает вопрос - какая именно дата должна стоять в протоколе? В этой статье мы разберемся, какая дата считается датой протокола согласно нормативным документам, и дадим рекомендации по избежанию типичных ошибок в оформлении даты.
1. Понятие протокола и его назначение
Протокол - это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях и других организационных мероприятиях.
Основные функции протокола:
- закрепление хода обсуждения вопросов повестки дня;
- фиксация предложений и замечаний участников;
- регистрация принятых решений.
Основные виды протоколов:
- протокол собрания;
- протокол заседания;
- протокол совещания.
Дата протокола является аспектом, который обеспечивает юридическую значимость принимаемых решений и возможность контроля за их исполнением. Поэтому протоколы являются важной частью системы документационного обеспечения любой организации.
2. Требования к оформлению протокола
Общие требования к оформлению протокола устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Согласно ГОСТ, протокол должен иметь следующую структуру:
- наименование вида документа;
- дата и место проведения заседания;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подписи.
В тексте протокола отражаются следующие сведения:
- порядковые номера вопросов повестки дня;
- фамилии докладчиков и выступающих;
- краткое изложение хода обсуждения вопросов;
- принятые решения.
Обязательными реквизитами протокола являются: дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи. Дата и регистрационный номер оформляются после подписания протокола.
3. Дата протокола как обязательный реквизит
Датой протокола является дата проведения заседания, совещания или другого мероприятия, в ходе которого был составлен протокол. Это прямо установлено пунктом 3.6 ГОСТ Р 6.30-2003:
Датой протокола является дата проведения заседания.
Таким образом, датой протокола является не дата его подписания или утверждения, а именно дата заседания. Это важно для определения юридической силы протокола.
От правильного оформления даты зависит:
- возможность установить, был ли соблюден срок подготовки протокола после заседания;
- возможность проверить полномочия лиц, которые подписали протокол;
- возможность определить хронологию принятия решений.
Поэтому ошибки в дате могут поставить под сомнение законность протокола и принятых решений.
Типичные ошибки в дате протокола:
| Неверная дата | Вместо даты заседания указана дата подписания протокола |
| Опечатка в дате | Ошибка при написании числа, месяца или года |
Чтобы избежать ошибок, рекомендуется:
- Фиксировать точную дату заседания в рабочих материалах.
- Указывать в протоколе дату цифрами, а не прописью.
- Перепроверять дату перед подписанием протокола.
4. Порядок составления и оформления протокола
Правильное составление протокола - это многоэтапный процесс.
- Подготовка к заседанию. Необходимо заранее определить дату, место, повестку дня, состав участников, докладчиков.
- Ведение записей во время заседания. Секретарь должен зафиксировать все выступления и ход обсуждения вопросов.
- Формирование проекта протокола на основе записей и материалов заседания.
- Согласование проекта протокола с председателем заседания.
- Доработка проекта протокола по замечаниям и предложениям.
Протокол должен быть оформлен не позднее 3-5 дней после заседания. Это позволяет оперативно довести решения до исполнителей.
Порядок подписания протокола:
- Подписание секретарем заседания.
- Подписание председательствующим на заседании.
- При необходимости - утверждение протокола руководителем организации.
После подписания протокол регистрируется в журнале или СЭД. Затем протокол рассылается в виде выписок заинтересованным лицам и организациям.
5. Рекомендации по составлению протокола
Чтобы правильно составить протокол, рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Использовать утвержденный в организации образец протокола.
- Соблюдать установленные требования к содержанию и оформлению протокола.
- Тщательно готовиться к заседанию, четко определять вопросы повестки дня.
- Вести подробные записи выступлений во время заседания.
Полезно также использовать средства аудиозаписи заседания. Это позволит максимально точно зафиксировать все выступления при подготовке протокола.
6. Ответственность за нарушение порядка протоколирования
Нарушение установленных правил оформления протокола может повлечь административную ответственность для должностных лиц организации.
Обычно наказание назначается по статье 13.25 КоАП РФ "Нарушение порядка размещения заказа на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд заказчиков".
Наказывается нарушение правил протоколирования штрафом от 3 000 до 10 000 рублей.
7. Автоматизация процесса протоколирования
Для упрощения процесса подготовки протоколов можно использовать специальные программные средства, например:
- Системы электронного документооборота.
- Шаблоны протоколов в текстовых редакторах.
- Сервисы для автоматического распознавания аудио- и видеозаписей.
Автоматизация позволяет сократить время на подготовку протоколов и избежать ошибок при ручном составлении.
8. Особенности протоколирования в государственных органах
В государственных органах действуют особые требования к порядку протоколирования, установленные нормативными правовыми актами.
Например, согласно Инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, протоколы подразделяются на полные и краткие.
Полные протоколы содержат запись хода обсуждения вопросов и принятых решений. Краткие протоколы фиксируют только итоговые решения без хода обсуждения.
9. Особенности протоколов общих собраний
Протоколы общих собраний участников, акционеров, членов организаций имеют свою специфику.
В этих протоколах дополнительно фиксируется:
- Общее количество голосов участников собрания.
- Результаты голосования по каждому вопросу повестки дня.
Такие протоколы должны быть оформлены и подписаны в течение 3 дней после проведения собрания.
10. Роль председателя в протоколировании
Председатель заседания играет ключевую роль в процессе протоколирования.
Его основные обязанности:
- Утверждение повестки дня.
- Предоставление слова докладчикам и выступающим.
- Контроль рассмотрения всех вопросов.
- Формулирование проектов решений.
- Подписание протокола.
Правильное выполнение председателем своих функций обеспечивает качество протокола.
11. Рекомендации по хранению протоколов
Подлинники протоколов заседаний постоянно действующих коллегиальных органов рекомендуется хранить в делах согласно номенклатуре дел организации.
Сроки хранения:
- Протоколы заседаний руководящих органов - постоянно.
- Протоколы заседаний совещательных органов - 5 лет.
- Протоколы производственных совещаний - 1 год.
12. Ведение протокола на судебном заседании
В судопроизводстве протоколирование имеет особое значение, так как протокол фиксирует все действия и решения суда.
Протокол судебного заседания ведет секретарь судебного процесса. В нем отражаются:
- Состав суда.
- Присутствующие лица.
- Ход судебного разбирательства.
- Показания, объяснения, заявления.
Протокол подписывается председательствующим судьей и секретарем. Он является официальным документом, подтверждающим законность судебного решения.
13. Как составить протокол общего собрания
Для составления протокола общего собрания акционеров или участников организации нужно:
- Использовать рекомендуемый
образец протокола. - Указать сведения о лицах, проводивших подсчет голосов.
- Отразить результаты голосования по каждому вопросу повестки дня.
- Приложить документы, утвержденные решениями собрания.
Протокол должен быть нотариально удостоверен.
14. Архивное хранение протоколов
В архивах хранятся протоколы, имеющие историческое значение.
К таким протоколам относятся:
- Протоколы высших органов государственной власти.
- Протоколы заседаний руководящих органов политических партий и общественных организаций.
Они хранятся в архивах постоянно. Остальные протоколы хранятся в архивах в течение установленных сроков.
15. Электронное протоколирование
Современные информационные технологии позволяют автоматизировать процесс подготовки и хранения протоколов.
Электронное протоколирование реализуется с помощью:
- Систем электронного документооборота.
- Программ распознавания и транскрибирования аудио/видео.
- Шаблонов и средств реквизитной печати.
Электронные протоколы должны быть подписаны электронной подписью.
16. Протоколирование закрытых заседаний
Протоколы закрытых заседаний содержат информацию ограниченного доступа.
Особенности протоколов закрытых заседаний:
- Ограниченный доступ при ознакомлении и рассылке.
- Расширенный список реквизитов с грифом секретности.
- Особые правила учета и хранения.
17. Внесение изменений в протокол
Изменения в подписанный протокол вносятся посредством составления нового протокола на том же заседании.
В нем указывают:
- Причины и обстоятельства внесения поправок.
- Прежняя и новая редакции решений.
18. Оспаривание протокола в суде
Заинтересованные лица могут оспорить протокол в судебном порядке.
Основания для признания протокола недействительным:
- Нарушение процедуры созыва и проведения заседания.
- Отсутствие кворума.
- Нарушение порядка голосования и принятия решений.
19. Утрата протокола
В случае утраты подлинника протокола составляется новый экземпляр и выдаются заверенные выписки заинтересованным лицам.
20. Выдача выписок из протокола
Выписки из протокола выдаются по запросу заинтересованных лиц и организаций. Выписка должна быть заверена печатью.
21. Протоколирование конфиденциальных переговоров
Протоколы конфиденциальных переговоров не подлежат разглашению и используются только для внутренних целей.
Особенности протоколов конфиденциальных переговоров:
- Ограниченный доступ.
- Хранение в сейфах, специально отведенных помещениях.
- Уничтожение по истечении установленного срока.
22. Протоколы допросов в полиции
Протоколы допросов подозреваемых и свидетелей составляются сотрудниками полиции.
В них фиксируются:
- Обстоятельства дела, показания.
- Заданные вопросы и ответы на них.
Протокол подписывается допрашиваемым и допрашивающим лицом.
23. Фото- и видеофиксация заседаний
Для полноты протокола может использоваться фото- и видеосъемка заседания.
При этом необходимо:
- Уведомить участников о проведении съемки.
- Получить их согласие в письменной форме.
- Отразить факт съемки в протоколе.
24. Роль протоколов в юридической практике
Протоколы играют важную роль в качестве юридических доказательств.
Они могут представляться в судах и следственных органах для:
- Подтверждения фактов.
- Установления хронологии событий.
- Обоснования позиций.
25. Передача протоколов на государственное хранение
Протоколы заседаний высших органов государственной власти и управления передаются после упорядочения на постоянное хранение в госархивы.
26. Протоколы заседаний диссертационных советов
Протоколы диссертационных советов фиксируют процедуру защиты и принятия решения о присуждении ученой степени.
В протоколе отражаются:
- Состав совета.
- Присутствие членов совета.
- Выступления оппонентов.
- Ответы соискателя на вопросы и замечания.
- Результаты голосования.
27. Протокол вскрытия наследства
Протокол вскрытия наследства составляется нотариусом.
В нем фиксируется:
- Состав наследственного имущества.
- Результаты описи и оценки имущества.
- Перечень лиц, имеющих право на получение наследства.
28. Протокол осмотра места происшествия
Протокол осмотра места происшествия составляется следователем или дознавателем.
В нем описываются:
- Обстановка и детали места происшествия.
- Обнаруженные предметы и следы.
- Применявшиеся технические средства фиксации.
29. Протокол осмотра трупа
В протоколе осмотра трупа указываются данные судебно-медицинской экспертизы:
- Признаки насильственной смерти.
- Характер повреждений.
- Предполагаемое время и причина смерти.