Должностная инструкция - важный документ, регламентирующий обязанности сотрудника. Но что делать, если возникает необходимость внести в нее изменения? Читайте нашу статью - мы расскажем, как правильно оформить дополнение к должностной инструкции.
Причины внесения дополнений в должностную инструкцию
Существует несколько причин, по которым может возникнуть необходимость внесения изменений в должностную инструкцию работника:
- Изменение организационной структуры компании или штатного расписания. Например, появление новых отделов, сокращение штата.
- Внедрение новых технологий и оборудования, требующих от работника дополнительных навыков.
- Изменение трудового законодательства. В этом случае должностная инструкция должна быть приведена в соответствие.
- Добавление работнику новых трудовых обязанностей.
- Уточнение и конкретизация уже существующих обязанностей работника.
Таким образом, дополнения в должностную инструкцию могут вноситься достаточно часто. Это связано с тем, что инструкция должна максимально полно и точно соответствовать фактическим обязанностям сотрудника.
Необходимость оформления дополнений
Внесение любых изменений в должностную инструкцию не может происходить произвольно. Обязательным условием является их правильное документальное оформление. Это важно по нескольким причинам:
- Обеспечивает законность и обоснованность вносимых поправок.
- Позволяет защитить права и интересы как работника, так и работодателя.
- Служит доказательством соблюдения установленных процедур.
- Повышает исполнительскую дисциплину при выполнении измененных обязанностей.
Таким образом, дополнение к должностной инструкции должно оформляться в обязательном порядке при внесении любых поправок в этот документ.
Порядок внесения дополнений
Процесс внесения изменений в должностную инструкцию включает в себя несколько этапов:
- Анализ необходимости конкретных поправок в должностную инструкцию.
- Подготовка проекта дополнений к должностной инструкции.
- Согласование дополнений с работником (если это требуется в соответствии с законодательством).
- Утверждение дополнений к должностной инструкции приказом руководителя.
- Ознакомление работника с внесенными дополнениями под подпись.
- Внесение соответствующих изменений в трудовой договор с работником (при необходимости).
Как видно из приведенного алгоритма, этот процесс достаточно формализован и требует соблюдения определенных правил оформления каждого шага.
Внесение поправок в должностную инструкцию без их надлежащего документального оформления является нарушением трудового законодательства. Поэтому очень важно строго придерживаться установленного порядка.
Давайте детально разберем отдельные особенности этой процедуры.
Случаи обязательного согласования с работником
С внесением каких именно изменений в должностную инструкцию закон обязывает предварительно согласовываться с работником?
- Изменение трудовой функции работника.
- Изменение системы и размера оплаты труда.
- Увеличение установленной продолжительности рабочего времени.
- Введение режима ненормированного рабочего дня.
- Изменение графика работы.
- Другие существенные условия труда.
Такие изменения затрагивают основные моменты трудового договора и поэтому требуют обязательного письменного согласия работника путем подписания дополнительного соглашения.
Без соблюдения этой процедуры работник имеет право отказаться от выполнения новых условий труда, а дополнения к должностной инструкции могут быть признаны незаконными.
Случаи, не требующие согласия работника
В каких ситуациях дополнения в должностную инструкцию могут вноситься без обязательного согласования с работником?
- Уточнение и конкретизация должностных обязанностей.
- Расширение зоны обслуживания, без увеличения норм выработки.
- Введение новых форм отчетности о выполненной работе.
- Изменение организационно-технических условий труда.
В таких ситуациях достаточно письменно уведомить работника об изменениях не позднее, чем за 2 месяца. Если в течение этого срока работник не предоставит письменный отказ, дополнения считаются принятыми.
| С согласия работника | Без согласия работника |
| Изменение трудовой функции | Уточнение обязанностей |
| Изменение оплаты труда | Новые формы отчетности |
| Увеличение рабочего времени | Изменение технических условий |
Таким образом, можно выделить две основные группы изменений, различающиеся по процедуре согласования с работником.
Оформление дополнения отдельным документом
На практике дополнения к должностной инструкции чаще всего оформляются в виде отдельного документа. Это может быть:
- Специальный бланк дополнения к ДИ.
- Документ произвольной формы на фирменном бланке компании.
В любом случае, дополнение должно содержать:
- Наименование документа.
- Дату составления.
- Регистрационный номер.
- Ссылку на должностную инструкцию, в которую вносятся изменения.
- Перечень конкретных поправок.
- Дату введения дополнений в действие.
- Подпись руководителя.
После подготовки дополнение утверждается приказом руководителя и вводится в действие с указанной даты. Об этом работник должен быть ознакомлен под подпись.
Образец дополнения к должностной инструкции
Давайте рассмотрим конкретный пример оформления дополнения к ДИ.
Как видно из образца, документ составлен на фирменном бланке, содержит все необходимые реквизиты и позволяет однозначно определить суть вносимых изменений. Такой вариант позволяет внести поправки без переутверждения должностной инструкции целиком.
При большом количестве изменений либо кардинальном изменении трудовой функции целесообразно утвердить должностную инструкцию в новой редакции. Об этом мы поговорим далее.
Оформление новой редакции должностной инструкции
Как уже отмечалось ранее, при внесении большого количества изменений в должностную инструкцию лучше утвердить ее в новой редакции. Документ в этом случае оформляется следующим образом:
- Титульный лист с полным наименованием документа.
- Лист согласования со всеми заинтересованными лицами.
- Полный текст должностной инструкции с учетом внесенных дополнений.
- Лист ознакомления работников.
- Отметка об утверждении и введении инструкции в действие.
- Подпись руководителя и печать организации.
Такой вариант позволяет получить актуальный документ с учетом всех изменений, не обращаясь к старой редакции и дополнениям к ней.
Внесение изменений в трудовой договор
Если дополнения в должностную инструкцию затрагивают существенные условия труда, то потребуется внести соответствующие поправки и в трудовой договор с работником.
Это делается путем подписания дополнительного соглашения, в котором указываются:
- Дата заключения соглашения.
- Ссылка на трудовой договор.
- Перечень конкретных изменений условий труда.
- Дата начала действия измененных условий.
- Подписи работника и представителя работодателя.
Дополнительное соглашение составляется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Хранится оно вместе с трудовым договором.
Приказ о внесении дополнений в должностную инструкцию
После подготовки дополнений к ДИ издается приказ об их утверждении. Этот документ:
- Издается на основании дополнения к должностной инструкции.
- Утверждает дополнения и вводит их в действие.
- Является основанием для ознакомления сотрудников.
- Подписывается руководителем и регистрируется в установленном порядке.
Приказ позволяет официально закрепить внесенные изменения в кадровой документации предприятия.
Ознакомление работника с дополнениями
Последним этапом процесса является ознакомление работника с внесенными дополнениями в его должностную инструкцию. Это может быть сделано:
- Под подпись непосредственно в дополнении к ДИ.
- В отдельном документе об ознакомлении.
- В приказе об утверждении дополнений.
Если работник отказывается ознакомиться с дополнениями, это оформляется актом. Но и в таком случае он обязан выполнять измененные обязанности.
Рекомендации по правильному оформлению
Подводя итог, можно дать следующие основные рекомендации по оформлению дополнений к должностным инструкциям:
- Тщательно анализировать обоснованность поправок.
- Строго соблюдать установленную процедуру.
- Оформлять все дополнения в письменном виде.
- Согласовывать с юристом и службой персонала.
- Своевременно знакомить работников.
При соблюдении этих несложных правил процесс внесения дополнений пройдет гладко и будет соответствовать требованиям законодательства.
Особенности внесения дополнений по инициативе работодателя
Рассмотрим некоторые особенности процедуры в том случае, если инициатором дополнений к ДИ выступает работодатель:
- Работника заранее уведомляют о готовящихся изменениях.
- Уведомление должно содержать обоснование дополнений.
- Срок уведомления - не менее чем за 2 месяца.
- Если работник не возражает в течение 2 месяцев, изменения вводятся.
Такая процедура применяется, если дополнения не затрагивают существенных условий труда работника.
Порядок урегулирования разногласий
Что делать в ситуации, если работник не согласен с вносимыми дополнениями к его должностной инструкции?
- Попытаться урегулировать разногласия в рабочем порядке.
- Если не получилось, работник может обжаловать дополнения в суде.
- До вступления решения суда в силу работник обязан выполнять новые условия.
- В случае отказа - к нему могут быть применены дисциплинарные взыскания.
Таким образом, при возникновении разногласий их следует по возможности урегулировать конструктивным путем в рабочем порядке.
Ответственность сторон
Какую ответственность могут понести стороны трудовых отношений при нарушениях процедуры внесения дополнений в должностные инструкции?
- Работник - дисциплинарное взыскание за отказ от ознакомления.
- Работодатель - ответственность перед работником за неправомерные дополнения.
- Работодатель - ответственность перед контролирующими органами за нарушение процедуры.
- Должностные лица - административная и уголовная ответственность.
Таким образом, обе стороны должны строго соблюдать установленный порядок, чтобы избежать ответственности.
Алгоритм действий работодателя
Кратко резюмируем пошаговый алгоритм действий работодателя при внесении дополнений в ДИ:
- Анализ необходимости дополнений.
- Подготовка проекта дополнений.
- Согласование с работником (при необходимости).
- Утверждение дополнений приказом.
- Внесение изменений в трудовой договор.
- Ознакомление работника с дополнениями.
При соблюдении этого алгоритма будет обеспечено правильное оформление дополнений с юридической точки зрения.
Примерный образец дополнения к ДИ
В заключение приведем примерный образец оформления дополнения к должностной инструкции, Данный образец может послужить хорошим ориентиром при подготовке такого рода документов в вашей организации.