Доверенности - важные юридические документы для представления интересов организаций. Правильное оформление доверенностей помогает избежать нарушений закона и конфликтов с контрагентами. В этой статье мы подробно разберем все аспекты работы с доверенностями от имени организаций.
Виды доверенностей на представление интересов организаций
Существует несколько основных видов доверенностей на представление интересов организаций:
- Генеральная доверенность - предусматривает передачу максимально широкого круга полномочий представителю без привязки к конкретным действиям.
- Специальная доверенность - выдается на совершение строго определенных однородных действий, например на представление интересов организации в суде.
- Разовая доверенность - оформляется для совершения представителем однократного юридического действия, например на получение почтовой корреспонденции.
- Доверенность с правом передоверия - включает полномочие представителя выдавать аналогичные доверенности другим лицам от имени организации.
Каждый из этих видов доверенностей имеет свои особенности по срокам, форме оформления и объему передаваемых полномочий. При выборе вида доверенности важно четко понимать, для каких целей она необходима организации.
Требования к оформлению доверенностей организаций
Любая доверенность на представление интересов организации должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Дата выдачи доверенности.
- Полное наименование организации-доверителя, ее юридический адрес и ОГРН.
- Паспортные данные представителя: ФИО, серия и номер паспорта, дата выдачи, кем выдан.
- Перечень конкретных полномочий, передаваемых представителю.
- Срок действия доверенности.
- Подпись руководителя организации-доверителя.
Доверенность может быть оформлена как в простой письменной форме, так и в нотариальной. Обязательно нотариальное удостоверение требуется в следующих случаях:
- Доверенность выдается на совершение сделок, требующих нотариальной формы (например, с недвижимостью).
- Доверенность выдается от имени юридических лиц, учредителями которых являются РФ, субъекты РФ или муниципальные образования.
- По требованию банка или иного контрагента организации.
Также рекомендуется регистрировать все выданные доверенности в специальном журнале организации.
Порядок выдачи доверенностей организациями
Правом подписания доверенности от имени организации обладает только ее руководитель - директор, генеральный директор, президент и т.п. Это право может быть также предусмотрено в уставе организации для иных лиц.
Руководитель обособленного подразделения (филиала, представительства) вправе выдавать доверенности от имени организации только при наличии доверенности от головной организации с правом передоверия.
Согласие представителя на получение доверенности не требуется. Организация вправе выдать доверенность любому лицу, в том числе и не являющемуся ее сотрудником.
Особого внимания требует выдача доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и денежных средств. В таких случаях в качестве представителей целесообразно назначать только проверенных сотрудников организации.
Сроки действия доверенностей организаций
Если в доверенности не указан срок ее действия, то по умолчанию она действует в течение 1 года с момента выдачи.
Для генеральных доверенностей оптимальный срок не более 1-2 лет. Для специальных можно устанавливать и больший срок - до 5 лет, если представитель исполняет соответствующие обязанности в рамках трудового договора.
Досрочно прекратить действие доверенности может сам представитель путем подачи заявления в организацию. А организация может отозвать выданную доверенность до истечения срока ее действия.
Также возможно продление срока действия доверенности путем выдачи дополнительной доверенности на новый срок.
Прекращение и отзыв доверенностей организаций
Действие доверенности прекращается автоматически по истечении срока, на который она была выдана. Также основаниями прекращения доверенности являются:
- смерть представителя;
- ликвидация организации-доверителя;
- прекращение полномочий руководителя, выдавшего доверенность;
- отказ представителя от полномочий.
Для отзыва доверенности до истечения срока ее действия организация должна:
- издать приказ об отзыве доверенности;
- уведомить об этом представителя;
- уведомить об отзыве третьих лиц, для представительства перед которыми выдавалась доверенность.
Отзыв доверенности не прекращает юридическую силу сделок, которые представитель успел совершить до того, как ему стало известно об отзыве.
Учет и хранение доверенностей в организациях
Все доверенности, выданные от имени организации, подлежат обязательной регистрации в специальном журнале учета доверенностей. Ответственным за ведение такого журнала, как правило, назначается сотрудник бухгалтерии или юридического отдела.
Хранить оригиналы действующих доверенностей рекомендуется в бухгалтерии, а их копии - у представителей. Срок хранения истекших доверенностей составляет не менее 5 лет.
По запросу представителя или контрагента организации может быть выдан дубликат доверенности в случае ее утери или порчи оригинала.
Образцы доверенностей организаций
Рассмотрим наиболее распространенные примеры доверенностей от имени организаций.
Пример генеральной доверенности:
ООО "Ромашка" в лице директора Иванова И.И. уполномочивает Петрова П.П. (паспортные данные) представлять интересы ООО "Ромашка" во всех организациях, учреждениях и предприятиях, органах государственной власти и местного самоуправления, судах всех инстанций; совершать от имени ООО "Ромашка" любые сделки и подписывать любые договоры; распоряжаться денежными средствами, находящимися на счетах ООО "Ромашка" в банках. Срок действия доверенности: 2 года.
Пример специальной доверенности юристу на представление в суде:
ООО "Лилия" в лице директора Сидорова С.С. уполномочивает Иванову И.И. (паспортные данные) представлять интересы ООО "Лилия" в арбитражных судах и судах общей юрисдикции всех инстанций по всем делам с правом подписания исковых заявлений, отзывов, ходатайств и иных процессуальных документов. Срок действия доверенности - 3 года.
Передоверие полномочий по доверенности
Если в доверенности прямо предусмотрено право передоверия, представитель может выдать аналогичную доверенность другому лицу от имени организации-доверителя.
При передоверии нельзя передавать больше прав, чем было предоставлено первоначальной доверенностью. Срок действия передоверенной доверенности не может превышать срок основной.
Доверенность на получение денежных средств
Чтобы получить заработную плату для сотрудников из кассы или денежные средства с расчетного счета, бухгалтеру или другому лицу нужно оформить доверенность по следующему образцу:
ООО "Ивушка" в лице директора Петрова П.П. уполномочивает Сидорову М.М. (паспортные данные) получать заработную плату сотрудников ООО "Ивушка" в кассе организации и денежные средства, причитающиеся ООО "Ивушка", со счета No 40702810900000012345 в АО "БанкОтличный". Срок действия доверенности - 1 год.
Доверенность от филиала организации
Для выдачи доверенности руководителем филиала или представительства потребуется доверенность от головной организации с правом передоверия. Пример:
ООО "Фиалка" (местонахождение - г.Москва) в лице директора Смирнова А.А. уполномочивает директора филиала ООО "Фиалка" в г.Санкт-Петербург Иванову М.М. (паспортные данные) выдавать от имени ООО "Фиалка" доверенности с правом передоверия сроком на 1 год.
На основании такой доверенности директор петербургского филиала может уже самостоятельно выдавать доверенности сотрудникам от имени головной организации.
Риски при выдаче доверенностей
Генеральные и специальные доверенности дают представителю широкие полномочия, поэтому их выдача сопряжена с определенными рисками:
- Совершение представителем сделок вопреки интересам организации;
- Использование доверенности после увольнения представителя из организации;
- Передача полномочий по поддельной доверенности третьим лицам.
Чтобы минимизировать такие риски, организации следует:
- Тщательно выбирать представителей, оформляя доверенности проверенным сотрудникам.
- Устанавливать обоснованные сроки действия доверенностей.
- Осуществлять контроль за использованием выданных доверенностей.
В этой подробной статье рассматриваются различные аспекты работы с доверенностями на представление интересов организаций.