Фактически отработанное время является важным показателем эффективности использования рабочего времени в организации. Как правильно его учитывать, контролировать и стимулировать персонал - рассмотрим в этой статье.
Фактически отработанное время - что это? Определение и особенности
Фактически отработанное время это - рабочее время, реально затраченное сотрудником на выполнение своих трудовых обязанностей, в отличие от установленной нормы рабочего времени.
Фактически отработанное время – время работы в течение нормального рабочего времени; время, отработанное сверх нормальной продолжительности рабочего времени; время, проведенное на рабочем месте для его обслуживания и подготовки к работе; время, простоя на рабочем месте не по вине работника; время, отведенное для коротких перерывов в работе для отдыха.
В фактически отработанное время не включаются:
- оплачиваемый отпуск
- больничный лист
- отгул
Оплата труда за фактически отработанное время - что это
Оплата за фактически отработанное время напрямую зависит от реально затраченного рабочего времени сотрудника. Чем больше отработано часов, тем выше должна быть заработная плата. Это стимулирует персонал выходить на работу и не прогуливать.
Чем больше деталей произведено сверх плана, тем выше заработок. Это стимулирует работать с максимальной отдачей.
Фактически отработанное время работы и его особенности
Особенности учета фактически отработанного времени работы заключаются в следующем:
- Работодатель обязан вести табель учета рабочего времени
- Рекомендуется использовать унифицированные формы документов
- Должна быть налажена система контроля достоверности данных по рабочему времени
Учет фактически отработанного времени можно автоматизировать с помощью специализированных программ и мобильных приложений для учета рабочего времени.
Например, в компании внедрили систему учета рабочего времени на базе программы "1С". Это позволило сократить ошибки при заполнении табеля и повысить достоверность данных по отработанному времени сотрудников.
Мотивация персонала через контроль фактически отработанного времени - что это
Контроль фактически отработанного времени - это то, что можно использовать для повышения мотивации персонала. Например, в KPI сотрудников можно включить такие показатели эффективности:
- Коэффициент использования рабочего времени
- Процент простоев по вине сотрудника
- Процент выполнения нормы выработки
Чем выше эти показатели, тем эффективнее используется рабочее время и тем выше премии сотрудников.
Бонусные системы для снижения простоев
Можно внедрить бонусную систему, которая будет стимулировать сокращение простоев в работе за счет премий. Например:
- Если сотрудник сократил % простоев - получает +20% к зарплате
- Если выполнил норму выработки - +10% к зарплате
Таким образом сотрудники будут заинтересованы максимально эффективно использовать свое рабочее время.
Геймификация трудовой деятельности
Фактически отработанное время работы можно контролировать с помощью мобильных приложений по учету рабочего времени. Это позволяет внедрить игровые механики:
- Рейтинг сотрудников по эффективности использования рабочего времени
- Бейджи и достижения за высокие показатели
- Виртуальные награды (очки, значки) за минимум простоев
Такие игровые механики повышают вовлеченность персонала и мотивацию к эффективной работе.
Пример эффективного KPI по использованию рабочего времени
Рассмотрим пример внедрения эффективной системы KPI в розничной сети, учитывающей показатели по рабочему времени.
Для продавцов в магазинах были введены такие показатели:
- Процент выполнения плана по выручке за смену
- Среднее время обслуживания одного покупателя
- Количество жалоб от покупателей
Это позволило на 20% сократить время простоя продавцов и увеличить выручку магазинов.
Нематериальная мотивация персонала
Помимо бонусов, для мотивации персонала рекомендуется использовать нематериальные методы:
- Почетные грамоты и благодарности за эффективность
- Публичное признание заслуг на собрании
- Возможности карьерного роста для лучших сотрудников
Это повышает лояльность персонала и закрепляет интерес к результатам своего труда.
Оптимизация бизнес-процессов при помощи анализа фактически отработанного времени
Анализ фактически отработанного времени - это то, что позволяет оптимизировать бизнес-процессы компании:
- Выявлять непроизводительные потери рабочего времени
- Сокращать длительность производственных и логистических операций
- Повышать оборачиваемость ресурсов за счет минимизации простоев
Выявление потерь рабочего времени
Путем хронометража и анализа затрат времени на разные операции можно выявить "слабые места":
- Длительное оформление документов
- Простои из-за поломок оборудования
- Ожидание материалов или деталей от поставщиков
Снижение длительности операций
Зная "проблемные зоны" по данным об использовании рабочего времени, можно разработать мероприятия по оптимизации:
- Автоматизация рутинных операций
- Внедрение экономичного производства
- Перераспределение функций между подразделениями
Повышение оборачиваемости ресурсов
Снижение потерь рабочего времени ведет к росту отдачи от каждого работника и единицы оборудования. Например, если раньше для выпуска 100 деталей требовалось 4 станка в течение 8 часов, то после оптимизации для этого потребуется 3 станка в течение 6 часов. Так повышается отдача от каждой единицы основных средств.
Оптимальное планирование рабочих смен и вахт
На основе анализа загруженности персонала по часам/дням недели можно оптимизировать графики работы и количество необходимых рабочих мест. Например, если окажется, что загрузка в понедельник на 20% ниже, чем в пятницу - имеет смысл скорректировать график.
Пример оптимизации логистических процессов
Компания "Евротранс" провела хронометраж погрузочно-разгрузочных работ на складе. Было выявлено много простоев из-за несвоевременной подачи грузовиков и вилочных погрузчиков.
После перераспределения функций и графика работы время простоев сократилось на 30%, что позволило увеличить через склад грузооборот на 20% без увеличения численности.
Фактически отработанное время - важный показатель, который позволяет делать вывод об эффективности функционирования организации и качестве работы ее сотрудников. Материал статьи будет полезен руководителям компаний для оптимального планирования рабочего процесса.