Функции и виды архивов

Архивы играют важнейшую роль в сохранении исторической памяти и культурного наследия. Они хранят ценные документы, которые могут пригодиться в научных исследованиях, а также для защиты прав граждан. Давайте разберемся, какие бывают архивы и какие функции они выполняют.

Состав Архивного фонда Российской Федерации

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории России архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания.

Это могут быть:

юридические акты
управленческая документация
документы с результатами научных работ
кино-, фото-, видео- и фонодокументы
электронные и телеметрические документы
переписи населения
рисунки, чертежи, схемы
дневники, мемуары, переписка
и многое другое

Архивный фонд РФ делится на государственную и негосударственную части. Хранение государственной части осуществляется федеральными архивами, архивами субъектов РФ, а также муниципальными и ведомственными архивами.

Федеральные архивы

Федеральные архивы осуществляют хранение документов в строгом соответствии с профилем архива и списками источников комплектования. Например, в Российском государственном архиве древних актов (РГАДА) хранятся документы X—XVII веков.

Старинный деревянный письменный стол с полками, заполненными книгами в кожаных переплетах, рукописями, свитками

Архивы субъектов РФ

Это государственные архивы республик, краев, областей и других регионов России. Они комплектуются документами предприятий и организаций соответствующего региона.

Муниципальные архивы

Это структурные подразделения администраций муниципальных образований или муниципальные учреждения. Они осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда РФ, а также других местных архивных документов.

Виды ведомственных архивов

Согласно классификации ведомственные архивы подразделяются на 5 групп:

Текущие архивы самих ведомств
Текущие архивы подведомственных организаций
Отраслевые централизованные архивы
Ведомственные архивы документов по личному составу
Архивы ликвидированных организаций

К архивам силовых ведомств относятся:

Архив Вооруженных Сил РФ
Архив МВД России
Архив ФСБ России
Архив Службы внешней разведки и др.

Они хранят важные исторические документы, многие из которых засекречены.

К ведомственным архивам относятся также: архивы министерств и ведомств, архивы госкомпаний, банков, архивы НИИ и вузов.

Крупным планом открытая книга на пергаменте с рукописным кириллическим текстом

Функции архива организации

Для временного хранения документов в организациях создаются архивы. Их основными задачами являются:

Комплектование архива нужными документами
Обеспечение учета и сохранности документов
Создание научно-справочного аппарата к документам
Использование хранящихся документов
Подготовка документов для передачи на госхранение

Для выполнения этих задач архив организации осуществляет такие конкретные функции:

Прием и временное хранение завершенных делопроизводством документов структурных подразделений
Разработка графиков передачи документов в госархивы
Обеспечение полной сохранности документов
Информирование сотрудников об архивных документах
Исполнение запросов по архивным документам

Архив организации наделен определенными полномочиями и несет ответственность за результаты своей работы.

Документы, поступающие на хранение в архив

На хранение в архив организации поступают:

Завершенные делопроизводством документы самой организации постоянного и временного хранения
Документы по личному составу
Материалы ликвидированных организаций-предшественников
Личные фонды видных деятелей
Служебные и ведомственные издания

Таким образом, в архив поступает информация как о самой организации, так и о ее связях с другими организациями и лицами. Это позволяет сохранить целостную картину истории компании.

Классификация архивов по видам хранимых документов

В зависимости от состава хранимой документации выделяют следующие виды архивов:

Архивы управленческой документации - хранят распорядительные, отчетно-статистические и прочие документы по деятельности организации
Научно-технические архивы - специализируются на хранении проектно-конструкторской и технологической документации
Аудиовизуальные архивы - хранят фото-, видео-, кино-, фоно и другие аудиовизуальные документы
Архивы документации на электронных носителях - работают с цифровыми копиями бумажных документов, а также с электронными документами

Помимо этого могут создаваться архивы картографических, геофизических данных и другие специализированные виды архивов.

Маркетинговая деятельность архива

Для привлечения пользователей архив может заниматься маркетинговой деятельностью. Ее цели:

Изучение спроса на архивную информацию
Установление оптимальных цен на услуги архива
Поиск новых клиентов

Для этого проводятся маркетинговые исследования:

Анализ информационных продуктов на рынке
Изучение потребностей в ретроспективной информации
Оценка собственных информационных ресурсов
Выбор каналов продвижения услуг

Правовые основы деятельности архивов

В своей работе архивы руководствуются федеральными законами и подзаконными актами. Ключевые из них:

Закон "Об архивном деле в Российской Федерации"
Закон "О государственной тайне"
Закон "Об информации, информатизации и защите информации"

Эти законы регулируют порядок хранения, учета и использования архивных документов, в том числе ограниченного доступа.

Тенденции развития архивного дела

Современные тенденции в архивном деле:

Переход на электронный документооборот
Создание электронных архивов и баз данных
Оцифровка бумажных архивов
Расширение доступа к архивам через Интернет

Эти процессы позволяют повысить оперативность работы архивистов и расширить круг пользователей архивной информацией.

Оцифровка архивных фондов

В связи с переходом на электронный документооборот все активнее ведется оцифровка бумажных архивов. Это позволяет:

Обеспечить долговременное хранение информации без потери качества
Ускорить поиск нужных документов
Расширить удаленный доступ к архивам через сеть Интернет

При оцифровке создаются электронные копии всех листов документов в высоком разрешении. Дополнительно происходит распознавание текстов и создание поисковых описаний.

Хранение электронных документов

Для обеспечения сохранности электронных архивов необходимо:

Разрабатывать резервное копирование и стратегии миграции данных на новые носители
Гарантировать юридическую силу и аутентичность электронных документов
Создавать резервные копии баз данных и веб-архивов