Командировки бывают разные - кто-то едет на конференцию в соседний город, а кто-то отправляется в длительную поездку за границу. Но у всех у них есть общее - необходимость правильно оформить документы, в том числе заявление на командировку.
Зачем нужно заявление и как его правильно оформить
Заявление на командировку - обязательный документ, без которого ваша поездка может не состояться. В нем вы указываете все ключевые детали:
- куда, на какой срок и с какой целью направляетесь;
- источник финансирования командировочных расходов;
- ориентировочную смету расходов на проезд, проживание, суточные.
Главная задача заявления - убедить руководство в необходимости поездки и получить разрешение на расходы из бюджета компании. Поэтому важно максимально подробно обосновать цель и ожидаемые результаты.
Какие документы входят в комплект
Помимо самого заявления, в комплект документов на командировку обычно входят:
- Приказ о направлении в командировку;
- Служебное задание с указанием целей поездки;
- Авансовый отчет по возвращении.
Заявление на командировку является основанием для издания приказа. А по итогам поездки сдается авансовый отчет с подтверждающими расходы документами.
Образец заполнения заявления
Рассмотрим конкретный пример заявления на командировку на конференцию в Казань с 23 по 25 мая 2023 года.
В заявлении указываются ориентировочные расходы:
- Проезд: 8600 руб;
- Проживание: 4800 руб (3 дня по 1600 рублей за сутки);
- Суточные: 2100 рублей за день * 3 дня = 6300 руб.
Итого планируемые расходы составляют 15700 рублей.
Подписывая заявление, сотрудник берет на себя ответственность подтвердить все произведенные расходы документально. А работодатель после визирования приказом разрешает их возмещение. Рассмотрим теперь этапы согласования заявления на командировку.

Этапы согласования заявления на командировку
После того, как сотрудник заполнил заявление на командировку, наступает этап его согласования с руководством:
- Заявление передается на подпись непосредственному руководителю;
- Далее оно поступает к вышестоящему руководителю или в отдел кадров;
- После согласования издается приказ о направлении сотрудника в командировку.
Только после официального оформления приказа командировка считается разрешенной, а расходы на нее - санкционированными.
Где взять бланк заявления на командировку
Единой утвержденной формы заявления в законодательстве не предусмотрено. Поэтому каждая организация разрабатывает свой бланк. Образец заявления обычно прикладывается к Положению о служебных командировках, с которым сотрудников знакомят под роспись.
Если в вашей компании нет типовой формы, в начале статьи приведен рабочий пример заявления, который можно взять за основу и отредактировать под свои нужды.

Как правильно написать заявление на командировку
Чтобы быстрее получить разрешение на поездку, при написании заявления на командировку рекомендуется:
- Подробно изложить цели и ожидаемые результаты;
- Обосновать выбор места и сроков;
- Приложить подтверждения целесообразности поездки.
Например, если едете на конференцию, можно дать ссылку на ее программу, отзывы участников прошлых лет. А если на переговоры к клиенту - прикрепить его запрос или гарантийное письмо.
Типичные ошибки в заявлениях на командировку
Часто встречающиеся ошибки, которые затягивают согласование заявлений или приводят к их отклонению:
- Необоснованный выбор дорогих вариантов поездки и проживания;
- Завышенная продолжительность командировки;
- Отсутствие подтверждения целесообразности.
Как ускорить согласование заявления на командировку
Чтобы получить разрешение на командировку как можно быстрее, помимо правильного оформления заявления рекомендуется:
- Заранее уведомить руководителя о предстоящей поездке;
- Согласовать ориентировочные даты и бюджет;
- Подготовить проект приказа о направлении в командировку.
Так выясните заблаговременно, нет ли у руководства встречных предложений по срокам, продолжительности или маршруту командировки.
Как отчитаться после командировки
В течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки сотрудник обязан представить:
- Авансовый отчет с подтверждающими расходы документами;
- Краткий отчет о проделанной работе, если это предусмотрено внутренними правилами организации.
Отчет утверждается руководителем, после чего остаток неизрасходованного аванса возвращается в кассу.
Как оформить авансовый отчет
В авансовом отчете указываются:
- Сумма выданного аванса;
- Перечень произведенных расходов с приложением подтверждающих документов;
- Остаток аванса, подлежащий возврату.
Какие расходы возмещаются
Из бюджета командировки возмещаются обоснованные затраты на:
- Проезд;
- Найм жилого помещения;
- Суточные.
Размеры возмещения устанавливаются Положением об командировках в организации.
Порядок возмещения расходов на проезд
Возмещению подлежит стоимость проезда:
- К месту командирования и обратно;
- Из одного населенного пункта в другой, если сотрудник командирован в несколько организаций или объектов, расположенных в разных пунктах.
При использовании личного автомобиля в служебных целях работнику выплачивается денежная компенсация в установленном размере за каждый километр пробега.
Возмещение расходов на проживание
Расходы на проживание вне места жительства возмещаются по фактическим затратам в пределах установленных норм. Для подтверждения к авансовому отчету прикладываются:
- Счета из гостиницы;
- Договоры аренды жилого помещения с физлицом;
- Документы, подтверждающие оплату по безналичному расчету или в кассу.
Порядок выплаты суточных
Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке в размере, установленном в организации. При отправлении в поездку на сутки выплачивается половина дневной нормы, а при нахождении в пути менее суток - за полный день.
Особенности возмещения расходов
Если работник превысил размеры возмещения, установленные в организации, но имеет документальное подтверждение понесенных расходов, то возмещение может быть произведено в полном объеме по решению работодателя.
Ответственность работника и работодателя
Работник несет ответственность в виде удержания суммы из заработной платы, если допустил необоснованное завышение расходов. Работодатель — если отказал работнику в выплате среднего заработка за дни нахождения в командировке или в срок не возместил расходы при наличии отчета.
Налоговый вычет на командировочные расходы
Согласно статье 217 НК РФ, при подаче налоговой декларации физическое лицо имеет право на получение социального налогового вычета в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов на командировки.
Вычет предоставляется в размере, не превышающем фактически произведенных расходов, подтвержденных документально, но не более 700 рублей за каждый день пребывания в командировке на территории РФ и 2500 рублей за день командировки за пределами страны.
Отражение командировочных расходов в бухучете
Все командировочные расходы отражаются по дебету счета 71 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (субсчет "Расчеты по прочим операциям") и кредиту счетов учета денежных средств.
Аналитический учет расходов по командировкам ведется в лицевых счетах работников в разрезе видов затрат на основании авансовых отчетов.
Регламентация командировок внутренними документами
Порядок направления работников в командировки устанавливается организацией самостоятельно в таких документах как:
- Положение о командировках;
- Приказы и распоряжения руководителя;
- Трудовые договоры с сотрудниками.
Особенности оформления командировок за рубеж
При направлении работников в заграничные командировки дополнительно оформляются разрешения на вывоз валюты, визы, медицинские справки и страховки.