Рубрики

Как написать заявление на командировку? Образец и советы по оформлению

Командировки бывают разные - кто-то едет на конференцию в соседний город, а кто-то отправляется в длительную поездку за границу. Но у всех у них есть общее - необходимость правильно оформить документы, в том числе заявление на командировку.

Зачем нужно заявление и как его правильно оформить

Заявление на командировку - обязательный документ, без которого ваша поездка может не состояться. В нем вы указываете все ключевые детали:

  • куда, на какой срок и с какой целью направляетесь;
  • источник финансирования командировочных расходов;
  • ориентировочную смету расходов на проезд, проживание, суточные.

Главная задача заявления - убедить руководство в необходимости поездки и получить разрешение на расходы из бюджета компании. Поэтому важно максимально подробно обосновать цель и ожидаемые результаты.

Какие документы входят в комплект

Помимо самого заявления, в комплект документов на командировку обычно входят:

  1. Приказ о направлении в командировку;
  2. Служебное задание с указанием целей поездки;
  3. Авансовый отчет по возвращении.
Заявление на командировку является основанием для издания приказа. А по итогам поездки сдается авансовый отчет с подтверждающими расходы документами.

Образец заполнения заявления

Рассмотрим конкретный пример заявления на командировку на конференцию в Казань с 23 по 25 мая 2023 года.

В заявлении указываются ориентировочные расходы:

  • Проезд: 8600 руб;
  • Проживание: 4800 руб (3 дня по 1600 рублей за сутки);
  • Суточные: 2100 рублей за день * 3 дня = 6300 руб.

Итого планируемые расходы составляют 15700 рублей.

Подписывая заявление, сотрудник берет на себя ответственность подтвердить все произведенные расходы документально. А работодатель после визирования приказом разрешает их возмещение. Рассмотрим теперь этапы согласования заявления на командировку.

Бизнесмен с чемоданами в аэропорту

Этапы согласования заявления на командировку

После того, как сотрудник заполнил заявление на командировку, наступает этап его согласования с руководством:

  1. Заявление передается на подпись непосредственному руководителю;
  2. Далее оно поступает к вышестоящему руководителю или в отдел кадров;
  3. После согласования издается приказ о направлении сотрудника в командировку.

Только после официального оформления приказа командировка считается разрешенной, а расходы на нее - санкционированными.

Где взять бланк заявления на командировку

Единой утвержденной формы заявления в законодательстве не предусмотрено. Поэтому каждая организация разрабатывает свой бланк. Образец заявления обычно прикладывается к Положению о служебных командировках, с которым сотрудников знакомят под роспись.

Если в вашей компании нет типовой формы, в начале статьи приведен рабочий пример заявления, который можно взять за основу и отредактировать под свои нужды.

Дорога через осенний лес

Как правильно написать заявление на командировку

Чтобы быстрее получить разрешение на поездку, при написании заявления на командировку рекомендуется:

  • Подробно изложить цели и ожидаемые результаты;
  • Обосновать выбор места и сроков;
  • Приложить подтверждения целесообразности поездки.

Например, если едете на конференцию, можно дать ссылку на ее программу, отзывы участников прошлых лет. А если на переговоры к клиенту - прикрепить его запрос или гарантийное письмо.

Типичные ошибки в заявлениях на командировку

Часто встречающиеся ошибки, которые затягивают согласование заявлений или приводят к их отклонению:

  1. Необоснованный выбор дорогих вариантов поездки и проживания;
  2. Завышенная продолжительность командировки;
  3. Отсутствие подтверждения целесообразности.

Как ускорить согласование заявления на командировку

Чтобы получить разрешение на командировку как можно быстрее, помимо правильного оформления заявления рекомендуется:

  1. Заранее уведомить руководителя о предстоящей поездке;
  2. Согласовать ориентировочные даты и бюджет;
  3. Подготовить проект приказа о направлении в командировку.

Так выясните заблаговременно, нет ли у руководства встречных предложений по срокам, продолжительности или маршруту командировки.

Как отчитаться после командировки

В течение 3 рабочих дней по возвращении из командировки сотрудник обязан представить:

  1. Авансовый отчет с подтверждающими расходы документами;
  2. Краткий отчет о проделанной работе, если это предусмотрено внутренними правилами организации.

Отчет утверждается руководителем, после чего остаток неизрасходованного аванса возвращается в кассу.

Как оформить авансовый отчет

В авансовом отчете указываются:

  1. Сумма выданного аванса;
  2. Перечень произведенных расходов с приложением подтверждающих документов;
  3. Остаток аванса, подлежащий возврату.

Какие расходы возмещаются

Из бюджета командировки возмещаются обоснованные затраты на:

  • Проезд;
  • Найм жилого помещения;
  • Суточные.

Размеры возмещения устанавливаются Положением об командировках в организации.

Порядок возмещения расходов на проезд

Возмещению подлежит стоимость проезда:

  • К месту командирования и обратно;
  • Из одного населенного пункта в другой, если сотрудник командирован в несколько организаций или объектов, расположенных в разных пунктах.

При использовании личного автомобиля в служебных целях работнику выплачивается денежная компенсация в установленном размере за каждый километр пробега.

Возмещение расходов на проживание

Расходы на проживание вне места жительства возмещаются по фактическим затратам в пределах установленных норм. Для подтверждения к авансовому отчету прикладываются:

  • Счета из гостиницы;
  • Договоры аренды жилого помещения с физлицом;
  • Документы, подтверждающие оплату по безналичному расчету или в кассу.

Порядок выплаты суточных

Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке в размере, установленном в организации. При отправлении в поездку на сутки выплачивается половина дневной нормы, а при нахождении в пути менее суток - за полный день.

Особенности возмещения расходов

Если работник превысил размеры возмещения, установленные в организации, но имеет документальное подтверждение понесенных расходов, то возмещение может быть произведено в полном объеме по решению работодателя.

Ответственность работника и работодателя

Работник несет ответственность в виде удержания суммы из заработной платы, если допустил необоснованное завышение расходов. Работодатель — если отказал работнику в выплате среднего заработка за дни нахождения в командировке или в срок не возместил расходы при наличии отчета.

Налоговый вычет на командировочные расходы

Согласно статье 217 НК РФ, при подаче налоговой декларации физическое лицо имеет право на получение социального налогового вычета в сумме фактически произведенных и документально подтвержденных расходов на командировки.

Вычет предоставляется в размере, не превышающем фактически произведенных расходов, подтвержденных документально, но не более 700 рублей за каждый день пребывания в командировке на территории РФ и 2500 рублей за день командировки за пределами страны.

Отражение командировочных расходов в бухучете

Все командировочные расходы отражаются по дебету счета 71 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (субсчет "Расчеты по прочим операциям") и кредиту счетов учета денежных средств.

Аналитический учет расходов по командировкам ведется в лицевых счетах работников в разрезе видов затрат на основании авансовых отчетов.

Регламентация командировок внутренними документами

Порядок направления работников в командировки устанавливается организацией самостоятельно в таких документах как:

  • Положение о командировках;
  • Приказы и распоряжения руководителя;
  • Трудовые договоры с сотрудниками.

Особенности оформления командировок за рубеж

При направлении работников в заграничные командировки дополнительно оформляются разрешения на вывоз валюты, визы, медицинские справки и страховки.